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Wave Documentation

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Funcionalidades Principales

My profile

Descripción General

  • - Tu espacio personal para ver y actualizar tu perfil en Wave.

  • - Aquí gestionas datos básicos, skills y CVs, asignaciones y contratos, entrevistas/introducciones y preferencias de tu cuenta.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Actualizar mis datos básicos

  1. Entra a “My Profile”.

  2. En la pestaña Main (contendrá tu nombre), revisa y edita nombre, ubicación, zona horaria, idioma, seniority y puesto.

  3. Sube o cambia tu foto de perfil y la imagen de portada.

  4. Guarda los cambios.

Funcionalidad B: Gestionar skills, CVs e integraciones

  1. Ve a la pestaña Profile.

  2. Skills: Añade, edita o elimina habilidades y niveles.

  3. CVs: Sube tu currículum, descarga o elimina versiones anteriores.

  4. Radar: Consulta tu gráfico de habilidades para ver fortalezas

  5. Integraciones: Conecta/actualiza integraciones (p. ej., Google Calendar , WD Careers portal) si las usas.

Funcionalidad C: Ver mis asignaciones y contratos

  1. Abre las pestañas Assignments y Contracts.

  2. Revisa tus asignaciones actuales e históricas y los contratos asociados.

  3. Usa los enlaces a proyectos o clientes para ver más detalles cuando estén disponibles.

Funcionalidad D: Introducciones y Entrevistas

  1. En Introductions, ve las presentaciones realizadas a clientes y su estado.

  2. En Interviews, consulta entrevistas pasadas y próximas, con detalles y resultados.

Funcionalidad E: Acceso directo a pestañas

  1. Cambia de pestaña desde las pestañas superiores (Main, Profile, Assignments, etc.).

  • Si perteneces a un partner externo, es posible que algunas secciones aparezcan en solo lectura.

  • DNC: Si tu perfil está marcado como “Do Not Contact”, verás un aviso claro y un botón para gestionar el estado.

  • Mantén tus skills y CV actualizados: mejora la visibilidad para nuevas oportunidades y agiliza entrevistas.

  • Foto y portada: Una imagen profesional y una portada clara ayudan a otros equipos a identificarse contigo rápidamente.

Hub

Descripción General

  • Es el centro de oportunidades de Wave. Desde aquí ves el listado de oportunidades, aplicas filtros, y entras al detalle de cada oportunidad para avanzar el proceso.

  • Pensado para velocidad: búsqueda, filtros guardados, y navegación fluida entre lista y detalle.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Explorar el listado de oportunidades

  1. Ingresa al HUB. Verás el listado inicial con filtros por defecto.

  2. Usa el buscador para localizar rápidamente por nombre, empresa o palabra clave.

  3. Aplica filtros por tipo (Staffing/Solution), compañía, prioridad, estado, dueño, etc.

  4. Haz clic en una oportunidad para abrir su detalle en la misma vista.

Funcionalidad B: Trabajar el detalle de una oportunidad

  1. Al abrir una oportunidad, verás sus secciones clave: resumen, etapa actual, propuestas (si aplica), ítems/pipelines relacionados, y actividades relevantes.

  2. Cambia la etapa cuando corresponda y completa los campos requeridos por etapa.

  3. Si la oportunidad es Staffing, podrás ver y gestionar pipelines/ítems asociados al proceso de talento.

  4. Guarda tus cambios; la lista y los contadores se actualizan.

Notas

Trabajar el detalle de una oportunidad
Cambiar etapa y completar campos requeridos

  1. Abre la oportunidad desde la lista del HUB.

  2. Revisa la etapa actual (encabezado). Cambia de etapa cuando corresponda.

  3. Completa los campos obligatorios de la etapa (aparecen como requeridos). Guarda para confirmar el cambio.

  4. Si la transición está bloqueada, revisa qué campo/firma/acción falta y corrígelo antes de reintentar.

  1. Ve a la pestaña Proposals.

  2. Crea una propuesta nueva o edita una existente: alcance, entregables, precios, hitos y fechas.

  3.  Adjunta documentos relevantes (presentaciones, SOW preliminar) y guarda.

  4. Marca la propuesta ganada/perdida cuando corresponda para actualizar el estado general.

  1. Abre Sourcing Pipelines.

  2. Entra al pipeline si necesitás mover ítems de etapa, ajustar el equipo o actualizar priorización.

  3. Vuelve a la oportunidad para mantener la trazabilidad del avance comercial.

  1. Abre Deal Details cuando la oportunidad sea de staffing.

  2. Crea/edita “deal items” (roles/perfiles, rates, modalidades) y alínealo con el pipeline de talento.

  3. Guarda cambios para sincronizar expectativas con reclutamiento y delivery.

  • Si aplica, revisa introducciones realizadas por partners (contactos/personas presentadas).

  • Acepta o descarta introducciones y deja feedback breve para mantener la red saludable.

  • Usa esto para acelerar sourcing sin perder control de calidad.

Actividades y seguimiento

  • Registra notas de la interacción (llamadas, mails, reuniones).
  • Crea tareas de seguimiento con fecha clara (próxima llamada, envío de propuesta, negociación).
  • Mantén el historial vivo: ayuda a todo el equipo a continuar la conversación con contexto.
Buenas practicas

– Un “update corto” por cambio relevante: qué pasó, qué falta, próximo hito.
– Usa tareas con fecha concreta y dueño. Sin fecha, no existe.
– Cierra propuestas/ítems duplicados; el ruido mata la señal.
– Mantén la prioridad coherente con el potencial real para ordenar correctamente el pipeline.

Funcionalidad C: Filtros y estado guardado

  1. Ajusta tus filtros. El HUB recuerda preferencias comunes y puede restaurar chips relevantes (por ejemplo, “Network”) según tu contexto.

  2. Si accedes a HUB desde un enlace con un “selected item”, el sistema enfocará esa oportunidad automáticamente.

Puntos Clave o Consejos:

– Enfoque por tipo: por defecto el HUB prioriza Staffing; puedes cambiar a Solutions con el filtro de tipo.
– “Network” (si aplica a tu rol): verás el chip de “Network” cuando tu vista esté orientada a la red/partners.
– Flujo recomendado: filtra → prioriza → entra al detalle → actualiza etapa/campos → vuelve a la lista. Mantiene el ritmo alto del equipo.

Sales & Partnerships

Prospects pipelines

Descripción General:

  • Gestiona pipelines de prospección comercial para dar seguimiento a oportunidades tempranas antes de convertirse en soluciones/negocios.

  • Permite listar/filtrar pipelines, crear nuevos, y mover ítems a través de etapas según el workflow de Prospects.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Explorar y filtrar Prospect Pipelines

  1. Ve a Sales & Partnership > Prospects. Se muestra la lista de pipelines con contadores por etapa.

  2. Usa los filtros (cliente, workflow, prioridad, estado, palabra clave) para acotar la lista.

  3. Ordena por prioridad o fecha de actividad según necesites.

  4.  Abre un pipeline para ver su detalle y los ítems por etapa (kanban).

Funcionalidad B: Crear un nuevo Prospect Pipeline

  1. En la lista de Prospect, elige “Create” (o acción equivalente).

  2. Completa: Título, workflow (Prospect), prioridad aplicable y, si corresponde, deal o requisición relacionada.

  3. Asigna el equipo (hiring/owners). Evita repetir a la misma persona.

  4. Guarda. El sistema asigna UUID y marca “last activity”.

    Nota: en Prospects, la sucursal puede quedar en blanco según el tipo de workflow.

Funcionalidad C: Gestionar el detalle de un Prospect Pipeline

  1. Entra al pipeline y navega las pestañas: etapas (kanban), ítems, workflow, visibilidad y asociaciones.

  2. Agrega ítems al pipeline (según el flujo: leads/contactos/”candidatos” a evaluar en la etapa de prospección).

  3. Edita campos requeridos por etapa desde el panel de detalle del ítem.

  4. Mueve ítems entre etapas arrastrando en el kanban o con la acción “Mover” y confirma. Los contadores por etapa se actualizan.

Puntos Clave o Consejos

– Equipo sin duplicados: Al crear, no repitas la misma persona en el equipo; la operación fallará.
– Prioridad aplicable: En la creación se fija localmente; en la lista puedes ordenar/filtrar por esa prioridad.
– Branch en Prospects: Algunos workflows de Prospects crean pipelines sin `branch`; es normal.
– Métricas por etapa: Los contadores en la lista y en el kanban reflejan el volumen actual; mover/editar ítems los actualiza.

Solutions pipelines

Descripción General

  • Gestiona pipelines de “Solutions” (oportunidades de solución) con etapas definidas por su Workflow.

  • Permite listar, crear y administrar pipelines; agregar/mover items de solución por etapas; y trabajar con propuestas vinculadas a la oportunidad.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Explorar y filtrar Solutions Pipelines

  1. Ve a Sales & Partnerships > Solutions. Se muestra el listado de pipelines con contadores por etapa.

  2. Usa filtros (p. ej., prioridad, workflow, palabra clave) y ordena por prioridad o actividad reciente según necesites.

  3. Haz clic en un pipeline para abrir su detalle.

Funcionalidad B: Crear un nuevo Solutions Pipeline

  1. En la lista de Solutions, selecciona “Nuevo” (o acción equivalente).

  2. Completa: título, Workflow (Solution), prioridad aplicable y, si corresponde, asocia un deal.

  3. Asigna el equipo (no dupliques personas en el equipo; el guardado fallará si hay repetidos).

  4. Guarda.

    El sistema asigna UUID, creador y “last activity”. En Solutions, según el tipo de Workflow, la "branch" puede quedar en blanco (comportamiento esperado).

Funcionalidad C: Administrar el detalle del Pipeline (etapas, items y propuestas)

  1. Stages/Kanban: Visualiza y arrastra ítems entre etapas.
  2. Items: Crea/edita items de solución.
  3. Proposals: Administra propuestas vinculadas a la oportunidad.
  4. Workflow/Fields: Consulta/ajusta campos por etapa y transiciones.
  5. Visibility/Associations: Define visibilidad y relaciones con otras entidades.

  • Para mover un item a otra etapa: arrástralo en el kanban o usa la acción “Mover” y confirma.

  • Para editar campos de la etapa (requeridos/condicionales): entra al detalle del item y guarda los cambios.

Puntos Clave o Consejos:

– Equipo sin duplicados: Al crear/editar el equipo del pipeline, no repitas personas; el backend lo bloquea.
– Prioridad aplicable: Se define en la creación (ámbito local del pipeline) y puede usarse para ordenar/filtrar en la lista.
– Branch nulo: En algunos Workflows de Solutions, “branch” se establece en blanco automáticamente; es normal.
– Propuestas y deal: En Solutions el detalle integra propuestas de la oportunidad; mantenlas al día para destrabar avances en etapas posteriores.

Partners & Vendors pipelines

Descripcion general

Propósito

  • Facilitar la gestión y visualización de:

    1. Relación entre clientes, partners y talento.
    2. Oportunidades y proyectos en curso.
    3. Estado de cuentas y seguimiento de negocios a nivel global.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Visualización de la Red

  • Mapa interactivo/global de la red WillDom

  • Filtros personalizables para visualizar conexiones por:

    • Región
    • País
    • Tipo de relación (partner, cliente, talento)
    • Estado del pipeline (lead, prospect, won, lost)

Funcionalidad B: Filtros y Búsquedas Avanzadas

  1. Búsqueda por nombre, región, skill o tipo de cuenta.

  2. Filtros combinados para análisis segmentados.

Funcionalidad C: Acceso Directo a Detalles de Cuenta/Contacto

  • Acceso rápido a perfiles de clientes y partners.

  • Visualización de actividades recientes (en perfil de cliente):

    • Últimas interacciones (activity log)
    • Detalles generales del cliente
    • Personas de interés

Project Management

Deals & Contracts

Descripción General

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Crear un Nuevo Business Deal

Opcion 1: Contando con el permiso requerido

  1. Navegar a Project Management > Deals & Contracts

  2. Hacer clic en el botón "Add Business Deal"

  1. Opportunity: Campo opcional, puede linkearse un deal del hub. Se puede buscar por texto o número de deal en la caja de texto 

  2. Client: Campo donde se podrá buscar la company cliente del negocio

  3. Type of Service:

    • Remote Staffing
    • Solutions
      • Model engagement: FIXED PRICE

  4. Talent: Developer que trabajará en el cliente/solution

  5. Solution: Campo opcional, se podrá seleccionar una solution del catálogo vigente en wave en caso de corresponder.

  6. Source: 

    1. Sales & Business developement
      1. Opportunity Type: NEW
    2. Delivery
      1. Opportunity Type: Renewal
      2. Opportunity Type: Upselling

    Completar de acuerdo a la naturaleza comercial del deal.

  7. Talent Recruiter: Responsable del sourcing del talento en cuestión

  8. "Create renewal deal in Hubspot": Campo opcional, destildar en caso de que no sea una renovación.

  1. Rol Broker: Branch que tiene la relacion comercial con el cliente (Autocompletado de acuerdo al cliente seleccionado)

  2. Rol Vendor: Branch proveedora del talento (Autocompletado de acuerdo al talento seleccionado)

  3. Porcentajes: Deben siempre sumar 100% y a ser distribuidos de acuerdo a las condiciones comerciales definidas previamente

  4. Roles adicionales:

    • Experto: Aplica generalmente para las soluciones. Suele ser la branch que posee el conocimiento para cunplimentar el proyecto
    • Participante: Rol no usado actualmente

  • Contrato Cliente: Definir condiciones del contrato con el cliente (fechas, tarifas, hitos)

  • Seleccionar un contracto pre-existente 

  • Crear un contrato nuevo y seleccionarlo para el BizDeal correspondiente

  • Contrato Talento: Si es Staffing, configurar el contrato con el talento seleccionado

  • Comisiones estaticas: Suelen aplicarse a talentos dado que se abonan en su mayoría a quien refirió el talento

  • Comisiones dinámicas: Suelen aplicarse a clientes dado que son pagaderas a la persona que trajo el negocio

  • Proyecto existente: Se podrá elegir un proyecto creado anteriormente y reutilizarse

  • Nuevo proyecto: Desde el botón "+" se podrá crear un nuevo proyecto a ser utilizado en esta asignación

  • Definición de tasks: Se deberán seleccionar los items que el talento podrá registrar via timetracker.

    Presionando el "+" se disponibilizarán las tareas necesarias

  • Review & Confirm: Resumen final de todo lo configurado en el paso a paso

Submit button

Todas las entidades creadas y/o modificadas durante el paso a paso del asistente no son creadas hasta que se submitee la información en este ultimo paso.

Opcion 2: Desde la introduction en HUB

Esta opción nos llevará al paso 1 del asistente antes explicado

Funcionalidad B: Gestionar Business Deals Existentes

Visualizar detalles de un Biz Deal

  1. Main info: Visualizar las condiciones generales del Biz Deal configuradas en el asistente

  2. Contracts: Expandir las secciones de "Client Contract" y "Talent Contract" para revisar las condiciones comerciales acordadas

  3. Commisions: Visualizar en caso de que apliquen las comisiones configuradas para el deal

  4. BI Simulator: En caso de necesitar conocer algún valor contractual del deal, se podrá simular una generación de Billing Items.

    Los cálculos serán los mismos a ser utilizados en un caso real.

  5. Activity log: Útil tener trazabilidad sobre las acciones y/o modificaciones realizadas sobre el BizDeal

  • Usar la opción "Renew" desde los 3 puntos de la fila seleccionada para crear una nueva versión del deal (solo para Staffing).

    Nos re-dirigirá al asistente de Biz Deal pero con opciones pre-completadas de acuerdo al tipo "renovación".

  • Seleccionar "Close Assignment" desde los 3 puntos de la fila seleccionada para finalizar un deal activo.

    Debemos seleccionar una "Reason" de cierre y se autocompletará la fecha actual como fecha de "End date" que podrá ser modificada.

  • Eliminar Biz Deal: Usar la opción "Delete" (solo administradores, si no hay entradas asociadas)

Funcionalidad C: Gestionar Asignaciones y Tareas

  1. Ver Asignaciones: En la vista de detalle del Business Deal, revisar las asignaciones activas

  2. Agregar Tareas: Navegar a la sección "Task Config" para añadir nuevas tareas al proyecto

Puntos claves o Consejos
  1. Pre-requisito Importante: Antes de crear un Business Deal, asegúrate de que tanto el cliente como el talento (si aplica) estén correctamente registrados en el sistema con sus datos completos.
  2. Advertencia de Eliminación: Ten cuidado al eliminar un Business Deal, ya que esta acción no se puede deshacer y solo está disponible para administradores cuando no hay entradas de tiempo o facturación asociadas.

Projects

Descripcion general

  • La sección "Projects" permite a los usuarios visualizar el listado completo de proyectos registrados en la plataforma.

    Se trata de una sección esencialmente de consulta (read-only), destinada a ofrecer una visión global y actualizada del portafolio de proyectos disponibles.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

  1. Visualización de todos los proyectos: Accede a un listado centralizado con detalles básicos de cada proyecto, como nombre, cliente, estado y fechas clave.

  2. Filtrado y búsqueda: Utiliza opciones para filtrar los proyectos por distintos criterios (por ejemplo, nombre, cliente, estado o responsable) y localiza fácilmente proyectos específicos mediante la barra de búsqueda.

  3. Consulta de información relevante: Revisa información clave de cada proyecto sin necesidad de acceder al detalle individual. Esto incluye datos como fecha de inicio, fecha estimada de finalización y responsable asignado.

Insights

Descripcion general

  • El módulo Insights es el centro de análisis y reportes de rendimiento en WAVE, diseñado para proporcionar métricas detalladas sobre el trabajo del equipo y el progreso de proyectos. Este módulo utiliza datos de ActivityLog para generar reportes de tiempo, análisis de productividad y seguimiento de actividades por persona, proyecto y cliente durante períodos específicos.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Configurar Filtros de Análisis

  • Navegar a Project Management > Insights

  • Seleccionar Período: Elegir el rango de tiempo para el análisis:

    Últimos 90 días

    Últimos 6 meses

    Este año

    Año anterior (dinámico)

  • No insights since:

    Last 30 days

    Last 90 days

  • Filtrar por Branch: Usar el selector para elegir a que branch pertenecerá la información mostrada.

    Nota: Sujeto a restricciones y/o permisos 

  • Filtrar por Persona: Usar el selector de autocompletado para seleccionar un miembro específico del equipo

  • Filtrar por Proyecto: Seleccionar un proyecto específico para analizar sus insights

  • Filtrar por Cliente: Elegir una empresa cliente para ver métricas relacionadasList Item

Funcionalidad B: Visualizar Reportes de Insights

  • Vista de Tabla Temporal: Los insights se organizan en una tabla con:

    Filas: Cada persona del equipo

    Columnas: Semanas organizadas por meses

    Celdas: Indicadores visuales del número de insights por semana

  • Indicadores Visuales:

    Círculos vacíos: Sin insights en esa semana

    Círculos con color: 

    Coloreados de acuerdo a la criticidad del insight

    Insights violetas (mas de 1 insight en la misma semana)

Mostrar número exacto de insights al pasar el mouse

.explanation::after { font-family: "Roboto", sans-serif; content: "Tooltip"; text-transform: uppercase; font-weight: 700; top: -19px; left: 1rem; padding: 0 0.5rem; font-size: 0.6rem; position: absolute; z-index: 1; color: #000; background: #fff; }

Funcionalidad C: Analizar Detalles de Insights

  • Hacer Clic en Celda: Seleccionar cualquier celda con insights para ver detalles

  • Panel de Detalles: Se abre un drawer lateral con información específica:

    1. Detalles del insight generado
    2. Información de la persona involucrada
    3. Datos del proyecto asociado
    4. Timestamp y contexto de la actividad

  • Cerrar Panel: Usar el botón de cerrar o hacer clic fuera del panel

  • Navegación entre Insights: Revisar múltiples insights de la misma semana

Funcionalidad D: Gestionar Vista de Datos

  • Semanas por mes según el período seleccionado

  • Agrupación de insights por persona y semana

  • Organización temporal de los datos

  1. Se muestra un mensaje explicativo

  2. Sugiere ajustar los criterios de filtrado

  3. Icono visual para indicar ausencia de datos

  • Datos en Tiempo Real: Los insights se actualizan automáticamente desde ActivityLog
  • Filtros Persistentes: Los filtros seleccionados se mantienen durante la sesión
  • Los insights se conectan con:

  • Sistema de proyectos

  • Base de datos de personas

  • Registros de actividad

  • Métricas de rendimiento

Puntos Claves o Consejos
  1. Pre-requisito Importante: Los insights dependen de que existan registros de actividad (ActivityLog) con acciones ‘insight’ en el sistema.
  2. Rendimiento: Para períodos largos (años completos), el sistema puede tardar más en cargar debido a la cantidad de datos procesados. Se recomienda usar filtros específicos para mejorar el rendimiento.
  3. Datos en Tiempo Real: Los insights se generan automáticamente basándose en las actividades del sistema, por lo que es importante que el equipo registre correctamente sus actividades para obtener métricas precisas.

Manual de usuario para la creacion de Proyectos Fixed Price

Navegación a la Sección de Creación

  1. Acceder al Deal de tipo “solution” en el Hub:
    • En el menú de tipo elipsis, haz clic en “New Business Deal”
    • Iniciar la creación de un nuevo Business Deal:
      • Haz clic en el botón “New Business Deal” 
      • El sistema te llevará al asistente de creación en 8 pasos

Nota: Por el momento, el ÚNICO punto de acceso para crear BizDeals de tipo Fixed Price es desde este paso. NO se podrán crear “manualmente” desde la sección “Deals & Contracts”

Paso 1: Configuración Básica del Acuerdo

  1. Seleccionar el Cliente:
    • En el campo “Client”, busca y selecciona el cliente para el proyecto
    • Este campo es obligatorio
  2. Definir el Tipo de Servicio:
    • En el campo “Type of Service” , selecciona “Solutions”
    • Este campo es obligatorio
  3. Configurar el Modelo de Engagement:
    • En el campo “Model of Engagement”, selecciona “Fixed Price”
  4. Completar información adicional:
    • Solution: Selecciona una solución específica si aplica (campo opcional)
    • Source:
      1. Sales & Business Development
      2. Delivery
    • Opportunity Type: 
      1. New
  5. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 2

Nota: Todos los campos se deberían auto completar heredados del deal

Paso 2: Configuración de Partes y Distribución de Margen

  1. Definir las partes involucradas:
    • Selecciona las “Branches” que participarán en el proyecto
    • Asigna los “Role” (Roles) correspondientes a cada sucursal
    • Establece el “Share” (Porcentaje) de participación de cada parte
  2. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 3

Paso 3: Gestión de Contrato al cliente + Hitos (Milestones)

  1. Definir las condiciones del contrato:
    • Date From: Establece la fecha de inicio del contrato
    • Date To: Establece la fecha de finalización (opcional para contratos indefinidos)
    • Endless: Marca esta casilla si el contrato es indefinido
  2. Crear hitos del proyecto:
    • Haz clic en “Add Milestone” o “Agregar Hito”
    • Para cada hito, completa:
      • Description: Descripción del hito
      • Amount: Monto asociado al hito
      • Currency: Moneda del monto
      • Due Date: Fecha estimada de vencimiento del hito
  3. Gestionar hitos existentes:
    • Edit: Haz clic en el ícono de edición para modificar un hito
    • Delete: Haz clic en el ícono de eliminación para remover un hito
  4. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Create” para continuar creando Hitos
    • Haz clic en “Continue” proceder al Paso 5

Paso 4: Staffing Plan

  1. Revisar el Staffing Plan hereado desde el deal
    1. Verás la lista de deal items (roles/perfiles necesarios).
  2. Añade roles (de ser necesario). Haz clic en “Agregar” y completa:
    1. Job Description
    2. Openings (Mandatorio)
    3. Seniority (Mandatorio)
    4. Position (Mandatorio)
    5. Main Skill (Mandatorio)
    6. Required Skills
    7. Nice to have Skills
    8. Selling Rate
    9. Purchase Rate (Mandatorio)
    10. Project Hours
    11. Notes
  3. Guarda cada rol añadido.

Paso 5: Configuración de Comisiones (Paso opcional)

  1. Definir comisiones:
    • Haz click en “Create New” y configura las comisiones para las partes involucradas
    • Establece los porcentajes y beneficiarios de las comisiones

Nota: Comisiones para proyectos no-staffing

🧾 ¿Qué es el CRP?

El CRP (Client Relationship Program) es un esquema de comisiones diseñado para reconocer y recompensar al equipo comercial o de relación con el cliente cuando se logra cerrar un nuevo proyecto o cliente.
 Su objetivo es incentivar el crecimiento del negocio sin comprometer la rentabilidad de la compañía.

Cómo funciona

  1. Se calcula una vez al inicio del proyecto.
     El porcentaje de comisión (CRP) se define según el margen bruto estimado al comenzar el proyecto y no se recalcula después, aunque el proyecto cambie o crezca.
  2. El pago depende del cobro al cliente.
     La comisión se paga 10 días hábiles después de que el cliente haya realizado el pago del milestone (hito o etapa facturada).
  3. Vigencia limitada.
     El CRP aplica solo al primer proyecto con ese cliente o durante los primeros 12 meses de relación, lo que ocurra primero.

📊 Criterios de cálculo

El monto del CRP depende del margen bruto (la diferencia entre lo que se factura al cliente y los costos asociados al proyecto).
 Cuanto mayor sea el margen, mayor será el porcentaje de comisión:

Margen Bruto (%)

Porcentaje de Comisión (CRP)

Menor al 30%

3%

Entre 30% y 40%

5%

Entre 40% y 50%

7%

Mayor al 50%

10%

👉 Por ejemplo:
 Si un proyecto factura USD 200.000 y tiene un margen del 40%, la ganancia bruta es USD 80.000.
 El CRP sería del 7% del total facturado, es decir USD 14.000.

⚙️ Escenarios de referencia

El documento considera tres tipos de escenarios:

  • Best Scenario: proyectos con altos márgenes (por encima del 50%).
  • Mid Scenario: márgenes medios (alrededor del 35%–40%).
  • Worst Scenario: márgenes bajos (menores al 30%).

Cada uno de ellos se utiliza como referencia para estimar cómo varía la rentabilidad neta después de pagar las comisiones.

🧮 Ejemplo simplificado

Monto Facturado (USD)

Margen Bruto

CRP %

Comisión CRP (USD)

100.000

28%

3%

3.000

200.000

35%

5%

10.000

500.000

50%

7%

35.000

750.000

55%

10%

75.000

📌 En resumen

  • El CRP premia los proyectos rentables y exitosos.
  • Se calcula una sola vez al inicio y se paga tras el cobro del cliente.
  • El porcentaje de comisión depende del margen bruto.
  • Su propósito es alinear incentivos entre el equipo comercial y la salud financiera de la empresa.
  1. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 6

Paso 6: Creación del Proyecto

  1. Crear un nuevo proyecto o usar uno existente:
    • Opción A – Crear nuevo proyecto:
      • El sistema creará automáticamente un nuevo proyecto
      • Completa los campos:
        • Name: Nombre del proyecto (obligatorio)
        • Description: Descripción del proyecto
        • Date Start: Fecha de inicio del proyecto (obligatorio)
        • Date End: Fecha de finalización del proyecto (opcional)
        • Exclude Royalties: Marca si se excluyen regalías (SOLO GLOBAL + ADMINS)
    • Opción B – Usar proyecto existente:
      • Selecciona un proyecto existente de la lista
      • El sistema mostrará solo proyectos activos y no de staffing
  2. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 7

Paso 7: Gestión de Tareas del Proyecto

  1. Configurar tareas del proyecto:
    • Add Task: Agrega nuevas tareas al proyecto
    • Edit Task: Modifica tareas existentes
    • Delete Task: Elimina tareas del proyecto
  2. Configurar aspectos de facturación de tareas:
    • Talent Payable: Marca si la tarea es pagable al talento
    • Divisible: Marca si la tarea es divisible y se podrán dejar comentarios al momento de cargar horas en el timetracker además de poder “splitear” tareas en horas
  3. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue”  para proceder al Paso 8

Paso 8: Revisión y Finalización

  1. Revisar toda la información:
    • Verifica que todos los datos estén correctos
    • Revisa los hitos, comisiones y tareas configuradas
  2. Finalizar la creación:
    • Haz clic en “Submit” para crear el Business Deal
    • El sistema generará el acuerdo y lo asociará al proyecto

Paso 8.1: “Review & Confirm”

Descripción General:

– Es el último paso del asistente para deals Fixed Price donde se muestra un resumen completo antes de confirmarlo.

– Permite revisar toda la información específica y exportar a PDF.

Contenido de la Pantalla:

  1. Información del Cliente

– Cliente: Muestra tarjeta con logo, nombre y datos básicos de la empresa cliente.

– Talent (si aplica): Información del talento asignado al proyecto.

  1. Resumen de Contratos

– Contrato Cliente: 

  – Período de facturación

  – Comisiones configuradas

  1. Margenes y Parties

– Branches involucradas con su correspondiente porcentaje

  1. Milestones del Proyecto

– Lista de hitos definidos con fechas de entrega estimada

– Montos asociados a cada milestone

  1. Staffing Plan

– Roles definidos: Perfiles necesarios para el proyecto

– Cantidad de personas: Por cada rol requerido

– Asignaciones realizadas: Talentos ya asignados (si los hay)

  1. Comisiones del Proyecto

– Comisiones por rol específico

– Comisiones globales del proyecto

– Porcentajes y montos fijos

– Entidades beneficiarias

  1. Tareas del Proyecto

– Lista de tareas específicas del proyecto

– Responsables asignados por tarea

– Fechas de vencimiento de entregables

– Dependencias entre tareas

 Acciones Disponibles:

  1. Exportar a PDF

– Botón con ícono PDF en la esquina superior derecha

– Genera un documento PDF con el resumen completo del proyecto Fixed Price

– Incluye milestones, staffing plan y condiciones contractuales

  1. Navegación

– Back: Regresar al paso anterior para ajustar milestones, staffing plan o comisiones

– Submit: Confirmar y crear el deal Fixed Price (solo si todos los campos están completos)

  1. Reset (si es necesario)

– Botón para reiniciar todo el proceso desde el principio

– Útil si se detectan errores importantes en la configuración

Validaciones Específicas para Fixed Price:

– Staffing Plan completo: Todos los roles deben estar definidos con cantidades y duraciones

– Milestones definidos: Debe haber al menos un milestone con monto y fecha

– Comisiones alineadas: Las comisiones deben ser consistentes con el modelo Fixed Price

– Tareas del proyecto: Deben estar vinculadas a los milestones correspondientes

Consejos de Uso para Fixed Price:

– Revisa el staffing plan cuidadosamente: asegúrate de que todos los roles necesarios estén incluidos

– Verifica los milestones: confirma que las fechas y montos sean realistas para el alcance

– Valida las comisiones: asegúrate de que los porcentajes sean sostenibles para el proyecto

– Exporta a PDF antes de confirmar para tener el documento del proyecto

– Confirma las tareas: verifica que estén alineadas con los milestones y el staffing plan

– Si encuentras errores en el staffing plan o milestones, usa “Back” para corregir en lugar de resetear

Gestión de un Proyecto “Fixed Price” Existente

Localización de Proyectos Fixed Price

  1. Acceder a la lista de proyectos:
    • En el menú principal, haz clic en “Project Management”
    • Selecciona la pestaña “Deals & Contracts”
  2. Filtrar proyectos Fixed Price:
    • En el menú desplegable filtrar por “Service Type > Solutions”  
    • Los proyectos Fixed Price aparecerán en la lista con el tipo de servicio “Solution”

Vista de Detalle del Proyecto

  1. Abrir un proyecto:
    • Haz clic en el nombre del Business Deal en la lista
    • Se abrirá la vista de detalle con las siguientes secciones:
  • Haz clic en el nombre del proyecto y en una pestaña contigua se abrirá la interfaz del detalle del proyecto
  1. Pestaña: Overview

Financial Margins Dashboard – Detalle Específico

Descripción General:

– Dashboard financiero que monitorea la salud operativa y KPIs clave del proyecto.

– Muestra métricas de ingresos, costos y márgenes en tiempo real.

Contenido del Dashboard:

  1. Cashflow Summary (Resumen de Flujo de Caja)

– Monthly Revenue (Ingresos Mensuales):

  – Ingresos actuales del mes

  – Target/objetivo de ingresos

  – Comparación visual con el objetivo

– Monthly Cost (Costos Mensuales):

  – Costos actuales del mes

  – Presupuesto asignado

  – Comparación con el presupuesto

– Current Margin (Margen Actual):

  – Porcentaje de margen actual

  – Margen esperado vs actual

  – Indicador visual (flecha arriba/abajo) mostrando si está por encima o debajo del objetivo

  1. Cashflow List (Lista de Flujo de Caja)

– Detalle por período: Lista con información mes a mes

– Ingresos por período: Desglose de ingresos por milestone/entregable

– Costos por período: Desglose de costos por recurso/rol

– Márgenes por período: Evolución del margen a lo largo del tiempo

Métricas Clave Mostradas:

Indicadores Financieros:

– Monthly Revenue vs Target: Comparación de ingresos reales vs objetivos

– Cost vs Budget: Comparación de costos reales vs presupuesto

– Margin Performance: Rendimiento del margen actual vs esperado

– Trend Analysis: Análisis de tendencias mes a mes. A medida que se van facturando milestones se podrá observar la tendencia del proyecto.

Alertas Visuales:

– Flechas de tendencia: 

  – ↑ Verde: Margen por encima del objetivo

  – ↓ Rojo: Margen por debajo del objetivo

– Colores de estado:

  – Verde: Objetivos cumplidos

  – Rojo: Objetivos no cumplidos

  – Gris: Sin datos

Funcionalidades:

Navegación y Filtros:

– Vista detallada: Acceso a información específica por período

– Exportación: Posibilidad de exportar datos a PDF/Excel

Interactividad:

– Drill-down: Click en períodos para ver detalles específicos

– Hover effects: Información adicional al pasar el mouse

– Responsive: Adaptación a diferentes tamaños de pantalla

Puntos Clave para Fixed Price:

– Enfoque en milestones: Los ingresos se basan en entregables completados, no en horas

– Control de costos: Monitoreo estricto para mantener márgenes en proyectos de precio fijo

– Alertas tempranas: Detección de desviaciones del presupuesto antes de que impacten el margen

– Análisis de rentabilidad: Evaluación continua de la rentabilidad del proyecto por período

  1. Pestaña “Main Info” (Información Principal):

Main Info – Detalle de Sub-secciones (Fixed Price)

Descripción General:

– Sección principal del proyecto Fixed Price con 6 sub-secciones accesibles mediante pestañas deslizantes.

– Cada sub-sección maneja un aspecto específico del proyecto de precio fijo.

  1. Main Info (Información Principal)

Contenido:

– Datos básicos del proyecto: Nombre, descripción, cliente, fechas

– Información del Business Deal: Tipo de servicio, modelo de engagement

– Configuración del proyecto: Estado, prioridad, moneda

– Detalles del contrato: Condiciones generales y términos

  1. Milestones (Hitos)

 Contenido:

– Lista de milestones con:

  – Descripción del entregable

  – Monto asociado a cada milestone

  – Moneda del pago

  – Fecha de vencimiento

  – Estado (Pending, Ready to Bill, Billed)

– Total del proyecto: Suma de todos los milestones

– Alertas: Información sobre el monto total del contrato

Funcionalidades:

– Agregar/Editar milestones: Crear nuevos hitos o modificar existentes

– Búsqueda: Filtrar milestones por palabra clave

– Vista de solo lectura: Para contratos ya firmados

– Validaciones: Asegurar que las fechas y montos sean consistentes

  1. Commissions (Comisiones)

 Contenido:

– Comisiones por rol: Porcentajes específicos para cada posición

– Comisiones globales: Porcentajes generales del proyecto

– Entidades beneficiarias: Quién recibe cada comisión

– Montos calculados: Valores en dinero de las comisiones

Funcionalidades:

– Configurar comisiones: Establecer porcentajes por rol o globalmente

– Calcular automáticamente: El sistema calcula montos basado en milestones

– Validar consistencia: Asegurar que las comisiones sumen correctamente

  1. Staffing Plan

 Contenido:

– Lista de posiciones requeridas:

  – Seniority: Nivel de experiencia (Junior, Mid, Senior, etc.)

  – Posición: Rol específico (Developer, Designer, PM, etc.)

  – Skill: Tecnología o habilidad específica

  – Purchase Rate: Tarifa de compra del talento

  – Openings: Cantidad de posiciones necesarias

– Asignaciones: Talentos ya asignados a cada posición

– Estado de asignación: en la columna Assigned/Openings muestra Cuántas posiciones están cubiertas vs total

Funcionalidades:

– Agregar posiciones: Crear nuevos roles en el plan

– Asignar talentos: Vincular personas específicas a posiciones

– Editar detalles: Modificar seniority, skills o tarifas

– Seguimiento: Ver progreso de asignaciones

– Búsqueda: Filtrar posiciones por palabra clave

  1. Expenses

 Contenido:

– Lista de gastos del proyecto:

  – Descripción del gasto

  – Categoría (Viajes, Equipos, Licencias, etc.)

  – Monto del gasto

  – Fecha del gasto

– Total de gastos: Suma de todos los gastos del proyecto

Funcionalidades:

– Registrar gastos: Agregar nuevos gastos al proyecto

– Categorizar: Organizar gastos por tipo

– Filtrar: Buscar gastos por categoría o período

Nota: Por el momento, esta sección es solo para poder registrarlo dentro de la gestión del proyecto. NO afecta ningún cálculo, se debe realizar su costeo al final del proyecto.

  1. Assigned Resources

 Contenido:

– Lista de asignaciones activas:

  – Persona asignada: Nombre y perfil del talento

  – Posición: Rol específico en el proyecto

  – Fecha de inicio/fin: Período de asignación

  – Estado: Activo, Completado, Pausado

Funcionalidades:

– Ver asignaciones: Lista completa de recursos asignados

– Gestionar asignaciones: Modificar fechas o estados

– Reasignar: Cambiar talentos entre posiciones

 
Puntos Clave para Fixed Price:

– Enfoque en milestones: Los ingresos se basan en entregables, no en horas

– Staffing plan crítico: Debe estar completo antes de iniciar el proyecto

– Control de gastos: Monitoreo estricto para mantener márgenes

– Recursos alineados: Las asignaciones deben coincidir con el staffing plan

– Comisiones claras: Estructura de comisiones definida desde el inicio

Timetracker

Descripcion general

  • La funcionalidad Timetracker en Wave 2 permite a los usuarios registrar y monitorear el tiempo dedicado a distintas tareas y proyectos dentro de la plataforma. Esta herramienta facilita el seguimiento preciso de las horas trabajadas y contribuye a una mejor gestión de la productividad y planificación de recursos.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Registrar Tiempo (Track Time)

  1. Accede a la pestaña "TimeTracker" desde el menú principal del módulo "Project Management"

  2. Selecciona la vista deseada para la carga de horas (Calendar o Timesheet)

Uso de la vista "Calendar" en Timetracker

  • Navega al Timetracker y selecciona la pestaña o botón “Calendar” en el panel superior

  • Visualización del Calendario

    • Observa el calendario mensual, donde cada día muestra los registros de tiempo ingresados.
    • Selecciona el proyecto específico en el dropdown de proyectos disponibles
    • Elige la tarea asignada dentro del proyecto seleccionado
    • Los bloques de tiempo suelen estar coloreados, identificando a qué proyecto/tarea pertenece cada registro.

  • Añadir o Editar un Registro desde el Calendario

    • Para editar un registro existente, haz clic sobre él, modifica los campos y se auto guardarán los cambios.

  • Navegación y Filtros

    • Utiliza las flechas de navegación para moverte entre semanas o meses.
    • Aplica filtros por proyecto, tarea o usuario para personalizar la visualización.

  • Acceso a la Vista Timesheet

    • Accede al Timetracker y elige la pestaña “Timesheet” desde el menú correspondiente.

  • Visualización de la Timesheet

    • Verás una tabla donde las filas corresponden a proyectos/tareas y las columnas a los días de la semana.
    • Cada celda muestra el total de tiempo registrado por tarea y día.

  • Agregar o Modificar Registros

    • Para registrar tiempo, haz clic en la celda correspondiente (proyecto/tarea y día).
    • Ingresa la cantidad de tiempo trabajado (por ejemplo, “2h 30m”) o ajusta el valor existente y guarda.

  • Carga Masiva y Revisión

    • Puedes ingresar varios registros rápidamente desde esta vista, optimizando la carga de datos semanal.
    • Revisa los totales generales en la parte inferior para validar tu carga horaria semanal o mensual.
Calendar view
Timesheet view

Funcionalidad B: Revisar y Enviar Tiempo (Review & Submit)

  1. Navega a la pestaña "Review & Submit" o "Snapshots" en el módulo

  2. Selecciona el período de tiempo a revisar (diario, semanal o mensual)

  3. Marca las casillas de verificación para las entradas de tiempo que deseas incluir

  4. Revisa los detalles de cada entrada incluyendo proyecto, tarea, horas y notas

  5. Usa la opción "Select All" para incluir todas las entradas válidas del período

    Verás esta opción como una "checkbox" en la parte superior izquierda

  6. Haz clic en "Submit entries" para enviar las entradas para aprobación

  7. El sistema registra automáticamente la fecha y hora de envío para auditoría

Funcionalidad C: Generar Reportes de Actividad y aprobación de horas (Activity Report)

  • Dirígete a la pestaña "Activity Report" en el módulo de timetracker

  • Establece los filtros requeridos: persona, cliente, proyecto, fechas y perspectiva (persona o cliente)

  • Aplica filtros adicionales como BH o NBH (Billable o Non Billable), tipo de entrada o rango de fechas

  • Selecciona las columnas a mostrar en el reporte según tus necesidades

  • Visualiza los datos en formato tabular con totales automáticos por período

  • Exporta el reporte en formato PDF  usando las opciones disponibles 

    • Desde los 3 puntos en la sección derecha , seleccionar opción "Export to PDF"

  • Utiliza la función de agrupación para ver totales por proyecto, cliente o persona

    • Filtrando por cliente/proyecto, se podrán visualizar todos los talentos con horas cargadas en dichas entidades según corresponda

  • Aprueba las horas necesarias de acuerdo a lo corroborado

    • Puede realizarse individualmente o masivamente desde la opción "Select All" 

Funcionalidad D: Configuración de Facturación y Aprobación

  1. Accede a la configuración de entradas individuales desde la vista de detalle

  2. Modifica los flags de facturación: client billable, talent payable según aplique

  3. Establece si la entrada es productiva o no productiva para reportes gerenciales

  4. Envía para aprobación usando el flujo de aprobación multinivel (desarrollo, cliente, final)

  5. Realiza seguimiento del estado de aprobación en tiempo real

  6. Usa la función de aprobación masiva para procesar múltiples entradas simultáneamente

  • Asegúrate de tener tareas asignadas activas antes de intentar registrar tiempo, ya que el sistema valida la existencia de asignaciones válidas
  • Revisa regularmente las entradas de tiempo pendientes de aprobación para mantener el flujo de trabajo actualizado
  • Ten en cuenta que las entradas de tiempo fuera del período de vigencia de una asignación serán rechazadas automáticamente

Hiring

Inline code

Wrap inline snippets of code with<code>. Be sure to escape HTML angle brackets.

For example, <section>should be wrapped as inline.
				
					For example, <code><section></code> should be wrapped as inline.

Code blocks

Use <pre>s for multiple lines of code. Once again, be sure to escape any angle brackets in the code for proper rendering. You may optionally add the .pre-scrollable class, which will set a max-height of 350px and provide a y-axis scrollbar.

				
					<ul class="list-unstyled f_social_icon">
    <li><a href="#"><i class="social_facebook"><i><a><li>
    <li><a href="#"><i class="social_twitter"><i><a><li>
    <li><a href="#"><i class="social_vimeo"><i><a><li>
    <li><a href="#"><i class="social_linkedin"><i><a><li>
<ul>

CSS Code

				
					.footnotes-link::before {
    display: none;
}

.footnotes-link {
    color: #10b3d6;
}

.tip_content p {
    font-size: 14px;
}

.tip_content p:last-child {
    margin-bottom: 0;
}

.footnotes_item strong {
    position: relative;
}

span.top-arrow {
    position: absolute;
    top: -3px;
}

JavaScript Code

				
					$(".img_popup").each(function () {
    $(".img_popup").magnificPopup({
        type: 'image',
        closeOnContentClick: true,
        closeBtnInside: false,
        fixedContentPos: true,
        removalDelay: 300,
        mainClass: 'mfp-no-margins mfp-with-zoom',
        image: {
            enabled: true,
            navigateByImgClick: true,
            preload: [0, 1]
        }
    });
})

Sourcing Pipelines

Descripcion general

  • El módulo de Sourcing (Pipelines) es una herramienta fundamental dentro de WAVE que permite gestionar el proceso completo de reclutamiento y selección de candidatos a través de pipelines estructurados. Esta funcionalidad centraliza el seguimiento de candidatos desde la identificación inicial hasta la colocación, facilitando la colaboración entre equipos de reclutamiento y la gestión eficiente del talento.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Crear y Configurar Pipelines

  1. Accede al módulo "Hiring > Sourcing" desde el menú principal del sistema

  2. Haz clic en el botón "+" de create para iniciar un nuevo pipeline

Completa la información básica

  • Opportunity: Útil para relacionar ese pipeline con un deal del hub

  • Title

  • Company

  • Branch

  • Workflow

  • Priority

  • Hiring Team: Quien será la persona de recruiting encargada de gestionarlo

  • Guarda el pipeline para que esté disponible para agregar candidatos

Funcionalidad B: Agregar Candidatos a Pipelines

  1. Navega al detalle de un pipeline específico desde la lista de pipelines

  2. Haz clic en "Add Candidate" en la parte superior del pipeline

  3. Selecciona la opción de crear un nuevo candidato o agregar uno existente

  4. Completa la información del candidato: Nombre, apellido y detalles profesionales

  5. Guarda para agregar el candidato a la etapa del pipeline especificada

Funcionalidad C: Gestionar Etapas del Pipeline (Workflow)

  1. Accede al detalle de un pipeline para ver todas las etapas disponibles

  2. Visualiza los candidatos en cada etapa del proceso de reclutamiento

  3. Arrastra y suelta candidatos entre etapas para cambiar su estado

  4. Haz clic en un candidato para ver detalles completos y editar información

  5. Usa los filtros disponibles para mostrar solo candidatos calificados o descalificados

  6. Aprovecha las transiciones automáticas entre etapas según las reglas definidas

  7. Monitorea el progreso general del pipeline a través de los contadores de cada etapa

Funcionalidad D: Crear Introducciones desde Pipelines

  1. Selecciona un candidato específico dentro de cualquier etapa del pipeline

  2. Haz clic en la opción de crear introducción desde el menú contextual

  3. Elige el pipeline de destino si el candidato califica para múltiples oportunidades

  4. Completa la información de la introducción incluyendo contexto y notas relevantes

  5. Asigna la introducción al equipo correspondiente para seguimiento

  6. Realiza seguimiento del estado de la introducción desde el pipeline

Funcionalidad E: Buscar y Filtrar Pipelines y Candidatos

  1. Utiliza la barra de búsqueda principal para encontrar pipelines por nombre o descripción

  2. Aplica filtros avanzados por compañía, sucursal, prioridad y estado

  3. Filtra candidatos por etapa específica, calificación o descalificación

  4. Usa filtros por tipo de servicio, dueño del proyecto o ubicación

  5. Ordena resultados por fecha de creación, prioridad o actividad reciente

  6. Aprovecha la búsqueda por palabras clave en perfiles de candidatos

  7. Exporta resultados filtrados según las necesidades del equipo

Puntos Clave o Consejos:

  • Asegúrate de tener permisos de acceso adecuados antes de intentar crear o modificar pipelines, ya que el sistema valida permisos por compañía y sucursal
  • Completa toda la información del candidato al agregarlo al pipeline, especialmente LinkedIn y email, para evitar duplicados en el sistema
  • Utiliza las prioridades de pipeline para organizar el trabajo del equipo y establecer urgencias en los procesos de reclutamiento
  • Revisa regularmente las etapas del pipeline para mover candidatos que han completado las actividades requeridas

Interviews

Descripcion General

  • El módulo de Interviews es una herramienta integral dentro de WAVE que gestiona todo el proceso de entrevistas técnicas para candidatos. Esta funcionalidad permite programar entrevistas, aplicar cuestionarios estandarizados por habilidades técnicas, evaluar respuestas de manera sistemática y generar reportes detallados de desempeño para apoyar las decisiones de contratación.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Programar Entrevistas

  1. Accede al módulo "Hiring > Interviews" desde el menú principal del sistema

  2. Selecciona la pestaña "Interviews" para ver la lista de entrevistas programadas

  3. Haz clic en "Add Interview" o el botón de nuevo para programar una entrevista

  4. Selecciona el candidato específico del directorio de personas o busca por nombre

  5. Elige la fecha y hora de la entrevista usando el selector de fecha y tiempo

  6. Asigna el entrevistador responsable desde la lista de usuarios disponibles

  7. Selecciona las habilidades técnicas a evaluar durante la entrevista

  8. Guarda para crear la entrevista y generar automáticamente las preguntas correspondientes

Funcionalidad B: Realizar Entrevistas Técnicas

  1. Accede a una entrevista específica desde la lista de entrevistas programadas

  2. Revisa la información del candidato incluyendo datos personales y profesionales

  3. Visualiza las preguntas generadas automáticamente según las habilidades seleccionadas

  4. Inicia la entrevista marcando el estado como "Started" cuando comience

  5. Toma notas detalladas durante la entrevista en el campo de notas estructurado

  6. Evalúa cada respuesta seleccionando el nivel de acierto (Correct, Regular, Wrong, etc.)

  7. Agrega comentarios específicos para cada pregunta respondida

  8. Completa la evaluación marcando el estado como "Finished" al terminar

Funcionalidad C: Evaluar y Calificar Respuestas

  1. Revisa las preguntas técnicas organizadas por niveles de dificultad (Entry, Junior, Mid, Senior, Expert)

  2. Selecciona el resultado de cada respuesta usando el sistema de puntuación

  3. Agrega comentarios detallados explicando el razonamiento de la evaluación

  4. Visualiza el resumen automático de puntuación total y porcentaje obtenido

  5. Completa la sección de evaluación final con conclusiones generales

  6. Marca la entrevista como aprobada o rechazada según los resultados

  7. List Item

Funcionalidad E: Capturar Información del Candidato

  1. Completa los datos personales del candidato: nombre, apellido, email y teléfono

  2. Registra información de ubicación: país, ciudad y disponibilidad para traslados

  3. Captura datos laborales actuales: salario, moneda, tipo de contrato y beneficios

  4. Documenta aspiraciones salariales: rango esperado y condiciones preferidas

  5. Registra nivel de inglés y certificaciones de idioma correspondientes

  6. Documenta experiencia previa en EE.UU. y disponibilidad para viajes

  7. Registra información académica: estado de estudios, título y área de especialización

  8. Agrega enlaces a perfiles profesionales: GitHub, Stack Overflow y LinkedIn

Funcionalidad F: Gestionar Estados de Entrevistas

  1. Visualiza el estado actual de cada entrevista desde la lista principal

  2. Cambia el estado manualmente según el progreso: Start, Cancel, No-Show, 

  3. Pausa entrevistas en caso de interrupciones técnicas o necesidad de reprogramación

  4. Reinicia entrevistas pausadas cuando sea apropiado continuar

  5. Monitorea la duración total de cada entrevista desde el inicio hasta la finalización

  6. Aplica filtros por estado para ver solo entrevistas en progreso o completadas

  7. Usa el filtro "Only Current User" para ver solo entrevistas asignadas al usuario actual

  8. List Item

Puntos Claves o Consejos

  • Asegúrate de seleccionar las habilidades técnicas relevantes antes de generar preguntas, ya que el sistema crea cuestionarios automáticamente basados en esta selección
  • Completa toda la información del candidato al programar la entrevista, especialmente datos de contacto, para facilitar la comunicación posterior
  • Utiliza las notas estructuradas durante la entrevista para documentar observaciones importantes que no están cubiertas en las preguntas estándar
  • Revisa regularmente las entrevistas programadas para mantener el flujo de trabajo actualizado y evitar retrasos
  • Marca las entrevistas como completadas inmediatamente después de finalizar para actualizar el estado del candidato en el sistema

On/Off Boarding pipelines

Descripcion general

  • La sección Onboarding y Offboarding bajo el módulo de Hiring en Wave 2 está diseñada para gestionar el proceso de incorporación (onboarding) y salida (offboarding) de colaboradores. Facilita la administración de tareas, documentación y seguimiento de ambos procesos, asegurando una experiencia fluida y estandarizada tanto para nuevas incorporaciones como para salidas de personal.

Funcionalidades principales y cómo usarlas

Funcionalidad A: Creación y seguimiento de procesos de onboarding

  • Inicia el proceso para un nuevo colaborador seleccionando al empleado y asignando las tareas requeridas (entrega de equipos, validación de documentación, accesos, capacitaciones, etc.).
    Usa el panel para monitorear el estado de cada tarea, marcar como completadas y visualizar el progreso general del onboarding.

Funcionalidad B: Plantillas y tareas automáticas

  • Utiliza plantillas predefinidas para agilizar la creación de nuevos procesos de onboarding, asegurando que ningún paso importante quede fuera.

Funcionalidad C: Inicio del proceso de offboarding

  1. Inicio del proceso de offboarding

    Selecciona el colaborador cuyo proceso de salida deseas gestionar. Asigna tareas como devolución de equipos, baja de accesos, entrega de certificados, y cualquier otro paso relevante.

  2. Seguimiento y confirmación de pendientes

    Monitorea el progreso de cada tarea asociada al offboarding. Marca como completas las actividades realizadas para asegurar una salida ordenada y sin pendientes.

Puntos Claves o Consejos

  • Revisa periódicamente el estado de tareas tanto de onboarding como offboarding para evitar bloqueos o retrasos.
  • Usa las plantillas para estandarizar procesos y reducir errores por omisión.
  • Finaliza cada proceso asegurando que todas las tareas estén marcadas como completadas antes de cerrar el onboarding/offboarding.

My Workspace

Descripcion General

  • Tu panel personal para organizar el día a día:

    Inicio personal (Branch Operations Dashboard si tienes permisos), calendario/tareas, listas y Time Tracker.

  • Permite registrar horas, revisar y enviar periodos, ver reportes de actividad y consultar tus invoices (si aplica).

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Personal Home (Branch Operations Dashboard)

  1. Ingresar a My Workspace > My home.

  2. Verás el Branch Operations Dashboard con tarjetas KPI, gráficos (p. ej., TCV, etapas de pipeline, revenue vs horas), contratos por vencer y otros widgets.

  3. Visión general de KPIs

    En My Workspace > Personal Home, valida que se muestra “Branch Operations Dashboard”.
    Revisa las tarjetas KPI y gráficos (p. ej., TCV, distribución por etapas de pipeline, revenue vs horas).
    Observa alertas útiles (p. ej., contratos por vencer) para anticipar acciones.

  4. Navegación y drill-down

    Haz clic en elementos que ofrezcan navegación (p. ej., proyecto/cliente) para abrir detalles en nueva pestaña.
    Usa esta navegación para investigar anomalías (caídas de TCV, cuellos de botella por etapa, etc.).

  5. Ajuste de la vista

    Si tu menú incluye filtros del dashboard, aplícalos para acotar períodos o segmentos (cuando estén disponibles).

    Revisa nuevamente los KPIs tras filtrar para validar los cambios.

Funcionalidad B: Tasks

  1. Cambia a la pestaña Calendar.

  2. Revisa tus tareas/eventos del día y próximos.

  3. Abre una tarea para ver detalles, actualizar estado o reprogramarla según corresponda.

Funcionalidad C: My Lists

  1. Ve a la pestaña My Lists.

  2. Crea listas personales (p. ej., candidatos a contactar, follow-ups).

  3. Añade/quita elementos y marca el progreso. Úsalo para tu organización diaria; no reemplaza los pipelines oficiales.

Funcionalidad D: Time Tracker

Abre la pestaña Timetracker y usa las sub-pestañas:

  • Track Time: inicia/detén el temporizador, o carga horas manualmente por proyecto/tarea. Verifica que seleccionas el proyecto/tarea correctos antes de registrar.

  • Review & Submit: revisa el resumen de tus registros del período; corrige lo necesario y envía a aprobación antes del cierre.

  • Activity Report: genera reportes por rangos de fechas para auditar tu actividad.

  • Invoices: consulta tus invoices (si tu perfil lo expone). Sujeto a restricciones por rol/permiso.

  • Guarda los registros y envía tus horas a tiempo para evitar rechazos o reprocesos.

  • Usa los filtros de fechas en Report para acotar la información y, si está disponible, exporta.

Puntos Clave o Consejos

  • Acceso directo: desde los widgets y columnas (proyecto, compañía, persona) puedes abrir enlaces en nuevas pestañas sin perder el contexto.
  • My Lists: mantenlas simples y accionables; son para tu organización personal.
  • List Item #3

Finance

Manual de usuario para la creacion de BIs Fixed Price

Proceso de generación de biling items

Este manual te guiará paso a paso para crear y gestionar Billing Items para proyectos de tipo “Fixed Price” en Wave. Los Billing Items son los elementos individuales que se facturan al cliente basados en los hitos y entregables del proyecto.

Importante: Las funcionalidades disponibles dependen de tu rol en el proyecto (Broker o Vendor). Consulta la sección de roles al final de este manual para entender las diferencias.

A. Acceso a la Creación de Billing Items

Navegación desde el Módulo de Finanzas
Acceder al módulo de Finanzas:

  • En el menú principal, haz clic en “Finance”
  • Selecciona la pestaña “Billing & Invoicing”
  1. Navegar a Billing Items:
    • Selecciona el cliente + proyecto deseado
    • Haz clic en “Generate Billing Items” de acuerdo a las milestones con el estado correspondiente (Ready to Bill)

Generación de Billing Items

Cálculo Automático

  1. Iniciar el cálculo:
    • El sistema procesará las asignaciones y generará los Billing Items
  2. Revisar los resultados:
    • Los Billing Items aparecerán en la sección “Billing Items Creation”
    • Cada item mostrará:
      • Concepto: Tipo de billing item (IVClient, PORoyalties, etc.)
      • Monto: Cantidad a facturar
      • Moneda: Moneda del monto
      • Período: Fechas del período facturado
      • Rol: Broker, Vendor, o Expert

Configuración de Time entries (Opcional)

  1. Acceder a la configuración:
    • Haz clic en “Adjust Time Entries” 
    • Se abrirá la pestaña “Entries”
  2. Seleccionar entradas:
    • Marca las casillas de las entradas de tiempo a incluir
    • Nota: Solo se pueden seleccionar entradas aprobadas por desarrollo

Generación Final

  1. Seleccionar items para generar:
    • Marca las casillas de los Billing Items que deseas generar
    • Nota: Los items de royalty se seleccionan automáticamente
  2. Generar los items:
    • Haz clic en “Generate”
    • El sistema creará los Billing Items en la base de datos
  3. Confirmar la generación:
    • Aparecerá un mensaje de confirmación con el número de items generados
    • Los items generados aparecerán en la pestaña “Previously Created”

Gestión de Billing Items Generados

Visualización de Items

  1. Acceder a la lista:
    • En la pestaña “Previously Created”, verás todos los Billing Items generados
    • Cada item muestra:
      • ID del Item: Identificador único
      • Estado: Estado actual del item
      • Monto: Cantidad facturada
      • Fecha de Creación: Cuándo fue generado
  2. Filtrar items:
    • Usa el filtro “Filter by Concept” para ver items específicos
    • Selecciona uno o más conceptos para filtrar

Edición de Items (Solo para Brokers)

  1. Editar un item:
    • Haz clic en el ícono de edición junto al monto del item
    • Modifica el monto o la moneda según sea necesario
    • Haz clic en “Save” para guardar los cambios
  2. Crear item personalizado:
    • Haz clic en “Add Item” o “Agregar Item”
    • Completa los campos requeridos:
      • Concepto: Tipo de billing item
      • Monto: Cantidad a facturar
      • Moneda: Moneda del monto
      • Descripción: Descripción del item

Eliminación de Items (Solo para Brokers)

  1. Seleccionar items para eliminar:
    • Marca las casillas de los items que deseas eliminar
    • Haz clic en el ícono de eliminación
  2. Confirmar eliminación:
    • Aparecerá un diálogo de confirmación
    • Haz clic en “Confirm” para proceder con la eliminación
  1. Seguimiento y Estados

Estados de Billing Items

  1. “Pending”: Item enviado pero no procesado
  2. “Ready to Bill”: Item aprobado para facturación
  3. “Processed”: Item incluido en una factura
  4. “Completed”: Item pagado por el cliente
  1. Roles y Permisos en la Generación de Billing Items

Rol BROKER (Branch que tiene relación con el cliente)

Permisos Completos:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
    • El broker no genera Billing items de pago a los talentos involucrados en la solución, sino que genera un interbranch. Y luego el rol vendor gestiona mes a mes el pago a los talentos
  • ✅ Editar montos de Billing Items existentes
  • ✅ Crear items personalizados (Custom Billing Items)
  • ✅ Eliminar Billing Items generados
  • ✅ Acceso completo a todas las funcionalidades de la interfaz

Distribución de Margins:

  • 40% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Rol VENDOR (Branch proveedora del talento)

Permisos Limitados:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
    • SOLO generará los Billing Items relacionados al pago al talento
  • ❌ NO puede editar montos de Billing Items
  • ❌ NO puede gestionar royalties o comisiones
  • ❌ NO puede crear items personalizados
  • ❌ NO puede eliminar Billing Items
  • ⚠️ Acceso restringido a configuraciones avanzadas

Distribución de Margins:

  • 40% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Rol EXPERT (Experto Técnico)

Permisos Especializados:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
  • ⚠️ Permisos limitados según configuración del proyecto
  • ❌ NO puede gestionar royalties o comisiones
  • ❌ NO puede eliminar Billing Items

Distribución de Margins:

  • 20% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Verificación de Permisos

Permisos Globales Requeridos:

  • ALTER_BI: Editar Billing Items
  • ALTER_ROYALTY: Gestionar royalties
  • BI_ADMIN: Administración completa de Billing Items
  • FORCE_GENERATE_BI: Forzar generación de Billing Items

Diferencias en la Interfaz:

  • Brokers: Ven todos los botones y controles habilitados
  • Vendors: Ven controles limitados y botones deshabilitados
  • Experts: Acceso según configuración específica del proyecto

Resolución de Problemas Comunes

Error: “No se pueden generar Billing Items”

  • Causa: No hay asignaciones válidas para el proyecto
  • Solución: Verifica que el proyecto tenga asignaciones activas

Error: “Fechas inválidas”

  • Causa: El rango de fechas está fuera del período del proyecto
  • Solución: Ajusta las fechas para que estén dentro del período del proyecto

Error: “No hay entradas de tiempo aprobadas”

  • Causa: Las entradas de tiempo no han sido aprobadas por desarrollo
  • Solución: Espera a que las entradas sean aprobadas o contacta al administrador

Error: “Permisos insuficientes”

  • Causa: Tu rol no tiene permisos para realizar la acción
  • Solución: Contacta al administrador para obtener los permisos necesarios

Mejores Prácticas

Para Brokers

  1. Configura correctamente los parámetros de generación antes de calcular
  2. Revisa cuidadosamente los montos antes de generar los items
  3. Mantén un registro de los items personalizados creados
  4. Comunica con el equipo sobre cambios en la configuración

Para Vendors

  1. Verifica las asignaciones antes de generar Billing Items
  2. Revisa los montos generados automáticamente
  3. Contacta al Broker si necesitas cambios en la configuración
  4. Mantén un registro de los items generados

Para Todos los Roles

  1. Genera Billing Items regularmente para mantener el flujo de facturación
  2. Revisa los estados de los items generados
  3. Mantén la comunicación con el equipo sobre el progreso
  4. Documenta cualquier problema o excepción encontrada

Diferencias Clave Destacadas

BROKER (Intermediario):

  • Acceso completo a todas las funcionalidades
  • Puede editar, crear y eliminar Billing Items
  • Gestiona royalties y comisiones
  • 40% del margen del proyecto

VENDOR (Proveedor):

  • Acceso limitado a la interfaz
  • Solo puede generar Billing Items (no editar)
  • No puede gestionar royalties
  • 40% del margen del proyecto

EXPERT (Experto Técnico):

  • Permisos especializados según configuración
  • 20% del margen del proyecto

Cierre del Proyecto

  1. Marcar hitos como completados:
    • Cambia el estado de todos los hitos a “Billed”
    • Verifica que todos los montos estén correctos
  2. Finalizar asignaciones:
    • Cierra todas las asignaciones de personal activas
    • Asegúrate de que no haya trabajo pendiente
  3. Cambiar estado del proyecto:
    • El proyecto se marcará automáticamente como completado cuando:
      • Todos los hitos estén marcados como “Billed”
      • No haya asignaciones activas
      • Se haya alcanzado la fecha de finalización

Después del Cierre

  1. Generación de reportes:
    • Accede a la sección de “Finance” → “Billing”
    • Genera reportes de facturación del proyecto
    • Exporta datos para análisis financiero
  2. Archivo del proyecto:
    • El proyecto permanece visible en el sistema para consultas históricas
    • Puedes acceder a toda la información del proyecto en cualquier momento
    • Los datos se mantienen para auditoría y reportes

Notas Importantes

  • Permisos: Asegúrate de tener los permisos necesarios para crear y gestionar proyectos Fixed Price
  • Validaciones: El sistema validará que no haya conflictos de fechas en las asignaciones
  • Backup: Todos los cambios se guardan automáticamente en el sistema
  • Soporte: Si encuentras problemas, contacta al administrador del sistema

Billing & Invoicing

Descripción General:

– Gestiona el ciclo de facturación: generación de bill items, revisión/edición, períodos de facturación e invoices.

– Soporta ambos tipos de servicio: staffing (por horas/asignaciones) y solution (por SOW/milestones).

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Gestionar Períodos de Facturación

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing Periods.
  2. Consulta los períodos existentes y su estado. Puedes editar un período para actualizar fechas o estado de cierre.
  3. Al guardar cambios, el backend actualiza el registro del período y usará este estado para validar nuevas operaciones de facturación.

 

Funcionalidad B: Generar Bill Items (Staffing)

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing.
  2. En el hub de Billing, abre el generador de items y selecciona el rango de períodos (YYYY-MM a YYYY-MM) y los Business Deals con staffing activo.
  3. Lanza la generación: el sistema calcula items por asignación/tiempo (considera `Assignment`, `TimeEntry`, engagement/horas, tareas billable/payable y feriados por país).
  4. Revisa la lista resultante (por período y deal). Si hay bloqueos:

     – Duplicados detectados en el período (mismo `idaux`/criterio): se señala como “duplicates”.

     – Fechas posteriores al cierre de período: se señala como “dates”.

     – Puedes forzar la generación marcando “force” si el proceso lo permite.

  1. Guarda los bill items. El sistema actualiza el cashflow actual del período/deal afectado.

 

Funcionalidad C: Generar Bill Items (Solution)

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing.
  2. En el generador, filtra por Business Deals con SOW/milestones.
  3. Ejecuta el cálculo: se crearán items referenciando `idsowset`/`idmilestone` según el progreso pactado en el contrato (monto fijo/hitos).
  4. Revisa el resultado y guarda. Igual que en staffing, se validan duplicados/cierres de período y se actualiza cashflow.

 

Funcionalidad D: Revisar/Editar Items y Emitir/Adjuntar Invoices

  1. En Billing, abre la lista de bill items y aplica filtros (cliente, período, estado).
  2. Edita un item para ajustar montos/currency/descripcion o cambiar estado de procesamiento. Puedes hacer “bulk update” de estado desde la selección múltiple.
  3. Para adjuntar un invoice (documento):

     – Desde la sección de invoices o desde el detalle (según UI), crea el invoice indicando título, período desde/hasta y archivo (extensión).

     – El documento se guarda como `Document` categoría `dev_invoice` y queda vinculado para descarga/consulta.

  1. Marca los items como “ready to process” o estado final según tu flujo. El tablero de “Billing Overview” refleja el avance.

Puntos Clave o Consejos:

  • Fechas y cierres: si el período está cerrado, la generación/edición puede bloquearse; reabre o usa “force” conscientemente.
  • Duplicados: el sistema bloquea duplicados por deal/período; revisa los items existentes antes de recalcular.
  • Staffing: asegúrate de tener time entries aprobadas y tareas correctamente marcadas como billable/payable.
  • Solution: mantén milestones/SOW actualizados; los items referencian `idsowset`/`idmilestone` para trazabilidad.
  • Cashflow: al alta/baja masiva o guardado exitoso, se recalcula el cashflow del deal y período afectados.

 

Billing overview

Descripción General:

– Vista tabular y de control para monitorear, filtrar y accionar sobre Bill Items a nivel global.

– Permite navegar por períodos, clientes, proyectos y estados; abrir detalles y realizar acciones masivas (cambio de estado/eliminación).

 

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

 

Funcionalidad A: Explorar y filtrar el overview de Billing

  1. Ve a Finance > Billing Overview.
  2. Usa el selector de fechas para acotar por período; por defecto se carga el mes actual.
  3. Aplica filtros adicionales (cliente, proyecto, tipo/subtipo/concepto, estado) desde el panel de filtros.
  4. Revisa las columnas clave: Domain, Billing Chain, Proyecto (y cliente), Tipo/Concepto, Asgmt, Período, BH (billable hours), Monto y Status.
  5. Si los items tienen monedas distintas, el Total de “Amount” no se muestra (se indica “-”).

Funcionalidad B: Ver detalle de un Bill Item y su cadena de billing

  1. Haz clic en un item para abrir el drawer de detalle.
  2. Navega por las pestañas:

     – Main Info: datos principales del Bill Item (tipo, concepto, montos, BH, contratos, etc.).

     – Activity Log: actividades y cambios.

  1. En la columna Billing Chain o dentro del detalle, revisa la cadena de facturación (cliente, broker, vendor, persona), útil para entender imputaciones y pagos.

Funcionalidad C: Acciones sobre un Bill Item (individuales)

  1. Selecciona un item y abre el menú de acciones.
  2. Cambia su estado respetando la secuencia:

     – PENDING ↔ READY_TO_BILL → PROCESSED → COMPLETED

     – Regresar a PENDING solo desde READY_TO_BILL.

  1. Otras acciones:

     – Details: abre el drawer.

     – Delete: elimina el item si cumple condiciones de borrado (ver Puntos Clave).

  1. Al confirmar, el sistema guarda y muestra confirmación; refresca la lista si corresponde.

Funcionalidad D: Acciones masivas (bulk)

  1. Marca varios items en la tabla.
  2. Desde el menú de acciones masivas, elige:

     – To Pending

     – To Ready to Bill

     – To Processed

     – To Completed

     – Delete

  1. Confirma. El sistema aplica el cambio, guarda y refresca la lista; se notifica el total de items actualizados/eliminados.

Funcionalidad E: Navegación rápida a entidades relacionadas

  1. Desde las columnas Proyecto/Cliente, haz clic para abrir `Project` o `Company` en una nueva pestaña.
  2. Desde las referencias de Persona, abre su perfil en una nueva pestaña para validar contexto (contratos, rates, etc.).

 

Puntos Clave o Consejos:

– Estados y transiciones: fuera de BI Admin, se aplica una máquina de estados estricta:

  – PENDING ↔ READY_TO_BILL (cambio directo)

  – READY_TO_BILL → PROCESSED → COMPLETED (progresivo)

  – No se puede saltar estados intermedios; BI Admin puede forzar.

– Permisos:

  • Alter BI: requerido para cambiar items no-royalty.
  • Alter Royalty: requerido para items con royalty.
  • BI Admin: puede cambiar a cualquier estado y borrar sin restricciones normales.

– Borrado:

  • Sin BI Admin, solo puedes eliminar si el item está en PENDING, fuiste quien lo creó y tienes derecho a Alter BI (y no es royalty) o Alter Royalty (si lo es).

– Filtro de fechas:

  – Por defecto: mes actual. Al limpiar fechas, la UI reinicia el panel de filtros para evitar glitches visuales.

– Moneda:

  – El total de Amount solo se muestra si todos los items visibles comparten la misma moneda.

– Cobertura de tipos de servicio:

  – El overview mezcla staffing y solution; usa “Type/Concept” y color por “type” para distinguir:

    – type id 0 (invoice-color): facturación al cliente (típico en solution/staffing).

    – type id 1 (po-color): órdenes de compra/pagos (típico hacia vendor/persona).

  – Úsalo para auditar ambos streams en la misma vista y agrupar con filtros si necesitás enfocarte en uno.

 

Quicksearch

Descripción General:

– Buscador global en la barra superior para encontrar rápidamente personas, compañías, proyectos, oportunidades y accesos a páginas dentro de Wave.

– Pensado para saltar a lo que necesitás en segundos, sin navegar menús.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Buscar por palabra clave

  1. Haz clic en el campo de búsqueda de la barra superior.
  2. Escribe al menos 3 caracteres. El buscador te mostrará resultados en vivo por categoría:

     – Personas

     – Compañías

     – Proyectos

     – Oportunidades

     – Páginas (secciones internas)

  1. Si no hay resultados, verás un aviso de “sin resultados”.

Funcionalidad B: Navegar a un resultado

  1. Dentro del panel de resultados, ubica el elemento que te interesa.
  2. Haz clic para ir directamente al detalle (se abrirá la vista adecuada según el tipo: perfil, compañía, proyecto, oportunidad o sección).
  3. Consejo: si estabas en medio de algo, abre el resultado en una nueva pestaña para no perder el contexto.

Funcionalidad C: Afinar búsquedas

  1. Usa términos específicos: nombre y apellido para personas; razón social para compañías; keywords claras para proyectos u oportunidades.
  2. Evita términos muy genéricos (p. ej., “test”); los mejores resultados vienen de nombres propios o palabras clave distintivas.

Funcionalidad D: Búsqueda de páginas internas

  1. Si sabes el nombre de la sección (p. ej., “Billing”, “Hub”, “My Profile”), escríbelo.
  2. Selecciona el resultado “Pages” para navegar directo sin abrir el menú.

Puntos Clave o Consejos:

  • Disponibilidad por permisos: el buscador global aparece solo si tu rol lo permite.
  • Rendimiento: las búsquedas se actualizan solas mientras escribes; espera un instante tras tipear para ver resultados más precisos.
  • Buenas prácticas: confirma que elegiste la entidad correcta si hay duplicados de nombres parecidos (verifica logo/empresa/ubicación en el resultado).

Ayuda y Soporte

Preguntas Frecuentes (FAQ)

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Solución de Problemas Comunes

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Cómo Contactar al Equipo de Soporte

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Glosario de Términos

Funcionalidades Principales

Articles

My profile

Descripción General

  • - Tu espacio personal para ver y actualizar tu perfil en Wave.

  • - Aquí gestionas datos básicos, skills y CVs, asignaciones y contratos, entrevistas/introducciones y preferencias de tu cuenta.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Actualizar mis datos básicos

  1. Entra a “My Profile”.

  2. En la pestaña Main (contendrá tu nombre), revisa y edita nombre, ubicación, zona horaria, idioma, seniority y puesto.

  3. Sube o cambia tu foto de perfil y la imagen de portada.

  4. Guarda los cambios.

Funcionalidad B: Gestionar skills, CVs e integraciones

  1. Ve a la pestaña Profile.

  2. Skills: Añade, edita o elimina habilidades y niveles.

  3. CVs: Sube tu currículum, descarga o elimina versiones anteriores.

  4. Radar: Consulta tu gráfico de habilidades para ver fortalezas

  5. Integraciones: Conecta/actualiza integraciones (p. ej., Google Calendar , WD Careers portal) si las usas.

Funcionalidad C: Ver mis asignaciones y contratos

  1. Abre las pestañas Assignments y Contracts.

  2. Revisa tus asignaciones actuales e históricas y los contratos asociados.

  3. Usa los enlaces a proyectos o clientes para ver más detalles cuando estén disponibles.

Funcionalidad D: Introducciones y Entrevistas

  1. En Introductions, ve las presentaciones realizadas a clientes y su estado.

  2. En Interviews, consulta entrevistas pasadas y próximas, con detalles y resultados.

Funcionalidad E: Acceso directo a pestañas

  1. Cambia de pestaña desde las pestañas superiores (Main, Profile, Assignments, etc.).

  • Si perteneces a un partner externo, es posible que algunas secciones aparezcan en solo lectura.

  • DNC: Si tu perfil está marcado como “Do Not Contact”, verás un aviso claro y un botón para gestionar el estado.

  • Mantén tus skills y CV actualizados: mejora la visibilidad para nuevas oportunidades y agiliza entrevistas.

  • Foto y portada: Una imagen profesional y una portada clara ayudan a otros equipos a identificarse contigo rápidamente.

Hub

Descripción General

  • Es el centro de oportunidades de Wave. Desde aquí ves el listado de oportunidades, aplicas filtros, y entras al detalle de cada oportunidad para avanzar el proceso.

  • Pensado para velocidad: búsqueda, filtros guardados, y navegación fluida entre lista y detalle.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Explorar el listado de oportunidades

  1. Ingresa al HUB. Verás el listado inicial con filtros por defecto.

  2. Usa el buscador para localizar rápidamente por nombre, empresa o palabra clave.

  3. Aplica filtros por tipo (Staffing/Solution), compañía, prioridad, estado, dueño, etc.

  4. Haz clic en una oportunidad para abrir su detalle en la misma vista.

Funcionalidad B: Trabajar el detalle de una oportunidad

  1. Al abrir una oportunidad, verás sus secciones clave: resumen, etapa actual, propuestas (si aplica), ítems/pipelines relacionados, y actividades relevantes.

  2. Cambia la etapa cuando corresponda y completa los campos requeridos por etapa.

  3. Si la oportunidad es Staffing, podrás ver y gestionar pipelines/ítems asociados al proceso de talento.

  4. Guarda tus cambios; la lista y los contadores se actualizan.

Notas

Trabajar el detalle de una oportunidad
Cambiar etapa y completar campos requeridos

  1. Abre la oportunidad desde la lista del HUB.

  2. Revisa la etapa actual (encabezado). Cambia de etapa cuando corresponda.

  3. Completa los campos obligatorios de la etapa (aparecen como requeridos). Guarda para confirmar el cambio.

  4. Si la transición está bloqueada, revisa qué campo/firma/acción falta y corrígelo antes de reintentar.

  1. Ve a la pestaña Proposals.

  2. Crea una propuesta nueva o edita una existente: alcance, entregables, precios, hitos y fechas.

  3.  Adjunta documentos relevantes (presentaciones, SOW preliminar) y guarda.

  4. Marca la propuesta ganada/perdida cuando corresponda para actualizar el estado general.

  1. Abre Sourcing Pipelines.

  2. Entra al pipeline si necesitás mover ítems de etapa, ajustar el equipo o actualizar priorización.

  3. Vuelve a la oportunidad para mantener la trazabilidad del avance comercial.

  1. Abre Deal Details cuando la oportunidad sea de staffing.

  2. Crea/edita “deal items” (roles/perfiles, rates, modalidades) y alínealo con el pipeline de talento.

  3. Guarda cambios para sincronizar expectativas con reclutamiento y delivery.

  • Si aplica, revisa introducciones realizadas por partners (contactos/personas presentadas).

  • Acepta o descarta introducciones y deja feedback breve para mantener la red saludable.

  • Usa esto para acelerar sourcing sin perder control de calidad.

Actividades y seguimiento

  • Registra notas de la interacción (llamadas, mails, reuniones).
  • Crea tareas de seguimiento con fecha clara (próxima llamada, envío de propuesta, negociación).
  • Mantén el historial vivo: ayuda a todo el equipo a continuar la conversación con contexto.
Buenas practicas

– Un “update corto” por cambio relevante: qué pasó, qué falta, próximo hito.
– Usa tareas con fecha concreta y dueño. Sin fecha, no existe.
– Cierra propuestas/ítems duplicados; el ruido mata la señal.
– Mantén la prioridad coherente con el potencial real para ordenar correctamente el pipeline.

Funcionalidad C: Filtros y estado guardado

  1. Ajusta tus filtros. El HUB recuerda preferencias comunes y puede restaurar chips relevantes (por ejemplo, “Network”) según tu contexto.

  2. Si accedes a HUB desde un enlace con un “selected item”, el sistema enfocará esa oportunidad automáticamente.

Puntos Clave o Consejos:

– Enfoque por tipo: por defecto el HUB prioriza Staffing; puedes cambiar a Solutions con el filtro de tipo.
– “Network” (si aplica a tu rol): verás el chip de “Network” cuando tu vista esté orientada a la red/partners.
– Flujo recomendado: filtra → prioriza → entra al detalle → actualiza etapa/campos → vuelve a la lista. Mantiene el ritmo alto del equipo.

Sales & Partnerships

Prospects pipelines

Descripción General:

  • Gestiona pipelines de prospección comercial para dar seguimiento a oportunidades tempranas antes de convertirse en soluciones/negocios.

  • Permite listar/filtrar pipelines, crear nuevos, y mover ítems a través de etapas según el workflow de Prospects.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Explorar y filtrar Prospect Pipelines

  1. Ve a Sales & Partnership > Prospects. Se muestra la lista de pipelines con contadores por etapa.

  2. Usa los filtros (cliente, workflow, prioridad, estado, palabra clave) para acotar la lista.

  3. Ordena por prioridad o fecha de actividad según necesites.

  4.  Abre un pipeline para ver su detalle y los ítems por etapa (kanban).

Funcionalidad B: Crear un nuevo Prospect Pipeline

  1. En la lista de Prospect, elige “Create” (o acción equivalente).

  2. Completa: Título, workflow (Prospect), prioridad aplicable y, si corresponde, deal o requisición relacionada.

  3. Asigna el equipo (hiring/owners). Evita repetir a la misma persona.

  4. Guarda. El sistema asigna UUID y marca “last activity”.

    Nota: en Prospects, la sucursal puede quedar en blanco según el tipo de workflow.

Funcionalidad C: Gestionar el detalle de un Prospect Pipeline

  1. Entra al pipeline y navega las pestañas: etapas (kanban), ítems, workflow, visibilidad y asociaciones.

  2. Agrega ítems al pipeline (según el flujo: leads/contactos/”candidatos” a evaluar en la etapa de prospección).

  3. Edita campos requeridos por etapa desde el panel de detalle del ítem.

  4. Mueve ítems entre etapas arrastrando en el kanban o con la acción “Mover” y confirma. Los contadores por etapa se actualizan.

Puntos Clave o Consejos

– Equipo sin duplicados: Al crear, no repitas la misma persona en el equipo; la operación fallará.
– Prioridad aplicable: En la creación se fija localmente; en la lista puedes ordenar/filtrar por esa prioridad.
– Branch en Prospects: Algunos workflows de Prospects crean pipelines sin `branch`; es normal.
– Métricas por etapa: Los contadores en la lista y en el kanban reflejan el volumen actual; mover/editar ítems los actualiza.

Solutions pipelines

Descripción General

  • Gestiona pipelines de “Solutions” (oportunidades de solución) con etapas definidas por su Workflow.

  • Permite listar, crear y administrar pipelines; agregar/mover items de solución por etapas; y trabajar con propuestas vinculadas a la oportunidad.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Explorar y filtrar Solutions Pipelines

  1. Ve a Sales & Partnerships > Solutions. Se muestra el listado de pipelines con contadores por etapa.

  2. Usa filtros (p. ej., prioridad, workflow, palabra clave) y ordena por prioridad o actividad reciente según necesites.

  3. Haz clic en un pipeline para abrir su detalle.

Funcionalidad B: Crear un nuevo Solutions Pipeline

  1. En la lista de Solutions, selecciona “Nuevo” (o acción equivalente).

  2. Completa: título, Workflow (Solution), prioridad aplicable y, si corresponde, asocia un deal.

  3. Asigna el equipo (no dupliques personas en el equipo; el guardado fallará si hay repetidos).

  4. Guarda.

    El sistema asigna UUID, creador y “last activity”. En Solutions, según el tipo de Workflow, la "branch" puede quedar en blanco (comportamiento esperado).

Funcionalidad C: Administrar el detalle del Pipeline (etapas, items y propuestas)

  1. Stages/Kanban: Visualiza y arrastra ítems entre etapas.
  2. Items: Crea/edita items de solución.
  3. Proposals: Administra propuestas vinculadas a la oportunidad.
  4. Workflow/Fields: Consulta/ajusta campos por etapa y transiciones.
  5. Visibility/Associations: Define visibilidad y relaciones con otras entidades.

  • Para mover un item a otra etapa: arrástralo en el kanban o usa la acción “Mover” y confirma.

  • Para editar campos de la etapa (requeridos/condicionales): entra al detalle del item y guarda los cambios.

Puntos Clave o Consejos:

– Equipo sin duplicados: Al crear/editar el equipo del pipeline, no repitas personas; el backend lo bloquea.
– Prioridad aplicable: Se define en la creación (ámbito local del pipeline) y puede usarse para ordenar/filtrar en la lista.
– Branch nulo: En algunos Workflows de Solutions, “branch” se establece en blanco automáticamente; es normal.
– Propuestas y deal: En Solutions el detalle integra propuestas de la oportunidad; mantenlas al día para destrabar avances en etapas posteriores.

Partners & Vendors pipelines

Descripcion general

Propósito

  • Facilitar la gestión y visualización de:

    1. Relación entre clientes, partners y talento.
    2. Oportunidades y proyectos en curso.
    3. Estado de cuentas y seguimiento de negocios a nivel global.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Visualización de la Red

  • Mapa interactivo/global de la red WillDom

  • Filtros personalizables para visualizar conexiones por:

    • Región
    • País
    • Tipo de relación (partner, cliente, talento)
    • Estado del pipeline (lead, prospect, won, lost)

Funcionalidad B: Filtros y Búsquedas Avanzadas

  1. Búsqueda por nombre, región, skill o tipo de cuenta.

  2. Filtros combinados para análisis segmentados.

Funcionalidad C: Acceso Directo a Detalles de Cuenta/Contacto

  • Acceso rápido a perfiles de clientes y partners.

  • Visualización de actividades recientes (en perfil de cliente):

    • Últimas interacciones (activity log)
    • Detalles generales del cliente
    • Personas de interés

Project Management

Deals & Contracts

Descripción General

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Crear un Nuevo Business Deal

Opcion 1: Contando con el permiso requerido

  1. Navegar a Project Management > Deals & Contracts

  2. Hacer clic en el botón "Add Business Deal"

  1. Opportunity: Campo opcional, puede linkearse un deal del hub. Se puede buscar por texto o número de deal en la caja de texto 

  2. Client: Campo donde se podrá buscar la company cliente del negocio

  3. Type of Service:

    • Remote Staffing
    • Solutions
      • Model engagement: FIXED PRICE

  4. Talent: Developer que trabajará en el cliente/solution

  5. Solution: Campo opcional, se podrá seleccionar una solution del catálogo vigente en wave en caso de corresponder.

  6. Source: 

    1. Sales & Business developement
      1. Opportunity Type: NEW
    2. Delivery
      1. Opportunity Type: Renewal
      2. Opportunity Type: Upselling

    Completar de acuerdo a la naturaleza comercial del deal.

  7. Talent Recruiter: Responsable del sourcing del talento en cuestión

  8. "Create renewal deal in Hubspot": Campo opcional, destildar en caso de que no sea una renovación.

  1. Rol Broker: Branch que tiene la relacion comercial con el cliente (Autocompletado de acuerdo al cliente seleccionado)

  2. Rol Vendor: Branch proveedora del talento (Autocompletado de acuerdo al talento seleccionado)

  3. Porcentajes: Deben siempre sumar 100% y a ser distribuidos de acuerdo a las condiciones comerciales definidas previamente

  4. Roles adicionales:

    • Experto: Aplica generalmente para las soluciones. Suele ser la branch que posee el conocimiento para cunplimentar el proyecto
    • Participante: Rol no usado actualmente

  • Contrato Cliente: Definir condiciones del contrato con el cliente (fechas, tarifas, hitos)

  • Seleccionar un contracto pre-existente 

  • Crear un contrato nuevo y seleccionarlo para el BizDeal correspondiente

  • Contrato Talento: Si es Staffing, configurar el contrato con el talento seleccionado

  • Comisiones estaticas: Suelen aplicarse a talentos dado que se abonan en su mayoría a quien refirió el talento

  • Comisiones dinámicas: Suelen aplicarse a clientes dado que son pagaderas a la persona que trajo el negocio

  • Proyecto existente: Se podrá elegir un proyecto creado anteriormente y reutilizarse

  • Nuevo proyecto: Desde el botón "+" se podrá crear un nuevo proyecto a ser utilizado en esta asignación

  • Definición de tasks: Se deberán seleccionar los items que el talento podrá registrar via timetracker.

    Presionando el "+" se disponibilizarán las tareas necesarias

  • Review & Confirm: Resumen final de todo lo configurado en el paso a paso

Submit button

Todas las entidades creadas y/o modificadas durante el paso a paso del asistente no son creadas hasta que se submitee la información en este ultimo paso.

Opcion 2: Desde la introduction en HUB

Esta opción nos llevará al paso 1 del asistente antes explicado

Funcionalidad B: Gestionar Business Deals Existentes

Visualizar detalles de un Biz Deal

  1. Main info: Visualizar las condiciones generales del Biz Deal configuradas en el asistente

  2. Contracts: Expandir las secciones de "Client Contract" y "Talent Contract" para revisar las condiciones comerciales acordadas

  3. Commisions: Visualizar en caso de que apliquen las comisiones configuradas para el deal

  4. BI Simulator: En caso de necesitar conocer algún valor contractual del deal, se podrá simular una generación de Billing Items.

    Los cálculos serán los mismos a ser utilizados en un caso real.

  5. Activity log: Útil tener trazabilidad sobre las acciones y/o modificaciones realizadas sobre el BizDeal

  • Usar la opción "Renew" desde los 3 puntos de la fila seleccionada para crear una nueva versión del deal (solo para Staffing).

    Nos re-dirigirá al asistente de Biz Deal pero con opciones pre-completadas de acuerdo al tipo "renovación".

  • Seleccionar "Close Assignment" desde los 3 puntos de la fila seleccionada para finalizar un deal activo.

    Debemos seleccionar una "Reason" de cierre y se autocompletará la fecha actual como fecha de "End date" que podrá ser modificada.

  • Eliminar Biz Deal: Usar la opción "Delete" (solo administradores, si no hay entradas asociadas)

Funcionalidad C: Gestionar Asignaciones y Tareas

  1. Ver Asignaciones: En la vista de detalle del Business Deal, revisar las asignaciones activas

  2. Agregar Tareas: Navegar a la sección "Task Config" para añadir nuevas tareas al proyecto

Puntos claves o Consejos
  1. Pre-requisito Importante: Antes de crear un Business Deal, asegúrate de que tanto el cliente como el talento (si aplica) estén correctamente registrados en el sistema con sus datos completos.
  2. Advertencia de Eliminación: Ten cuidado al eliminar un Business Deal, ya que esta acción no se puede deshacer y solo está disponible para administradores cuando no hay entradas de tiempo o facturación asociadas.

Projects

Descripcion general

  • La sección "Projects" permite a los usuarios visualizar el listado completo de proyectos registrados en la plataforma.

    Se trata de una sección esencialmente de consulta (read-only), destinada a ofrecer una visión global y actualizada del portafolio de proyectos disponibles.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

  1. Visualización de todos los proyectos: Accede a un listado centralizado con detalles básicos de cada proyecto, como nombre, cliente, estado y fechas clave.

  2. Filtrado y búsqueda: Utiliza opciones para filtrar los proyectos por distintos criterios (por ejemplo, nombre, cliente, estado o responsable) y localiza fácilmente proyectos específicos mediante la barra de búsqueda.

  3. Consulta de información relevante: Revisa información clave de cada proyecto sin necesidad de acceder al detalle individual. Esto incluye datos como fecha de inicio, fecha estimada de finalización y responsable asignado.

Insights

Descripcion general

  • El módulo Insights es el centro de análisis y reportes de rendimiento en WAVE, diseñado para proporcionar métricas detalladas sobre el trabajo del equipo y el progreso de proyectos. Este módulo utiliza datos de ActivityLog para generar reportes de tiempo, análisis de productividad y seguimiento de actividades por persona, proyecto y cliente durante períodos específicos.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Configurar Filtros de Análisis

  • Navegar a Project Management > Insights

  • Seleccionar Período: Elegir el rango de tiempo para el análisis:

    Últimos 90 días

    Últimos 6 meses

    Este año

    Año anterior (dinámico)

  • No insights since:

    Last 30 days

    Last 90 days

  • Filtrar por Branch: Usar el selector para elegir a que branch pertenecerá la información mostrada.

    Nota: Sujeto a restricciones y/o permisos 

  • Filtrar por Persona: Usar el selector de autocompletado para seleccionar un miembro específico del equipo

  • Filtrar por Proyecto: Seleccionar un proyecto específico para analizar sus insights

  • Filtrar por Cliente: Elegir una empresa cliente para ver métricas relacionadasList Item

Funcionalidad B: Visualizar Reportes de Insights

  • Vista de Tabla Temporal: Los insights se organizan en una tabla con:

    Filas: Cada persona del equipo

    Columnas: Semanas organizadas por meses

    Celdas: Indicadores visuales del número de insights por semana

  • Indicadores Visuales:

    Círculos vacíos: Sin insights en esa semana

    Círculos con color: 

    Coloreados de acuerdo a la criticidad del insight

    Insights violetas (mas de 1 insight en la misma semana)

Mostrar número exacto de insights al pasar el mouse

.explanation::after { font-family: "Roboto", sans-serif; content: "Tooltip"; text-transform: uppercase; font-weight: 700; top: -19px; left: 1rem; padding: 0 0.5rem; font-size: 0.6rem; position: absolute; z-index: 1; color: #000; background: #fff; }

Funcionalidad C: Analizar Detalles de Insights

  • Hacer Clic en Celda: Seleccionar cualquier celda con insights para ver detalles

  • Panel de Detalles: Se abre un drawer lateral con información específica:

    1. Detalles del insight generado
    2. Información de la persona involucrada
    3. Datos del proyecto asociado
    4. Timestamp y contexto de la actividad

  • Cerrar Panel: Usar el botón de cerrar o hacer clic fuera del panel

  • Navegación entre Insights: Revisar múltiples insights de la misma semana

Funcionalidad D: Gestionar Vista de Datos

  • Semanas por mes según el período seleccionado

  • Agrupación de insights por persona y semana

  • Organización temporal de los datos

  1. Se muestra un mensaje explicativo

  2. Sugiere ajustar los criterios de filtrado

  3. Icono visual para indicar ausencia de datos

  • Datos en Tiempo Real: Los insights se actualizan automáticamente desde ActivityLog
  • Filtros Persistentes: Los filtros seleccionados se mantienen durante la sesión
  • Los insights se conectan con:

  • Sistema de proyectos

  • Base de datos de personas

  • Registros de actividad

  • Métricas de rendimiento

Puntos Claves o Consejos
  1. Pre-requisito Importante: Los insights dependen de que existan registros de actividad (ActivityLog) con acciones ‘insight’ en el sistema.
  2. Rendimiento: Para períodos largos (años completos), el sistema puede tardar más en cargar debido a la cantidad de datos procesados. Se recomienda usar filtros específicos para mejorar el rendimiento.
  3. Datos en Tiempo Real: Los insights se generan automáticamente basándose en las actividades del sistema, por lo que es importante que el equipo registre correctamente sus actividades para obtener métricas precisas.

Manual de usuario para la creacion de Proyectos Fixed Price

Navegación a la Sección de Creación

  1. Acceder al Deal de tipo “solution” en el Hub:
    • En el menú de tipo elipsis, haz clic en “New Business Deal”
    • Iniciar la creación de un nuevo Business Deal:
      • Haz clic en el botón “New Business Deal” 
      • El sistema te llevará al asistente de creación en 8 pasos

Nota: Por el momento, el ÚNICO punto de acceso para crear BizDeals de tipo Fixed Price es desde este paso. NO se podrán crear “manualmente” desde la sección “Deals & Contracts”

Paso 1: Configuración Básica del Acuerdo

  1. Seleccionar el Cliente:
    • En el campo “Client”, busca y selecciona el cliente para el proyecto
    • Este campo es obligatorio
  2. Definir el Tipo de Servicio:
    • En el campo “Type of Service” , selecciona “Solutions”
    • Este campo es obligatorio
  3. Configurar el Modelo de Engagement:
    • En el campo “Model of Engagement”, selecciona “Fixed Price”
  4. Completar información adicional:
    • Solution: Selecciona una solución específica si aplica (campo opcional)
    • Source:
      1. Sales & Business Development
      2. Delivery
    • Opportunity Type: 
      1. New
  5. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 2

Nota: Todos los campos se deberían auto completar heredados del deal

Paso 2: Configuración de Partes y Distribución de Margen

  1. Definir las partes involucradas:
    • Selecciona las “Branches” que participarán en el proyecto
    • Asigna los “Role” (Roles) correspondientes a cada sucursal
    • Establece el “Share” (Porcentaje) de participación de cada parte
  2. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 3

Paso 3: Gestión de Contrato al cliente + Hitos (Milestones)

  1. Definir las condiciones del contrato:
    • Date From: Establece la fecha de inicio del contrato
    • Date To: Establece la fecha de finalización (opcional para contratos indefinidos)
    • Endless: Marca esta casilla si el contrato es indefinido
  2. Crear hitos del proyecto:
    • Haz clic en “Add Milestone” o “Agregar Hito”
    • Para cada hito, completa:
      • Description: Descripción del hito
      • Amount: Monto asociado al hito
      • Currency: Moneda del monto
      • Due Date: Fecha estimada de vencimiento del hito
  3. Gestionar hitos existentes:
    • Edit: Haz clic en el ícono de edición para modificar un hito
    • Delete: Haz clic en el ícono de eliminación para remover un hito
  4. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Create” para continuar creando Hitos
    • Haz clic en “Continue” proceder al Paso 5

Paso 4: Staffing Plan

  1. Revisar el Staffing Plan hereado desde el deal
    1. Verás la lista de deal items (roles/perfiles necesarios).
  2. Añade roles (de ser necesario). Haz clic en “Agregar” y completa:
    1. Job Description
    2. Openings (Mandatorio)
    3. Seniority (Mandatorio)
    4. Position (Mandatorio)
    5. Main Skill (Mandatorio)
    6. Required Skills
    7. Nice to have Skills
    8. Selling Rate
    9. Purchase Rate (Mandatorio)
    10. Project Hours
    11. Notes
  3. Guarda cada rol añadido.

Paso 5: Configuración de Comisiones (Paso opcional)

  1. Definir comisiones:
    • Haz click en “Create New” y configura las comisiones para las partes involucradas
    • Establece los porcentajes y beneficiarios de las comisiones

Nota: Comisiones para proyectos no-staffing

🧾 ¿Qué es el CRP?

El CRP (Client Relationship Program) es un esquema de comisiones diseñado para reconocer y recompensar al equipo comercial o de relación con el cliente cuando se logra cerrar un nuevo proyecto o cliente.
 Su objetivo es incentivar el crecimiento del negocio sin comprometer la rentabilidad de la compañía.

Cómo funciona

  1. Se calcula una vez al inicio del proyecto.
     El porcentaje de comisión (CRP) se define según el margen bruto estimado al comenzar el proyecto y no se recalcula después, aunque el proyecto cambie o crezca.
  2. El pago depende del cobro al cliente.
     La comisión se paga 10 días hábiles después de que el cliente haya realizado el pago del milestone (hito o etapa facturada).
  3. Vigencia limitada.
     El CRP aplica solo al primer proyecto con ese cliente o durante los primeros 12 meses de relación, lo que ocurra primero.

📊 Criterios de cálculo

El monto del CRP depende del margen bruto (la diferencia entre lo que se factura al cliente y los costos asociados al proyecto).
 Cuanto mayor sea el margen, mayor será el porcentaje de comisión:

Margen Bruto (%)

Porcentaje de Comisión (CRP)

Menor al 30%

3%

Entre 30% y 40%

5%

Entre 40% y 50%

7%

Mayor al 50%

10%

👉 Por ejemplo:
 Si un proyecto factura USD 200.000 y tiene un margen del 40%, la ganancia bruta es USD 80.000.
 El CRP sería del 7% del total facturado, es decir USD 14.000.

⚙️ Escenarios de referencia

El documento considera tres tipos de escenarios:

  • Best Scenario: proyectos con altos márgenes (por encima del 50%).
  • Mid Scenario: márgenes medios (alrededor del 35%–40%).
  • Worst Scenario: márgenes bajos (menores al 30%).

Cada uno de ellos se utiliza como referencia para estimar cómo varía la rentabilidad neta después de pagar las comisiones.

🧮 Ejemplo simplificado

Monto Facturado (USD)

Margen Bruto

CRP %

Comisión CRP (USD)

100.000

28%

3%

3.000

200.000

35%

5%

10.000

500.000

50%

7%

35.000

750.000

55%

10%

75.000

📌 En resumen

  • El CRP premia los proyectos rentables y exitosos.
  • Se calcula una sola vez al inicio y se paga tras el cobro del cliente.
  • El porcentaje de comisión depende del margen bruto.
  • Su propósito es alinear incentivos entre el equipo comercial y la salud financiera de la empresa.
  1. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 6

Paso 6: Creación del Proyecto

  1. Crear un nuevo proyecto o usar uno existente:
    • Opción A – Crear nuevo proyecto:
      • El sistema creará automáticamente un nuevo proyecto
      • Completa los campos:
        • Name: Nombre del proyecto (obligatorio)
        • Description: Descripción del proyecto
        • Date Start: Fecha de inicio del proyecto (obligatorio)
        • Date End: Fecha de finalización del proyecto (opcional)
        • Exclude Royalties: Marca si se excluyen regalías (SOLO GLOBAL + ADMINS)
    • Opción B – Usar proyecto existente:
      • Selecciona un proyecto existente de la lista
      • El sistema mostrará solo proyectos activos y no de staffing
  2. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 7

Paso 7: Gestión de Tareas del Proyecto

  1. Configurar tareas del proyecto:
    • Add Task: Agrega nuevas tareas al proyecto
    • Edit Task: Modifica tareas existentes
    • Delete Task: Elimina tareas del proyecto
  2. Configurar aspectos de facturación de tareas:
    • Talent Payable: Marca si la tarea es pagable al talento
    • Divisible: Marca si la tarea es divisible y se podrán dejar comentarios al momento de cargar horas en el timetracker además de poder “splitear” tareas en horas
  3. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue”  para proceder al Paso 8

Paso 8: Revisión y Finalización

  1. Revisar toda la información:
    • Verifica que todos los datos estén correctos
    • Revisa los hitos, comisiones y tareas configuradas
  2. Finalizar la creación:
    • Haz clic en “Submit” para crear el Business Deal
    • El sistema generará el acuerdo y lo asociará al proyecto

Paso 8.1: “Review & Confirm”

Descripción General:

– Es el último paso del asistente para deals Fixed Price donde se muestra un resumen completo antes de confirmarlo.

– Permite revisar toda la información específica y exportar a PDF.

Contenido de la Pantalla:

  1. Información del Cliente

– Cliente: Muestra tarjeta con logo, nombre y datos básicos de la empresa cliente.

– Talent (si aplica): Información del talento asignado al proyecto.

  1. Resumen de Contratos

– Contrato Cliente: 

  – Período de facturación

  – Comisiones configuradas

  1. Margenes y Parties

– Branches involucradas con su correspondiente porcentaje

  1. Milestones del Proyecto

– Lista de hitos definidos con fechas de entrega estimada

– Montos asociados a cada milestone

  1. Staffing Plan

– Roles definidos: Perfiles necesarios para el proyecto

– Cantidad de personas: Por cada rol requerido

– Asignaciones realizadas: Talentos ya asignados (si los hay)

  1. Comisiones del Proyecto

– Comisiones por rol específico

– Comisiones globales del proyecto

– Porcentajes y montos fijos

– Entidades beneficiarias

  1. Tareas del Proyecto

– Lista de tareas específicas del proyecto

– Responsables asignados por tarea

– Fechas de vencimiento de entregables

– Dependencias entre tareas

 Acciones Disponibles:

  1. Exportar a PDF

– Botón con ícono PDF en la esquina superior derecha

– Genera un documento PDF con el resumen completo del proyecto Fixed Price

– Incluye milestones, staffing plan y condiciones contractuales

  1. Navegación

– Back: Regresar al paso anterior para ajustar milestones, staffing plan o comisiones

– Submit: Confirmar y crear el deal Fixed Price (solo si todos los campos están completos)

  1. Reset (si es necesario)

– Botón para reiniciar todo el proceso desde el principio

– Útil si se detectan errores importantes en la configuración

Validaciones Específicas para Fixed Price:

– Staffing Plan completo: Todos los roles deben estar definidos con cantidades y duraciones

– Milestones definidos: Debe haber al menos un milestone con monto y fecha

– Comisiones alineadas: Las comisiones deben ser consistentes con el modelo Fixed Price

– Tareas del proyecto: Deben estar vinculadas a los milestones correspondientes

Consejos de Uso para Fixed Price:

– Revisa el staffing plan cuidadosamente: asegúrate de que todos los roles necesarios estén incluidos

– Verifica los milestones: confirma que las fechas y montos sean realistas para el alcance

– Valida las comisiones: asegúrate de que los porcentajes sean sostenibles para el proyecto

– Exporta a PDF antes de confirmar para tener el documento del proyecto

– Confirma las tareas: verifica que estén alineadas con los milestones y el staffing plan

– Si encuentras errores en el staffing plan o milestones, usa “Back” para corregir en lugar de resetear

Gestión de un Proyecto “Fixed Price” Existente

Localización de Proyectos Fixed Price

  1. Acceder a la lista de proyectos:
    • En el menú principal, haz clic en “Project Management”
    • Selecciona la pestaña “Deals & Contracts”
  2. Filtrar proyectos Fixed Price:
    • En el menú desplegable filtrar por “Service Type > Solutions”  
    • Los proyectos Fixed Price aparecerán en la lista con el tipo de servicio “Solution”

Vista de Detalle del Proyecto

  1. Abrir un proyecto:
    • Haz clic en el nombre del Business Deal en la lista
    • Se abrirá la vista de detalle con las siguientes secciones:
  • Haz clic en el nombre del proyecto y en una pestaña contigua se abrirá la interfaz del detalle del proyecto
  1. Pestaña: Overview

Financial Margins Dashboard – Detalle Específico

Descripción General:

– Dashboard financiero que monitorea la salud operativa y KPIs clave del proyecto.

– Muestra métricas de ingresos, costos y márgenes en tiempo real.

Contenido del Dashboard:

  1. Cashflow Summary (Resumen de Flujo de Caja)

– Monthly Revenue (Ingresos Mensuales):

  – Ingresos actuales del mes

  – Target/objetivo de ingresos

  – Comparación visual con el objetivo

– Monthly Cost (Costos Mensuales):

  – Costos actuales del mes

  – Presupuesto asignado

  – Comparación con el presupuesto

– Current Margin (Margen Actual):

  – Porcentaje de margen actual

  – Margen esperado vs actual

  – Indicador visual (flecha arriba/abajo) mostrando si está por encima o debajo del objetivo

  1. Cashflow List (Lista de Flujo de Caja)

– Detalle por período: Lista con información mes a mes

– Ingresos por período: Desglose de ingresos por milestone/entregable

– Costos por período: Desglose de costos por recurso/rol

– Márgenes por período: Evolución del margen a lo largo del tiempo

Métricas Clave Mostradas:

Indicadores Financieros:

– Monthly Revenue vs Target: Comparación de ingresos reales vs objetivos

– Cost vs Budget: Comparación de costos reales vs presupuesto

– Margin Performance: Rendimiento del margen actual vs esperado

– Trend Analysis: Análisis de tendencias mes a mes. A medida que se van facturando milestones se podrá observar la tendencia del proyecto.

Alertas Visuales:

– Flechas de tendencia: 

  – ↑ Verde: Margen por encima del objetivo

  – ↓ Rojo: Margen por debajo del objetivo

– Colores de estado:

  – Verde: Objetivos cumplidos

  – Rojo: Objetivos no cumplidos

  – Gris: Sin datos

Funcionalidades:

Navegación y Filtros:

– Vista detallada: Acceso a información específica por período

– Exportación: Posibilidad de exportar datos a PDF/Excel

Interactividad:

– Drill-down: Click en períodos para ver detalles específicos

– Hover effects: Información adicional al pasar el mouse

– Responsive: Adaptación a diferentes tamaños de pantalla

Puntos Clave para Fixed Price:

– Enfoque en milestones: Los ingresos se basan en entregables completados, no en horas

– Control de costos: Monitoreo estricto para mantener márgenes en proyectos de precio fijo

– Alertas tempranas: Detección de desviaciones del presupuesto antes de que impacten el margen

– Análisis de rentabilidad: Evaluación continua de la rentabilidad del proyecto por período

  1. Pestaña “Main Info” (Información Principal):

Main Info – Detalle de Sub-secciones (Fixed Price)

Descripción General:

– Sección principal del proyecto Fixed Price con 6 sub-secciones accesibles mediante pestañas deslizantes.

– Cada sub-sección maneja un aspecto específico del proyecto de precio fijo.

  1. Main Info (Información Principal)

Contenido:

– Datos básicos del proyecto: Nombre, descripción, cliente, fechas

– Información del Business Deal: Tipo de servicio, modelo de engagement

– Configuración del proyecto: Estado, prioridad, moneda

– Detalles del contrato: Condiciones generales y términos

  1. Milestones (Hitos)

 Contenido:

– Lista de milestones con:

  – Descripción del entregable

  – Monto asociado a cada milestone

  – Moneda del pago

  – Fecha de vencimiento

  – Estado (Pending, Ready to Bill, Billed)

– Total del proyecto: Suma de todos los milestones

– Alertas: Información sobre el monto total del contrato

Funcionalidades:

– Agregar/Editar milestones: Crear nuevos hitos o modificar existentes

– Búsqueda: Filtrar milestones por palabra clave

– Vista de solo lectura: Para contratos ya firmados

– Validaciones: Asegurar que las fechas y montos sean consistentes

  1. Commissions (Comisiones)

 Contenido:

– Comisiones por rol: Porcentajes específicos para cada posición

– Comisiones globales: Porcentajes generales del proyecto

– Entidades beneficiarias: Quién recibe cada comisión

– Montos calculados: Valores en dinero de las comisiones

Funcionalidades:

– Configurar comisiones: Establecer porcentajes por rol o globalmente

– Calcular automáticamente: El sistema calcula montos basado en milestones

– Validar consistencia: Asegurar que las comisiones sumen correctamente

  1. Staffing Plan

 Contenido:

– Lista de posiciones requeridas:

  – Seniority: Nivel de experiencia (Junior, Mid, Senior, etc.)

  – Posición: Rol específico (Developer, Designer, PM, etc.)

  – Skill: Tecnología o habilidad específica

  – Purchase Rate: Tarifa de compra del talento

  – Openings: Cantidad de posiciones necesarias

– Asignaciones: Talentos ya asignados a cada posición

– Estado de asignación: en la columna Assigned/Openings muestra Cuántas posiciones están cubiertas vs total

Funcionalidades:

– Agregar posiciones: Crear nuevos roles en el plan

– Asignar talentos: Vincular personas específicas a posiciones

– Editar detalles: Modificar seniority, skills o tarifas

– Seguimiento: Ver progreso de asignaciones

– Búsqueda: Filtrar posiciones por palabra clave

  1. Expenses

 Contenido:

– Lista de gastos del proyecto:

  – Descripción del gasto

  – Categoría (Viajes, Equipos, Licencias, etc.)

  – Monto del gasto

  – Fecha del gasto

– Total de gastos: Suma de todos los gastos del proyecto

Funcionalidades:

– Registrar gastos: Agregar nuevos gastos al proyecto

– Categorizar: Organizar gastos por tipo

– Filtrar: Buscar gastos por categoría o período

Nota: Por el momento, esta sección es solo para poder registrarlo dentro de la gestión del proyecto. NO afecta ningún cálculo, se debe realizar su costeo al final del proyecto.

  1. Assigned Resources

 Contenido:

– Lista de asignaciones activas:

  – Persona asignada: Nombre y perfil del talento

  – Posición: Rol específico en el proyecto

  – Fecha de inicio/fin: Período de asignación

  – Estado: Activo, Completado, Pausado

Funcionalidades:

– Ver asignaciones: Lista completa de recursos asignados

– Gestionar asignaciones: Modificar fechas o estados

– Reasignar: Cambiar talentos entre posiciones

 
Puntos Clave para Fixed Price:

– Enfoque en milestones: Los ingresos se basan en entregables, no en horas

– Staffing plan crítico: Debe estar completo antes de iniciar el proyecto

– Control de gastos: Monitoreo estricto para mantener márgenes

– Recursos alineados: Las asignaciones deben coincidir con el staffing plan

– Comisiones claras: Estructura de comisiones definida desde el inicio

Timetracker

Descripcion general

  • La funcionalidad Timetracker en Wave 2 permite a los usuarios registrar y monitorear el tiempo dedicado a distintas tareas y proyectos dentro de la plataforma. Esta herramienta facilita el seguimiento preciso de las horas trabajadas y contribuye a una mejor gestión de la productividad y planificación de recursos.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Registrar Tiempo (Track Time)

  1. Accede a la pestaña "TimeTracker" desde el menú principal del módulo "Project Management"

  2. Selecciona la vista deseada para la carga de horas (Calendar o Timesheet)

Uso de la vista "Calendar" en Timetracker

  • Navega al Timetracker y selecciona la pestaña o botón “Calendar” en el panel superior

  • Visualización del Calendario

    • Observa el calendario mensual, donde cada día muestra los registros de tiempo ingresados.
    • Selecciona el proyecto específico en el dropdown de proyectos disponibles
    • Elige la tarea asignada dentro del proyecto seleccionado
    • Los bloques de tiempo suelen estar coloreados, identificando a qué proyecto/tarea pertenece cada registro.

  • Añadir o Editar un Registro desde el Calendario

    • Para editar un registro existente, haz clic sobre él, modifica los campos y se auto guardarán los cambios.

  • Navegación y Filtros

    • Utiliza las flechas de navegación para moverte entre semanas o meses.
    • Aplica filtros por proyecto, tarea o usuario para personalizar la visualización.

  • Acceso a la Vista Timesheet

    • Accede al Timetracker y elige la pestaña “Timesheet” desde el menú correspondiente.

  • Visualización de la Timesheet

    • Verás una tabla donde las filas corresponden a proyectos/tareas y las columnas a los días de la semana.
    • Cada celda muestra el total de tiempo registrado por tarea y día.

  • Agregar o Modificar Registros

    • Para registrar tiempo, haz clic en la celda correspondiente (proyecto/tarea y día).
    • Ingresa la cantidad de tiempo trabajado (por ejemplo, “2h 30m”) o ajusta el valor existente y guarda.

  • Carga Masiva y Revisión

    • Puedes ingresar varios registros rápidamente desde esta vista, optimizando la carga de datos semanal.
    • Revisa los totales generales en la parte inferior para validar tu carga horaria semanal o mensual.
Calendar view
Timesheet view

Funcionalidad B: Revisar y Enviar Tiempo (Review & Submit)

  1. Navega a la pestaña "Review & Submit" o "Snapshots" en el módulo

  2. Selecciona el período de tiempo a revisar (diario, semanal o mensual)

  3. Marca las casillas de verificación para las entradas de tiempo que deseas incluir

  4. Revisa los detalles de cada entrada incluyendo proyecto, tarea, horas y notas

  5. Usa la opción "Select All" para incluir todas las entradas válidas del período

    Verás esta opción como una "checkbox" en la parte superior izquierda

  6. Haz clic en "Submit entries" para enviar las entradas para aprobación

  7. El sistema registra automáticamente la fecha y hora de envío para auditoría

Funcionalidad C: Generar Reportes de Actividad y aprobación de horas (Activity Report)

  • Dirígete a la pestaña "Activity Report" en el módulo de timetracker

  • Establece los filtros requeridos: persona, cliente, proyecto, fechas y perspectiva (persona o cliente)

  • Aplica filtros adicionales como BH o NBH (Billable o Non Billable), tipo de entrada o rango de fechas

  • Selecciona las columnas a mostrar en el reporte según tus necesidades

  • Visualiza los datos en formato tabular con totales automáticos por período

  • Exporta el reporte en formato PDF  usando las opciones disponibles 

    • Desde los 3 puntos en la sección derecha , seleccionar opción "Export to PDF"

  • Utiliza la función de agrupación para ver totales por proyecto, cliente o persona

    • Filtrando por cliente/proyecto, se podrán visualizar todos los talentos con horas cargadas en dichas entidades según corresponda

  • Aprueba las horas necesarias de acuerdo a lo corroborado

    • Puede realizarse individualmente o masivamente desde la opción "Select All" 

Funcionalidad D: Configuración de Facturación y Aprobación

  1. Accede a la configuración de entradas individuales desde la vista de detalle

  2. Modifica los flags de facturación: client billable, talent payable según aplique

  3. Establece si la entrada es productiva o no productiva para reportes gerenciales

  4. Envía para aprobación usando el flujo de aprobación multinivel (desarrollo, cliente, final)

  5. Realiza seguimiento del estado de aprobación en tiempo real

  6. Usa la función de aprobación masiva para procesar múltiples entradas simultáneamente

  • Asegúrate de tener tareas asignadas activas antes de intentar registrar tiempo, ya que el sistema valida la existencia de asignaciones válidas
  • Revisa regularmente las entradas de tiempo pendientes de aprobación para mantener el flujo de trabajo actualizado
  • Ten en cuenta que las entradas de tiempo fuera del período de vigencia de una asignación serán rechazadas automáticamente

Hiring

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Code blocks

Use <pre>s for multiple lines of code. Once again, be sure to escape any angle brackets in the code for proper rendering. You may optionally add the .pre-scrollable class, which will set a max-height of 350px and provide a y-axis scrollbar.

				
					<ul class="list-unstyled f_social_icon">
    <li><a href="#"><i class="social_facebook"><i><a><li>
    <li><a href="#"><i class="social_twitter"><i><a><li>
    <li><a href="#"><i class="social_vimeo"><i><a><li>
    <li><a href="#"><i class="social_linkedin"><i><a><li>
<ul>

CSS Code

				
					.footnotes-link::before {
    display: none;
}

.footnotes-link {
    color: #10b3d6;
}

.tip_content p {
    font-size: 14px;
}

.tip_content p:last-child {
    margin-bottom: 0;
}

.footnotes_item strong {
    position: relative;
}

span.top-arrow {
    position: absolute;
    top: -3px;
}

JavaScript Code

				
					$(".img_popup").each(function () {
    $(".img_popup").magnificPopup({
        type: 'image',
        closeOnContentClick: true,
        closeBtnInside: false,
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        removalDelay: 300,
        mainClass: 'mfp-no-margins mfp-with-zoom',
        image: {
            enabled: true,
            navigateByImgClick: true,
            preload: [0, 1]
        }
    });
})

Sourcing Pipelines

Descripcion general

  • El módulo de Sourcing (Pipelines) es una herramienta fundamental dentro de WAVE que permite gestionar el proceso completo de reclutamiento y selección de candidatos a través de pipelines estructurados. Esta funcionalidad centraliza el seguimiento de candidatos desde la identificación inicial hasta la colocación, facilitando la colaboración entre equipos de reclutamiento y la gestión eficiente del talento.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Crear y Configurar Pipelines

  1. Accede al módulo "Hiring > Sourcing" desde el menú principal del sistema

  2. Haz clic en el botón "+" de create para iniciar un nuevo pipeline

Completa la información básica

  • Opportunity: Útil para relacionar ese pipeline con un deal del hub

  • Title

  • Company

  • Branch

  • Workflow

  • Priority

  • Hiring Team: Quien será la persona de recruiting encargada de gestionarlo

  • Guarda el pipeline para que esté disponible para agregar candidatos

Funcionalidad B: Agregar Candidatos a Pipelines

  1. Navega al detalle de un pipeline específico desde la lista de pipelines

  2. Haz clic en "Add Candidate" en la parte superior del pipeline

  3. Selecciona la opción de crear un nuevo candidato o agregar uno existente

  4. Completa la información del candidato: Nombre, apellido y detalles profesionales

  5. Guarda para agregar el candidato a la etapa del pipeline especificada

Funcionalidad C: Gestionar Etapas del Pipeline (Workflow)

  1. Accede al detalle de un pipeline para ver todas las etapas disponibles

  2. Visualiza los candidatos en cada etapa del proceso de reclutamiento

  3. Arrastra y suelta candidatos entre etapas para cambiar su estado

  4. Haz clic en un candidato para ver detalles completos y editar información

  5. Usa los filtros disponibles para mostrar solo candidatos calificados o descalificados

  6. Aprovecha las transiciones automáticas entre etapas según las reglas definidas

  7. Monitorea el progreso general del pipeline a través de los contadores de cada etapa

Funcionalidad D: Crear Introducciones desde Pipelines

  1. Selecciona un candidato específico dentro de cualquier etapa del pipeline

  2. Haz clic en la opción de crear introducción desde el menú contextual

  3. Elige el pipeline de destino si el candidato califica para múltiples oportunidades

  4. Completa la información de la introducción incluyendo contexto y notas relevantes

  5. Asigna la introducción al equipo correspondiente para seguimiento

  6. Realiza seguimiento del estado de la introducción desde el pipeline

Funcionalidad E: Buscar y Filtrar Pipelines y Candidatos

  1. Utiliza la barra de búsqueda principal para encontrar pipelines por nombre o descripción

  2. Aplica filtros avanzados por compañía, sucursal, prioridad y estado

  3. Filtra candidatos por etapa específica, calificación o descalificación

  4. Usa filtros por tipo de servicio, dueño del proyecto o ubicación

  5. Ordena resultados por fecha de creación, prioridad o actividad reciente

  6. Aprovecha la búsqueda por palabras clave en perfiles de candidatos

  7. Exporta resultados filtrados según las necesidades del equipo

Puntos Clave o Consejos:

  • Asegúrate de tener permisos de acceso adecuados antes de intentar crear o modificar pipelines, ya que el sistema valida permisos por compañía y sucursal
  • Completa toda la información del candidato al agregarlo al pipeline, especialmente LinkedIn y email, para evitar duplicados en el sistema
  • Utiliza las prioridades de pipeline para organizar el trabajo del equipo y establecer urgencias en los procesos de reclutamiento
  • Revisa regularmente las etapas del pipeline para mover candidatos que han completado las actividades requeridas

Interviews

Descripcion General

  • El módulo de Interviews es una herramienta integral dentro de WAVE que gestiona todo el proceso de entrevistas técnicas para candidatos. Esta funcionalidad permite programar entrevistas, aplicar cuestionarios estandarizados por habilidades técnicas, evaluar respuestas de manera sistemática y generar reportes detallados de desempeño para apoyar las decisiones de contratación.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Programar Entrevistas

  1. Accede al módulo "Hiring > Interviews" desde el menú principal del sistema

  2. Selecciona la pestaña "Interviews" para ver la lista de entrevistas programadas

  3. Haz clic en "Add Interview" o el botón de nuevo para programar una entrevista

  4. Selecciona el candidato específico del directorio de personas o busca por nombre

  5. Elige la fecha y hora de la entrevista usando el selector de fecha y tiempo

  6. Asigna el entrevistador responsable desde la lista de usuarios disponibles

  7. Selecciona las habilidades técnicas a evaluar durante la entrevista

  8. Guarda para crear la entrevista y generar automáticamente las preguntas correspondientes

Funcionalidad B: Realizar Entrevistas Técnicas

  1. Accede a una entrevista específica desde la lista de entrevistas programadas

  2. Revisa la información del candidato incluyendo datos personales y profesionales

  3. Visualiza las preguntas generadas automáticamente según las habilidades seleccionadas

  4. Inicia la entrevista marcando el estado como "Started" cuando comience

  5. Toma notas detalladas durante la entrevista en el campo de notas estructurado

  6. Evalúa cada respuesta seleccionando el nivel de acierto (Correct, Regular, Wrong, etc.)

  7. Agrega comentarios específicos para cada pregunta respondida

  8. Completa la evaluación marcando el estado como "Finished" al terminar

Funcionalidad C: Evaluar y Calificar Respuestas

  1. Revisa las preguntas técnicas organizadas por niveles de dificultad (Entry, Junior, Mid, Senior, Expert)

  2. Selecciona el resultado de cada respuesta usando el sistema de puntuación

  3. Agrega comentarios detallados explicando el razonamiento de la evaluación

  4. Visualiza el resumen automático de puntuación total y porcentaje obtenido

  5. Completa la sección de evaluación final con conclusiones generales

  6. Marca la entrevista como aprobada o rechazada según los resultados

  7. List Item

Funcionalidad E: Capturar Información del Candidato

  1. Completa los datos personales del candidato: nombre, apellido, email y teléfono

  2. Registra información de ubicación: país, ciudad y disponibilidad para traslados

  3. Captura datos laborales actuales: salario, moneda, tipo de contrato y beneficios

  4. Documenta aspiraciones salariales: rango esperado y condiciones preferidas

  5. Registra nivel de inglés y certificaciones de idioma correspondientes

  6. Documenta experiencia previa en EE.UU. y disponibilidad para viajes

  7. Registra información académica: estado de estudios, título y área de especialización

  8. Agrega enlaces a perfiles profesionales: GitHub, Stack Overflow y LinkedIn

Funcionalidad F: Gestionar Estados de Entrevistas

  1. Visualiza el estado actual de cada entrevista desde la lista principal

  2. Cambia el estado manualmente según el progreso: Start, Cancel, No-Show, 

  3. Pausa entrevistas en caso de interrupciones técnicas o necesidad de reprogramación

  4. Reinicia entrevistas pausadas cuando sea apropiado continuar

  5. Monitorea la duración total de cada entrevista desde el inicio hasta la finalización

  6. Aplica filtros por estado para ver solo entrevistas en progreso o completadas

  7. Usa el filtro "Only Current User" para ver solo entrevistas asignadas al usuario actual

  8. List Item

Puntos Claves o Consejos

  • Asegúrate de seleccionar las habilidades técnicas relevantes antes de generar preguntas, ya que el sistema crea cuestionarios automáticamente basados en esta selección
  • Completa toda la información del candidato al programar la entrevista, especialmente datos de contacto, para facilitar la comunicación posterior
  • Utiliza las notas estructuradas durante la entrevista para documentar observaciones importantes que no están cubiertas en las preguntas estándar
  • Revisa regularmente las entrevistas programadas para mantener el flujo de trabajo actualizado y evitar retrasos
  • Marca las entrevistas como completadas inmediatamente después de finalizar para actualizar el estado del candidato en el sistema

On/Off Boarding pipelines

Descripcion general

  • La sección Onboarding y Offboarding bajo el módulo de Hiring en Wave 2 está diseñada para gestionar el proceso de incorporación (onboarding) y salida (offboarding) de colaboradores. Facilita la administración de tareas, documentación y seguimiento de ambos procesos, asegurando una experiencia fluida y estandarizada tanto para nuevas incorporaciones como para salidas de personal.

Funcionalidades principales y cómo usarlas

Funcionalidad A: Creación y seguimiento de procesos de onboarding

  • Inicia el proceso para un nuevo colaborador seleccionando al empleado y asignando las tareas requeridas (entrega de equipos, validación de documentación, accesos, capacitaciones, etc.).
    Usa el panel para monitorear el estado de cada tarea, marcar como completadas y visualizar el progreso general del onboarding.

Funcionalidad B: Plantillas y tareas automáticas

  • Utiliza plantillas predefinidas para agilizar la creación de nuevos procesos de onboarding, asegurando que ningún paso importante quede fuera.

Funcionalidad C: Inicio del proceso de offboarding

  1. Inicio del proceso de offboarding

    Selecciona el colaborador cuyo proceso de salida deseas gestionar. Asigna tareas como devolución de equipos, baja de accesos, entrega de certificados, y cualquier otro paso relevante.

  2. Seguimiento y confirmación de pendientes

    Monitorea el progreso de cada tarea asociada al offboarding. Marca como completas las actividades realizadas para asegurar una salida ordenada y sin pendientes.

Puntos Claves o Consejos

  • Revisa periódicamente el estado de tareas tanto de onboarding como offboarding para evitar bloqueos o retrasos.
  • Usa las plantillas para estandarizar procesos y reducir errores por omisión.
  • Finaliza cada proceso asegurando que todas las tareas estén marcadas como completadas antes de cerrar el onboarding/offboarding.

My Workspace

Descripcion General

  • Tu panel personal para organizar el día a día:

    Inicio personal (Branch Operations Dashboard si tienes permisos), calendario/tareas, listas y Time Tracker.

  • Permite registrar horas, revisar y enviar periodos, ver reportes de actividad y consultar tus invoices (si aplica).

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Personal Home (Branch Operations Dashboard)

  1. Ingresar a My Workspace > My home.

  2. Verás el Branch Operations Dashboard con tarjetas KPI, gráficos (p. ej., TCV, etapas de pipeline, revenue vs horas), contratos por vencer y otros widgets.

  3. Visión general de KPIs

    En My Workspace > Personal Home, valida que se muestra “Branch Operations Dashboard”.
    Revisa las tarjetas KPI y gráficos (p. ej., TCV, distribución por etapas de pipeline, revenue vs horas).
    Observa alertas útiles (p. ej., contratos por vencer) para anticipar acciones.

  4. Navegación y drill-down

    Haz clic en elementos que ofrezcan navegación (p. ej., proyecto/cliente) para abrir detalles en nueva pestaña.
    Usa esta navegación para investigar anomalías (caídas de TCV, cuellos de botella por etapa, etc.).

  5. Ajuste de la vista

    Si tu menú incluye filtros del dashboard, aplícalos para acotar períodos o segmentos (cuando estén disponibles).

    Revisa nuevamente los KPIs tras filtrar para validar los cambios.

Funcionalidad B: Tasks

  1. Cambia a la pestaña Calendar.

  2. Revisa tus tareas/eventos del día y próximos.

  3. Abre una tarea para ver detalles, actualizar estado o reprogramarla según corresponda.

Funcionalidad C: My Lists

  1. Ve a la pestaña My Lists.

  2. Crea listas personales (p. ej., candidatos a contactar, follow-ups).

  3. Añade/quita elementos y marca el progreso. Úsalo para tu organización diaria; no reemplaza los pipelines oficiales.

Funcionalidad D: Time Tracker

Abre la pestaña Timetracker y usa las sub-pestañas:

  • Track Time: inicia/detén el temporizador, o carga horas manualmente por proyecto/tarea. Verifica que seleccionas el proyecto/tarea correctos antes de registrar.

  • Review & Submit: revisa el resumen de tus registros del período; corrige lo necesario y envía a aprobación antes del cierre.

  • Activity Report: genera reportes por rangos de fechas para auditar tu actividad.

  • Invoices: consulta tus invoices (si tu perfil lo expone). Sujeto a restricciones por rol/permiso.

  • Guarda los registros y envía tus horas a tiempo para evitar rechazos o reprocesos.

  • Usa los filtros de fechas en Report para acotar la información y, si está disponible, exporta.

Puntos Clave o Consejos

  • Acceso directo: desde los widgets y columnas (proyecto, compañía, persona) puedes abrir enlaces en nuevas pestañas sin perder el contexto.
  • My Lists: mantenlas simples y accionables; son para tu organización personal.
  • List Item #3

Finance

Manual de usuario para la creacion de BIs Fixed Price

Proceso de generación de biling items

Este manual te guiará paso a paso para crear y gestionar Billing Items para proyectos de tipo “Fixed Price” en Wave. Los Billing Items son los elementos individuales que se facturan al cliente basados en los hitos y entregables del proyecto.

Importante: Las funcionalidades disponibles dependen de tu rol en el proyecto (Broker o Vendor). Consulta la sección de roles al final de este manual para entender las diferencias.

A. Acceso a la Creación de Billing Items

Navegación desde el Módulo de Finanzas
Acceder al módulo de Finanzas:

  • En el menú principal, haz clic en “Finance”
  • Selecciona la pestaña “Billing & Invoicing”
  1. Navegar a Billing Items:
    • Selecciona el cliente + proyecto deseado
    • Haz clic en “Generate Billing Items” de acuerdo a las milestones con el estado correspondiente (Ready to Bill)

Generación de Billing Items

Cálculo Automático

  1. Iniciar el cálculo:
    • El sistema procesará las asignaciones y generará los Billing Items
  2. Revisar los resultados:
    • Los Billing Items aparecerán en la sección “Billing Items Creation”
    • Cada item mostrará:
      • Concepto: Tipo de billing item (IVClient, PORoyalties, etc.)
      • Monto: Cantidad a facturar
      • Moneda: Moneda del monto
      • Período: Fechas del período facturado
      • Rol: Broker, Vendor, o Expert

Configuración de Time entries (Opcional)

  1. Acceder a la configuración:
    • Haz clic en “Adjust Time Entries” 
    • Se abrirá la pestaña “Entries”
  2. Seleccionar entradas:
    • Marca las casillas de las entradas de tiempo a incluir
    • Nota: Solo se pueden seleccionar entradas aprobadas por desarrollo

Generación Final

  1. Seleccionar items para generar:
    • Marca las casillas de los Billing Items que deseas generar
    • Nota: Los items de royalty se seleccionan automáticamente
  2. Generar los items:
    • Haz clic en “Generate”
    • El sistema creará los Billing Items en la base de datos
  3. Confirmar la generación:
    • Aparecerá un mensaje de confirmación con el número de items generados
    • Los items generados aparecerán en la pestaña “Previously Created”

Gestión de Billing Items Generados

Visualización de Items

  1. Acceder a la lista:
    • En la pestaña “Previously Created”, verás todos los Billing Items generados
    • Cada item muestra:
      • ID del Item: Identificador único
      • Estado: Estado actual del item
      • Monto: Cantidad facturada
      • Fecha de Creación: Cuándo fue generado
  2. Filtrar items:
    • Usa el filtro “Filter by Concept” para ver items específicos
    • Selecciona uno o más conceptos para filtrar

Edición de Items (Solo para Brokers)

  1. Editar un item:
    • Haz clic en el ícono de edición junto al monto del item
    • Modifica el monto o la moneda según sea necesario
    • Haz clic en “Save” para guardar los cambios
  2. Crear item personalizado:
    • Haz clic en “Add Item” o “Agregar Item”
    • Completa los campos requeridos:
      • Concepto: Tipo de billing item
      • Monto: Cantidad a facturar
      • Moneda: Moneda del monto
      • Descripción: Descripción del item

Eliminación de Items (Solo para Brokers)

  1. Seleccionar items para eliminar:
    • Marca las casillas de los items que deseas eliminar
    • Haz clic en el ícono de eliminación
  2. Confirmar eliminación:
    • Aparecerá un diálogo de confirmación
    • Haz clic en “Confirm” para proceder con la eliminación
  1. Seguimiento y Estados

Estados de Billing Items

  1. “Pending”: Item enviado pero no procesado
  2. “Ready to Bill”: Item aprobado para facturación
  3. “Processed”: Item incluido en una factura
  4. “Completed”: Item pagado por el cliente
  1. Roles y Permisos en la Generación de Billing Items

Rol BROKER (Branch que tiene relación con el cliente)

Permisos Completos:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
    • El broker no genera Billing items de pago a los talentos involucrados en la solución, sino que genera un interbranch. Y luego el rol vendor gestiona mes a mes el pago a los talentos
  • ✅ Editar montos de Billing Items existentes
  • ✅ Crear items personalizados (Custom Billing Items)
  • ✅ Eliminar Billing Items generados
  • ✅ Acceso completo a todas las funcionalidades de la interfaz

Distribución de Margins:

  • 40% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Rol VENDOR (Branch proveedora del talento)

Permisos Limitados:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
    • SOLO generará los Billing Items relacionados al pago al talento
  • ❌ NO puede editar montos de Billing Items
  • ❌ NO puede gestionar royalties o comisiones
  • ❌ NO puede crear items personalizados
  • ❌ NO puede eliminar Billing Items
  • ⚠️ Acceso restringido a configuraciones avanzadas

Distribución de Margins:

  • 40% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Rol EXPERT (Experto Técnico)

Permisos Especializados:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
  • ⚠️ Permisos limitados según configuración del proyecto
  • ❌ NO puede gestionar royalties o comisiones
  • ❌ NO puede eliminar Billing Items

Distribución de Margins:

  • 20% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Verificación de Permisos

Permisos Globales Requeridos:

  • ALTER_BI: Editar Billing Items
  • ALTER_ROYALTY: Gestionar royalties
  • BI_ADMIN: Administración completa de Billing Items
  • FORCE_GENERATE_BI: Forzar generación de Billing Items

Diferencias en la Interfaz:

  • Brokers: Ven todos los botones y controles habilitados
  • Vendors: Ven controles limitados y botones deshabilitados
  • Experts: Acceso según configuración específica del proyecto

Resolución de Problemas Comunes

Error: “No se pueden generar Billing Items”

  • Causa: No hay asignaciones válidas para el proyecto
  • Solución: Verifica que el proyecto tenga asignaciones activas

Error: “Fechas inválidas”

  • Causa: El rango de fechas está fuera del período del proyecto
  • Solución: Ajusta las fechas para que estén dentro del período del proyecto

Error: “No hay entradas de tiempo aprobadas”

  • Causa: Las entradas de tiempo no han sido aprobadas por desarrollo
  • Solución: Espera a que las entradas sean aprobadas o contacta al administrador

Error: “Permisos insuficientes”

  • Causa: Tu rol no tiene permisos para realizar la acción
  • Solución: Contacta al administrador para obtener los permisos necesarios

Mejores Prácticas

Para Brokers

  1. Configura correctamente los parámetros de generación antes de calcular
  2. Revisa cuidadosamente los montos antes de generar los items
  3. Mantén un registro de los items personalizados creados
  4. Comunica con el equipo sobre cambios en la configuración

Para Vendors

  1. Verifica las asignaciones antes de generar Billing Items
  2. Revisa los montos generados automáticamente
  3. Contacta al Broker si necesitas cambios en la configuración
  4. Mantén un registro de los items generados

Para Todos los Roles

  1. Genera Billing Items regularmente para mantener el flujo de facturación
  2. Revisa los estados de los items generados
  3. Mantén la comunicación con el equipo sobre el progreso
  4. Documenta cualquier problema o excepción encontrada

Diferencias Clave Destacadas

BROKER (Intermediario):

  • Acceso completo a todas las funcionalidades
  • Puede editar, crear y eliminar Billing Items
  • Gestiona royalties y comisiones
  • 40% del margen del proyecto

VENDOR (Proveedor):

  • Acceso limitado a la interfaz
  • Solo puede generar Billing Items (no editar)
  • No puede gestionar royalties
  • 40% del margen del proyecto

EXPERT (Experto Técnico):

  • Permisos especializados según configuración
  • 20% del margen del proyecto

Cierre del Proyecto

  1. Marcar hitos como completados:
    • Cambia el estado de todos los hitos a “Billed”
    • Verifica que todos los montos estén correctos
  2. Finalizar asignaciones:
    • Cierra todas las asignaciones de personal activas
    • Asegúrate de que no haya trabajo pendiente
  3. Cambiar estado del proyecto:
    • El proyecto se marcará automáticamente como completado cuando:
      • Todos los hitos estén marcados como “Billed”
      • No haya asignaciones activas
      • Se haya alcanzado la fecha de finalización

Después del Cierre

  1. Generación de reportes:
    • Accede a la sección de “Finance” → “Billing”
    • Genera reportes de facturación del proyecto
    • Exporta datos para análisis financiero
  2. Archivo del proyecto:
    • El proyecto permanece visible en el sistema para consultas históricas
    • Puedes acceder a toda la información del proyecto en cualquier momento
    • Los datos se mantienen para auditoría y reportes

Notas Importantes

  • Permisos: Asegúrate de tener los permisos necesarios para crear y gestionar proyectos Fixed Price
  • Validaciones: El sistema validará que no haya conflictos de fechas en las asignaciones
  • Backup: Todos los cambios se guardan automáticamente en el sistema
  • Soporte: Si encuentras problemas, contacta al administrador del sistema

Billing & Invoicing

Descripción General:

– Gestiona el ciclo de facturación: generación de bill items, revisión/edición, períodos de facturación e invoices.

– Soporta ambos tipos de servicio: staffing (por horas/asignaciones) y solution (por SOW/milestones).

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Gestionar Períodos de Facturación

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing Periods.
  2. Consulta los períodos existentes y su estado. Puedes editar un período para actualizar fechas o estado de cierre.
  3. Al guardar cambios, el backend actualiza el registro del período y usará este estado para validar nuevas operaciones de facturación.

 

Funcionalidad B: Generar Bill Items (Staffing)

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing.
  2. En el hub de Billing, abre el generador de items y selecciona el rango de períodos (YYYY-MM a YYYY-MM) y los Business Deals con staffing activo.
  3. Lanza la generación: el sistema calcula items por asignación/tiempo (considera `Assignment`, `TimeEntry`, engagement/horas, tareas billable/payable y feriados por país).
  4. Revisa la lista resultante (por período y deal). Si hay bloqueos:

     – Duplicados detectados en el período (mismo `idaux`/criterio): se señala como “duplicates”.

     – Fechas posteriores al cierre de período: se señala como “dates”.

     – Puedes forzar la generación marcando “force” si el proceso lo permite.

  1. Guarda los bill items. El sistema actualiza el cashflow actual del período/deal afectado.

 

Funcionalidad C: Generar Bill Items (Solution)

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing.
  2. En el generador, filtra por Business Deals con SOW/milestones.
  3. Ejecuta el cálculo: se crearán items referenciando `idsowset`/`idmilestone` según el progreso pactado en el contrato (monto fijo/hitos).
  4. Revisa el resultado y guarda. Igual que en staffing, se validan duplicados/cierres de período y se actualiza cashflow.

 

Funcionalidad D: Revisar/Editar Items y Emitir/Adjuntar Invoices

  1. En Billing, abre la lista de bill items y aplica filtros (cliente, período, estado).
  2. Edita un item para ajustar montos/currency/descripcion o cambiar estado de procesamiento. Puedes hacer “bulk update” de estado desde la selección múltiple.
  3. Para adjuntar un invoice (documento):

     – Desde la sección de invoices o desde el detalle (según UI), crea el invoice indicando título, período desde/hasta y archivo (extensión).

     – El documento se guarda como `Document` categoría `dev_invoice` y queda vinculado para descarga/consulta.

  1. Marca los items como “ready to process” o estado final según tu flujo. El tablero de “Billing Overview” refleja el avance.

Puntos Clave o Consejos:

  • Fechas y cierres: si el período está cerrado, la generación/edición puede bloquearse; reabre o usa “force” conscientemente.
  • Duplicados: el sistema bloquea duplicados por deal/período; revisa los items existentes antes de recalcular.
  • Staffing: asegúrate de tener time entries aprobadas y tareas correctamente marcadas como billable/payable.
  • Solution: mantén milestones/SOW actualizados; los items referencian `idsowset`/`idmilestone` para trazabilidad.
  • Cashflow: al alta/baja masiva o guardado exitoso, se recalcula el cashflow del deal y período afectados.

 

Billing overview

Descripción General:

– Vista tabular y de control para monitorear, filtrar y accionar sobre Bill Items a nivel global.

– Permite navegar por períodos, clientes, proyectos y estados; abrir detalles y realizar acciones masivas (cambio de estado/eliminación).

 

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

 

Funcionalidad A: Explorar y filtrar el overview de Billing

  1. Ve a Finance > Billing Overview.
  2. Usa el selector de fechas para acotar por período; por defecto se carga el mes actual.
  3. Aplica filtros adicionales (cliente, proyecto, tipo/subtipo/concepto, estado) desde el panel de filtros.
  4. Revisa las columnas clave: Domain, Billing Chain, Proyecto (y cliente), Tipo/Concepto, Asgmt, Período, BH (billable hours), Monto y Status.
  5. Si los items tienen monedas distintas, el Total de “Amount” no se muestra (se indica “-”).

Funcionalidad B: Ver detalle de un Bill Item y su cadena de billing

  1. Haz clic en un item para abrir el drawer de detalle.
  2. Navega por las pestañas:

     – Main Info: datos principales del Bill Item (tipo, concepto, montos, BH, contratos, etc.).

     – Activity Log: actividades y cambios.

  1. En la columna Billing Chain o dentro del detalle, revisa la cadena de facturación (cliente, broker, vendor, persona), útil para entender imputaciones y pagos.

Funcionalidad C: Acciones sobre un Bill Item (individuales)

  1. Selecciona un item y abre el menú de acciones.
  2. Cambia su estado respetando la secuencia:

     – PENDING ↔ READY_TO_BILL → PROCESSED → COMPLETED

     – Regresar a PENDING solo desde READY_TO_BILL.

  1. Otras acciones:

     – Details: abre el drawer.

     – Delete: elimina el item si cumple condiciones de borrado (ver Puntos Clave).

  1. Al confirmar, el sistema guarda y muestra confirmación; refresca la lista si corresponde.

Funcionalidad D: Acciones masivas (bulk)

  1. Marca varios items en la tabla.
  2. Desde el menú de acciones masivas, elige:

     – To Pending

     – To Ready to Bill

     – To Processed

     – To Completed

     – Delete

  1. Confirma. El sistema aplica el cambio, guarda y refresca la lista; se notifica el total de items actualizados/eliminados.

Funcionalidad E: Navegación rápida a entidades relacionadas

  1. Desde las columnas Proyecto/Cliente, haz clic para abrir `Project` o `Company` en una nueva pestaña.
  2. Desde las referencias de Persona, abre su perfil en una nueva pestaña para validar contexto (contratos, rates, etc.).

 

Puntos Clave o Consejos:

– Estados y transiciones: fuera de BI Admin, se aplica una máquina de estados estricta:

  – PENDING ↔ READY_TO_BILL (cambio directo)

  – READY_TO_BILL → PROCESSED → COMPLETED (progresivo)

  – No se puede saltar estados intermedios; BI Admin puede forzar.

– Permisos:

  • Alter BI: requerido para cambiar items no-royalty.
  • Alter Royalty: requerido para items con royalty.
  • BI Admin: puede cambiar a cualquier estado y borrar sin restricciones normales.

– Borrado:

  • Sin BI Admin, solo puedes eliminar si el item está en PENDING, fuiste quien lo creó y tienes derecho a Alter BI (y no es royalty) o Alter Royalty (si lo es).

– Filtro de fechas:

  – Por defecto: mes actual. Al limpiar fechas, la UI reinicia el panel de filtros para evitar glitches visuales.

– Moneda:

  – El total de Amount solo se muestra si todos los items visibles comparten la misma moneda.

– Cobertura de tipos de servicio:

  – El overview mezcla staffing y solution; usa “Type/Concept” y color por “type” para distinguir:

    – type id 0 (invoice-color): facturación al cliente (típico en solution/staffing).

    – type id 1 (po-color): órdenes de compra/pagos (típico hacia vendor/persona).

  – Úsalo para auditar ambos streams en la misma vista y agrupar con filtros si necesitás enfocarte en uno.

 

Quicksearch

Descripción General:

– Buscador global en la barra superior para encontrar rápidamente personas, compañías, proyectos, oportunidades y accesos a páginas dentro de Wave.

– Pensado para saltar a lo que necesitás en segundos, sin navegar menús.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Buscar por palabra clave

  1. Haz clic en el campo de búsqueda de la barra superior.
  2. Escribe al menos 3 caracteres. El buscador te mostrará resultados en vivo por categoría:

     – Personas

     – Compañías

     – Proyectos

     – Oportunidades

     – Páginas (secciones internas)

  1. Si no hay resultados, verás un aviso de “sin resultados”.

Funcionalidad B: Navegar a un resultado

  1. Dentro del panel de resultados, ubica el elemento que te interesa.
  2. Haz clic para ir directamente al detalle (se abrirá la vista adecuada según el tipo: perfil, compañía, proyecto, oportunidad o sección).
  3. Consejo: si estabas en medio de algo, abre el resultado en una nueva pestaña para no perder el contexto.

Funcionalidad C: Afinar búsquedas

  1. Usa términos específicos: nombre y apellido para personas; razón social para compañías; keywords claras para proyectos u oportunidades.
  2. Evita términos muy genéricos (p. ej., “test”); los mejores resultados vienen de nombres propios o palabras clave distintivas.

Funcionalidad D: Búsqueda de páginas internas

  1. Si sabes el nombre de la sección (p. ej., “Billing”, “Hub”, “My Profile”), escríbelo.
  2. Selecciona el resultado “Pages” para navegar directo sin abrir el menú.

Puntos Clave o Consejos:

  • Disponibilidad por permisos: el buscador global aparece solo si tu rol lo permite.
  • Rendimiento: las búsquedas se actualizan solas mientras escribes; espera un instante tras tipear para ver resultados más precisos.
  • Buenas prácticas: confirma que elegiste la entidad correcta si hay duplicados de nombres parecidos (verifica logo/empresa/ubicación en el resultado).

My profile

Descripción General

  • - Tu espacio personal para ver y actualizar tu perfil en Wave.

  • - Aquí gestionas datos básicos, skills y CVs, asignaciones y contratos, entrevistas/introducciones y preferencias de tu cuenta.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Actualizar mis datos básicos

  1. Entra a “My Profile”.

  2. En la pestaña Main (contendrá tu nombre), revisa y edita nombre, ubicación, zona horaria, idioma, seniority y puesto.

  3. Sube o cambia tu foto de perfil y la imagen de portada.

  4. Guarda los cambios.

Funcionalidad B: Gestionar skills, CVs e integraciones

  1. Ve a la pestaña Profile.

  2. Skills: Añade, edita o elimina habilidades y niveles.

  3. CVs: Sube tu currículum, descarga o elimina versiones anteriores.

  4. Radar: Consulta tu gráfico de habilidades para ver fortalezas

  5. Integraciones: Conecta/actualiza integraciones (p. ej., Google Calendar , WD Careers portal) si las usas.

Funcionalidad C: Ver mis asignaciones y contratos

  1. Abre las pestañas Assignments y Contracts.

  2. Revisa tus asignaciones actuales e históricas y los contratos asociados.

  3. Usa los enlaces a proyectos o clientes para ver más detalles cuando estén disponibles.

Funcionalidad D: Introducciones y Entrevistas

  1. En Introductions, ve las presentaciones realizadas a clientes y su estado.

  2. En Interviews, consulta entrevistas pasadas y próximas, con detalles y resultados.

Funcionalidad E: Acceso directo a pestañas

  1. Cambia de pestaña desde las pestañas superiores (Main, Profile, Assignments, etc.).

  • Si perteneces a un partner externo, es posible que algunas secciones aparezcan en solo lectura.

  • DNC: Si tu perfil está marcado como “Do Not Contact”, verás un aviso claro y un botón para gestionar el estado.

  • Mantén tus skills y CV actualizados: mejora la visibilidad para nuevas oportunidades y agiliza entrevistas.

  • Foto y portada: Una imagen profesional y una portada clara ayudan a otros equipos a identificarse contigo rápidamente.

Prospects pipelines

Descripción General:

  • Gestiona pipelines de prospección comercial para dar seguimiento a oportunidades tempranas antes de convertirse en soluciones/negocios.

  • Permite listar/filtrar pipelines, crear nuevos, y mover ítems a través de etapas según el workflow de Prospects.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Explorar y filtrar Prospect Pipelines

  1. Ve a Sales & Partnership > Prospects. Se muestra la lista de pipelines con contadores por etapa.

  2. Usa los filtros (cliente, workflow, prioridad, estado, palabra clave) para acotar la lista.

  3. Ordena por prioridad o fecha de actividad según necesites.

  4.  Abre un pipeline para ver su detalle y los ítems por etapa (kanban).

Funcionalidad B: Crear un nuevo Prospect Pipeline

  1. En la lista de Prospect, elige “Create” (o acción equivalente).

  2. Completa: Título, workflow (Prospect), prioridad aplicable y, si corresponde, deal o requisición relacionada.

  3. Asigna el equipo (hiring/owners). Evita repetir a la misma persona.

  4. Guarda. El sistema asigna UUID y marca “last activity”.

    Nota: en Prospects, la sucursal puede quedar en blanco según el tipo de workflow.

Funcionalidad C: Gestionar el detalle de un Prospect Pipeline

  1. Entra al pipeline y navega las pestañas: etapas (kanban), ítems, workflow, visibilidad y asociaciones.

  2. Agrega ítems al pipeline (según el flujo: leads/contactos/”candidatos” a evaluar en la etapa de prospección).

  3. Edita campos requeridos por etapa desde el panel de detalle del ítem.

  4. Mueve ítems entre etapas arrastrando en el kanban o con la acción “Mover” y confirma. Los contadores por etapa se actualizan.

Puntos Clave o Consejos

– Equipo sin duplicados: Al crear, no repitas la misma persona en el equipo; la operación fallará.
– Prioridad aplicable: En la creación se fija localmente; en la lista puedes ordenar/filtrar por esa prioridad.
– Branch en Prospects: Algunos workflows de Prospects crean pipelines sin `branch`; es normal.
– Métricas por etapa: Los contadores en la lista y en el kanban reflejan el volumen actual; mover/editar ítems los actualiza.

Operations

Delivery

Business Deal Creation 

Objective:

To create a Business Deal (previously known as an Assignment) in Wave, ensure all necessary financial, contractual, and operational details are properly configured. This process enables developers to track their hours and ensures proper invoicing at the end of the month.

Process Steps:

1. Access the Business Deal Module

• Navigate to “Project & Billing” on the left menu.

• Select “Business Deal”.

• Click on the “Add Business Deal” button to initiate the creation process.

2. Complete Business Deal Configuration (Module by Module)

Module: Client & Business Type

• Select the Client associated with the deal.

• Choose the Type of Service (e.g., staffing, consulting, solution).

• Specify the Solution (if applicable).

• Identify the Source (lead origin).

• Define the Opportunity Type.

Module: Margin Share

• Configure how the profit margin will be split among the participating branches.

Module: Client Contract

• If no previous contract exists, generate a new client contract and fill in:

• Start Date (Date From)

• End Date (Date To)

• Engagement Model

• Selling Rate (amount, currency, and rate type – hourly/monthly)

Module: Vendor Contract

• If no applicable vendor contract exists, create a new vendor contract and complete:

• Start Date (Date From)

• End Date (Date To)

• Engagement Model

• Buying Rate (amount, currency, and rate type – hourly/monthly)

Module: Commissions

• Set up commission configurations applicable to this deal (if necessary).

Module: Project

• Define the Project Name and its specific conditions:

• Local Project (Y/N)

• Excluded from Royalties (Y/N)

Module: Task Configuration

• Set up tasks for time tracking, specifying whether they are:

• Client Billable (tasks that will be invoiced to the client).

• Talent Payable (tasks eligible for payment to the developer).

• Divisible (tasks that can be split across different work categories).

• Commissions (tasks that contribute to commission calculations).

Module: Review & Confirm

• Review the Business Deal summary, ensuring all information is correct.

• Click “Submit” to finalize and create the Business Deal.

Outputs:

• A Business Deal is successfully created in Wave.

• The developer can start tracking hours based on the configured tasks.

• At the end of the month, the Billing Items can be generated for invoicing and financial processing.

This process ensures proper contract alignment, financial transparency, and operational efficiency for managing developer assignments.

Onboarding and Induction Process

Process Start in wave

The onboarding process begins when the Delivery Manager or the Branch Director of the branch with the client requiring a developer creates a new onboarding card in Wave using the “Create New Onboarding” button.

The card includes:

1. All required fields to be filled out to proceed with the process.

2. A list of automatically generated tasks assigned to the respective responsible parties.

3. Specific instructions tailored to the case (internal staff, solutions, or staffing).

Fields to Complete

The Delivery Manager or Branch Director must provide:

• Developer’s information:
– Welcome Form
–  identity documents folder

• Client-specific details.

• Star date 

Automatically Generated Tasks in Wave

Once the required fields are completed, Wave automatically generates the following actions, organized and assigned to the appropriate parties:

• Contract details and final values (using the Deal Calculator).

Initial Setup

• Create a Google Workspace email account.

• Send an invitation to Slack.

• Create a Wave user (if applicable).

Contracts and Documentation

• Finalize SOW values using the Deal Calculator.

• Sign the MSA contract with the client (DocuSign).

• Sign the SOW contract with the client (DocuSign).

• Sign the MSA contract with the developer’s branch provider (DocuSign).

• Sign the W8 form (DocuSign).

• Sign the SOW contract with the developer’s branch provider (DocuSign).

• Close the requisition/opportunity in Wave (if applicable).

• Create the business deal and SOW for the developer in Wave.

Induction and Welcome

• Introduce the developer to the Delivery Management team. Here is a presentation it can be useful for this activity.

• Request feedback on the recruitment process. 

• Schedule an induction meeting for the developer with WillDom.

• Request the developer’s personal and banking information.

• Send a reminder to the client about the onboarding.

• Send a welcome email to the developer (if applicable).

• Complete the developer’s profile in Wave.

Project Kickoff

• Coordinate the assignment’s kickoff meeting with the client.

Developer Follow-Up

• Conduct a follow-up call during the first week using the insight feature in Wave

• Schedule a follow-up meeting at the end of the first month using the insight feature in Wave

Process Completion

The onboarding process is considered complete once all tasks assigned in the onboarding card have been finalized and the developer’s integration into the project or team has been successfully confirmed.

This structured approach ensures that every stage of onboarding is clear, efficient, and aligned with WillDom’s standards, providing an excellent experience for both the developer and the client.

Identity documentation

Objective:

To ensure that every new Tier 1 developer joining WillDom has their identity properly verified and documented. This step reinforces compliance, security, and operational traceability, and is a required action as part of the induction process.

When It Happens:

  • This process is triggered during the onboarding and induction of any new Tier 1 developer.

Responsible:

  • The Talent Specialist from the branch that owns the developer.

Process Steps:

  1. Collect Identity Documents:
    • As part of the induction process, the Talent Specialist must request and obtain valid identity documentation from the developer.
    • Acceptable forms of ID include:
      • Passport (preferred)
      • National ID Card
      • Billing to demonstrate the devs address
  2. Verify Document Validity:
    • Ensure that the documents are:
      • Clear and legible
      • Not expired
      • Match the developer’s legal name and details in Wave
  3. Upload to Shared Branch Folder:
    • Navigate to the designated shared folder for the branch.
    • Upload the identity document(s) to that folder, clearly named (e.g., Passport_JohnDoe.pdf).
  4. Confirm Completion:
    • Mark the task as complete in the onboarding card in Wave.
    • Notify the Branch Director or Delivery Manager that the documentation is in place (if required).

Output:

  • The developer’s identity is securely documented and stored in the shared branch folder.
  • The onboarding process is considered compliant and complete in terms of identity verification.

Legal assets

Process Steps:

1. Initiate the Process:

        • Use the docu.sign platform for all the legal documents

• Gather all input data (Candidate Information, Company Information, and completion status of onboarding tasks).

• Verify that all mandatory onboarding steps are completed.

2. Review and Prepare Contract Wording:

• Ensure the necessary wording for all agreements (MSA, SOW, and W-8BEN) is available and approved.

• Update or adjust templates based on the specific details of the engagement.

3. Generate Contracts:

• Use approved templates to draft:

• Company MSA and SOW

• Candidate MSA, W-8BEN, and SOW

• Populate contracts with relevant data for the company and candidate.

Instructive: Branch Owners Contracts

Instructive: Inter-Owners Contracts

4. Review Contracts:

• Perform a detailed review to confirm all terms, deliverables, and compliance requirements are included.

• Validate contract details with the company’s legal or operations team if necessary.

5. Send Contracts for Signing:

• Use DocuSign to send the contracts:

• Company Contracts to the authorized company representative for signing.

• Candidate Contracts to the candidate for their review and signature.

6. Confirm Signatures:

• Ensure both the company and candidate have signed the required agreements.

• Store the signed contracts securely in the company’s designated system (e.g., Wave).

7. Finalize Contracting:

• Update the candidate’s status to “Contractor” in all relevant systems.

• Notify relevant stakeholders (e.g., delivery management, branch directors) of the successful contracting process.

8. Output:

• Signed Company Contract: Fully executed MSA and SOW for the company.

• Signed Candidate Contract: Fully executed MSA, W-8BEN, and SOW for the candidate.

• Candidate officially converted to Contractor (Developer).

Contract Upload and Centralization in Shared Drive (New Step)

  • Once the contract is signed, the responsible Branch must upload it to the “Legal Docs” folder in the Shared Drive.
  • Required folder structure:
    • Client Name
    • Year
    • Contracts must be stored inside the corresponding year folder.
  • Purpose: Ensure transparency, traceability, and availability of contracts across the WillDom network.

Control and Monitoring

  • The Legal/Operations team will perform periodic reviews to ensure contracts are properly uploaded and maintained.
  • Branches are required to keep their folder updated with:
    • All currently active contracts.
    • Any new contracts signed moving forward.

Responsibilities

  • Upload: Branch Director / Branch Operations Responsible
  • Oversight: Global Operations

Induction to WillDom

1. Verify Onboarding Completion:

• Ensure the developer has completed the contract signing.

2. Schedule Induction Sessions:

• Coordinate with relevant stakeholders (e.g., Delivery Managers, Branch director, Talent Specialist, etc. ) to schedule induction meetings.

3. Provide Access to Tools:

• Create and share credentials for all WillDom tools:

• Wave

• Time-Tracker

• Slack

• Google Account

4. Conduct the Induction Program:

• Session 1: WillDom Culture and Values:

• Share the company’s mission, vision, values, and expectations for developers.

• Highlight how developers contribute to WillDom’s success and their role in client engagement.

• Session 2: Processes and Best Practices:

• Explain operational workflows, escalation processes, and expectations for deliverables.

• Clarify administrative tasks like time tracking, reporting, and feedback loops.

• Session 3: Tools Overview and Training:

• Demonstrate how to use key tools such as Wave, time-tracker, communication platforms, and the email system.

• Provide user guides and troubleshooting tips for self-sufficiency.

5. Assign a Mentor (if applicable):

• Pair the developer with a senior team member or delivery manager for additional guidance and support during the first month.

6. Collect Feedback:

• Request feedback from the developer about the induction process to improve future sessions.

7. Output:

• A fully inducted developer who understands WillDom’s culture, processes, and tools.

Dev kick off 

Objective: Introduce the inducted developer to the client, ensuring a smooth start by aligning expectations, providing necessary information, and establishing communication channels.


Inputs:

• Inducted Developer: A developer who has completed the WillDom induction process.

• Contract Information: Signed agreements (MSA, SOW) with both the developer and the client.

Process Steps:

1. Verify Readiness:

• Confirm that the developer has completed their WillDom induction process.

• Ensure all contract information is documented and accessible.

2. Coordinate Kickoff Meeting:

• Schedule a meeting between the developer, client representatives, and the delivery manager/branch director.

• Share the meeting details (agenda, date, time, and participants) with all parties.

3. Prepare Developer Introduction:

• Compile the developer’s profile (skills, experience, and role description) for the client.

• Highlight key achievements or relevant project experience that align with the client’s needs.

4. Conduct the Kickoff Meeting:

• Introduction Phase:

• Present the developer to the client, including their background, role, and responsibilities within the project.

• Encourage the developer to share a brief introduction about themselves.

• Project Overview (if apply):

• Ensure the client provides an overview of the project’s goals, scope, and expected deliverables.

• Clarify timelines, communication channels, and reporting expectations.

5. Align Expectations:

• Confirm the developer’s initial tasks and responsibilities.

• Address any immediate questions or concerns from the developer or the client.

6. Provide Documentation and Access:

• Ensure the developer has access to all client tools, systems, and resources required to begin their work.

• Share project documentation (if applicable) for reference.

7. Post-Meeting Follow-Up:

• Summarize key takeaways from the meeting and share them with all stakeholders.

• Ensure all action items are assigned and tracked.

8. Output:

• A formally introduced developer who is aligned with the client’s expectations and equipped to start contributing to the project.

Dev & Client insight 

Developer Performance Feedback Process (Insight)

Objective:

To ensure consistent monitoring of the developer’s performance, well-being, and alignment with the client’s expectations through structured monthly feedback sessions. Additionally, this process helps identify new business opportunities within the client and escalate them accordingly.

Inputs:

• Developer actively working with a client.

• Monthly performance review session between the Delivery Manager and the Developer.

Tools Required:

1. Wave – For recording and managing feedback.

2. Feedback Framework – Classification of insights to standardize performance evaluation.

3. HubSpot – For creating an upselling deal if a business opportunity is identified.

Process Steps:

1. Schedule Monthly Feedback Session

• The Delivery Manager of the branch responsible for the client coordinates a one-on-one meeting with the developer, ensuring availability and proper preparation.

2. Conduct the Feedback Session

During the session, the following discussion points should be covered:

• Developer Well-Being: Assess the developer’s job satisfaction, motivation, and overall engagement.

• Challenges & Needs: Identify any blockers or challenges the developer is facing.

• Client & Team Integration: Evaluate how well the developer is integrating within the client’s environment and working with their peers.

• Client Satisfaction & Feedback: Gather any feedback the client has provided regarding the developer’s performance.

• New Business Opportunities:

• Identify additional needs or potential projects within the client.

• Assess if there’s an opportunity to expand WillDom’s services.

• If applicable, initiate a new deal in HubSpot for upselling.

• Document all observations and actionable points.

3. Log Insights into Wave

• Access Developer Profile:

• Search for the developer in Wave.

• Navigate to the Assignment tab.

• Add New Insight:

• Locate the current assignment.

• Click on the three vertical dots and select Add Insight.

• A form will appear for entering feedback.

4. Classify the Insight

• Select the appropriate category based on performance and feedback:

• Outstanding – Exceptional performance and achievements.

• Positive – Good overall performance.

• Warning – Areas requiring improvement.

• Risk – Requires immediate attention to address concerns.

• Critical – Serious issues that need urgent resolution.

• Include any additional notes or action items for follow-up.

5. Review Historical Insights (Optional)

• Navigate to the Projects module in Wave.

• Access the Insights section.

• Use filters to view historical feedback by client, developer, or project.

• Analyze trends to identify patterns or recurring issues.

6. Follow-Up Actions

• If an upselling opportunity has been identified, create a new deal in HubSpot and follow the selling process.

• Address any urgent needs or challenges raised during the session.

• Coordinate with relevant teams or stakeholders for additional support.

• Schedule follow-up meetings if necessary to track progress.

Outputs:

• Insight recorded in Wave with detailed performance feedback.

• Improved understanding of the developer’s needs, performance, and integration with the client.

• Actionable follow-ups to address any identified concerns.

• New business opportunities converted into HubSpot deals if applicable.

Billing item creation 

Process for Generating Billing Items

Objective:

The purpose of this process is to accurately track and convert developers’ logged and confirmed hours into Billing Items (BIs), ensuring a seamless transition for client invoicing, payment to developers, and internal financial reporting. This process ensures transparency, efficiency, and alignment with financial and contractual agreements across the WillDom network.

Inputs:

1. Active assignment or business deal.

2. Hours tracked by the developer.

3. Hours submitted by the developer.

Tools Required:

1. Wave Platform:

• Project Module.

• Billing & Invoicing Section.

Process Steps:

1. Access Billing & Invoicing Section:

• Navigate to the Projects Module in Wave.

• Select the Billing & Invoicing section.

• The screen displays all active business deals/assignments for the branch.

2. Filter for the Desired Developer:

• Use the filters at the top of the screen to search by client, developer, or assignment.

3. Verify Pending Tasks:

• Select the relevant client.

• A window will display all active assignments for that client.

• The Delivery Manager verifies the following:

• Any missing hours that need to be tracked.

• Hours pending submission by the developer.

• Hours pending confirmation by the Delivery Manager.

• Ensure all steps are completed before generating the Billing Item.

4. Generate Billing Item:

• Click on the three vertical dots (“Generate Billing Item”) next to the desired assignment.

• A window appears showing:

• Summary of hours by task and configuration.

• Gross margin for the assignment (percentage and USD).

• A breakdown of all generated Billing Items based on the assignment’s configuration.

5. Add Custom Billing Item (If Necessary):

• If additional items are needed, click on “Add Item +”.

• Configure the custom Billing Item, specifying all relevant details.

6. Finalize the Process:

• In the tab: Previously created you will be able te see the Billing items.

• These items are automatically forwarded to the Billing Overview section, where the finance team will process them further.

7. Financial Team Actions:

• From the Billing Overview, the finance team will:

• Proceed with client invoicing.

• Manage commissions payments (if applicable)..

• Manage payments to developers.

• Handle accruals transfer (if applicable).

• Process royalties payment to GLB.

Outputs:

1. Billing Items successfully generated.

2. Detailed breakdown of hours and financial margins.

3. Items ready for further processing by the finance team.

Offboarding

Objective:

The offboarding process ensures an organized and transparent transition for developers leaving their current assignments. The primary goal is re-engagement, meaning finding a new assignment for the developer. If no new assignment is found, the process proceeds to finalize the offboarding steps, ensuring all responsibilities are completed smoothly.

Process Steps:

Initiation:

1. Automatic Trigger:

• The process starts 30 days before the end date of the current assignment. Wave automatically generates an offboarding card with predefined tasks.

• Generate the renewal deal in Hubspot 

2. Manual Trigger:

• Branch Directors/Delivery Manager may initiate the process at any time via Wave by manually creating the offboarding card.

Tasks Generated on the Offboarding Card:

1. Assignment Management:

• Log Status in Assignment: Record the offboarding reason in the assignment details.

• Close Assignment: Mark the assignment as closed in Wave.

2. Notifications and Communication:

• Notify the branch responsible for the developer (branch director and talent team).

• Send a contract end reminder to the developer (cc: Talent team).

3. Re-engagement Activities:

• Introduce the developer to active requisitions (Talent Team).

• Proactively seek new opportunities (Delivery Team).

4. Exit and Program Communication:

• Conduct an Exit Survey to gather feedback.

• Communicate relevant programs and initiatives to the developer to maintain engagement.

5. Re-contact Efforts:

• Send a re-contact reminder about programs at 15 days post-offboarding.

• Follow up again at 30 days post-offboarding.

6. Account and System Deactivation:

• Delete the developer’s Slack account (if applicable).

• Deactivate the developer’s Wave account (if applicable).

• Delete the developer’s Google email account (if applicable).

Outputs:

1. Developer re-engaged:

• If a new assignment is secured, the developer transitions to the onboarding process for the new assignment.

2. Offboarding Completed:

• If re-engagement is not possible, all offboarding tasks are finalized, and the developer is officially offboarded.

Dedicated team framework 

Dedicated team framework

IS workstream 

Objective:

Ensure that all Information Security-related concerns, whether in the commercial process with a lead or when a client requests security-related actions (audits, contract modifications, addendums), are properly addressed by WillDom’s Chief Information Security Officer (CISO).

Process Steps:

1. Trigger Event:

• A lead asks about WillDom’s security policies during the sales process.

• A client requests an Information Security audit.

• A client requests a contract modification or addendum related to security compliance.

• Any other security-related question arises.

2. Immediate Action:

• The person handling the request (Sales, Delivery, Legal, etc.) must contact the CISO of WillDom immediately.

• The CISO is the first point of contact for all Information Security matters.

3. CISO’s Responsibilities:

• Review and respond to the request.

• Provide necessary documentation (security policies, compliance reports, etc.).

• Coordinate with Legal if contract modifications are required.

• Support audits by working with relevant teams.

• Ensure compliance with WillDom’s internal security policies and industry standards.

4. Information Security Risk Management Strategies:

After consulting with the CISO, the following strategies can be considered to transfer or mitigate security risks:

  1. Risk Transfer Strategies:

• Using the Client’s Laptop: The client provides a laptop configured with their security policies, transferring the risk to the client.

• Using the Developer’s Laptop with the Client’s VPN: The developer uses their device, but all data traffic is routed through the client’s secure VPN, transferring security responsibilities to the client.

  1. Risk Mitigation Strategies:

• Purchasing a Laptop via the Developer Value Program (DVP):

• The client installs and manages their security policies on the laptop, ensuring compliance.

• Alternatively, WillDom installs and manages the client’s security policies on the laptop, maintaining control over compliance internally.

5. Resolution and Communication:

• The CISO provides the required response or documentation.

• The requesting team communicates back to the lead/client.

• Any contract updates are finalized with the legal team.

• The process is logged for future reference.

Output:

1. Security concern addressed efficiently and professionally.

2. Compliance and risk management ensured through proper CISO oversight.

3. Appropriate risk management strategy (transfer or mitigation) implemented.

4. Documentation updated if necessary.

5. Improved client trust and alignment with security best practices.

Document

IS data 

GDPR  

What is the GDPR?

General Data Protection Regulation (GDPR) – an EU law with rules which define how organisations are obliged to process personal data. 

GDPR ‘protects fundamental rights and freedoms of natural persons and in particular their right to the protection of personal data’.

In accordance with the Regulation ‘personal data’ means information that can directly or indirectly identify a natural person for example such as: name, surname, telephone number, e-mail address, ID number. 

Special categories data – are indicated in the Article 9, for example: racial or ethnic origin, religious beliefs, political opinions, genetic and biometric data, data concerning health and sexual orientation. 

What is data processing?

Article 4 (2) of the Regulation ‘processing’  is any operation on personal data such as: 

  • collection
  • recording
  • organisation
  • structuring
  • storage
  • adaptation or alteration
  • retrieval
  • consultation
  • use
  • disclosure by transmission
  • dissemination or otherwise making available
  • alignment or combination
  • restriction
  • erasure or destruction

 Article 5 –  The main principles relating to processing of personal data:

  1. Lawfulness and transparency 
  2. Purpose limitation
  3. Data minimisation
  4. Accuracy
  5. Storage limitation
  6. Integrity and confidentiality

The controller shall be responsible for and be able to demonstrate compliance with (accountability).

Article 6 

Processing personal data must be legal. There are 6 legal basics that motivate to processing personal data:

  1. Consent
  2. The performance of the contract
  3. Legal obligation of the data controller
  4. Protecting vital interests of natural persons
  5. Task of public interest
  6. Legitimate interests of the data controller

Processing of personal data, to be legal, must be based on at least one of the above applies. 

Data Processing Agreement (DPA) – why is it so important?

This is a formal contract that shall be signed between a data controller and a data processor in accordance with the GDPR. In case the data controller wants to let the data processor process for example client’s, employee’s personal data the DPA is required.

Article 4 (8) ‘processor’ means a natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller. 

DPA is stated in Article 28(3). 

Such a contract regulates the relation between the data controller and the data processor. 

The data controller 

‘The processor processes the personal data only on documented instructions from the controller’.  

The controller can cooperate with the processor who implements technical and organisational measures and provides security of processing. 

In accordance to GDPR the DPA should specify: 

‘the subject-matter and duration of the processing,

the nature and purposes of the processing,

the type of personal data and categories of data subjects, 

taking into account the specific tasks and responsibilities of the processor in the context of the processing to be carried out and the risk to the rights and freedoms of the data subject. 

After the completion of the processing on behalf of the controller, the processor should, at the choice of the controller, return or delete the personal data, unless there is a requirement to store the personal data under Union or Member State law to which the processor is subject.’

GoGDPR.us

Initiate the process:

·      Contact willdom@gogdpr.us

·      For receiving a login and password click here –> https://willdom.gogdpr.us/login

·      Log in to –> willdom.gogdpr.us

·      Conduct the audit:

Step 1: Audit form –> fill in the audit form to check your company’s areas activity (basic information about the company, your activity on the internet, accounting, outsourcing etc.)

            IMPORTANT à remember to finish the audit

        Step 2: Register of Processing Activities –> here you can verify personal data processing according to GDPR

        Step 3: Register of Entrustments Agreements –> you will find here companies with whom the data entrustment agreement should be signed

         Step 4: Risk Analysis –> you will find here all information how to secure your company to avoid risk during processing personal datas

          Step 5: Register and document templates –> you will find here all registers and documents templates for use 

Solutions

What Can Be Offered?

WillDom can offer any solution listed in the Solutions Catalog available in Wave (Sales Partnership > Solutions > Stage: Continuous Improvement).

How Does the Sales Process Work?

The first step is identifying a signal that the lead has a need related to one of the solutions in WillDom’s catalog. Once this is identified, an internal meeting should be held with the Solution Owner (the person leading that specific solution) to receive technical support during the sales process. It’s important to clarify that this support is technical in nature—the commercial relationship remains fully owned by the branch that has the client or lead relationship.

This often raises questions about how the relationship works between the commercial branch and the branch delivering the solution. The primary principle is to aim for a win-win relationship between both branches, with the shared goal of solving the client’s problem. If doubts arise, the secondary principle is to treat it as a win/win relationship, in which the branch delivering the solution acts as a vendor to the commercial branch.

This has practical implications:

  • The broker branch must assign a non-technical Project Manager to oversee the project.

Broker Branch Responsibilities:

  • Managing the Commercial Relationship
  • Serve as the main point of contact with the client throughout the entire lifecycle of the project.
  • Negotiate commercial terms, manage expectations regarding scope, timeline, and budget.
  • Coordination with the Solutions Team (Solution Architect and Team)
  • Ensure constant and efficient communication with the Solution Architect to confirm the solution meets the client’s needs.
  • Act as a liaison to relay essential client insights to the solutions team.
  • Supporting Pre-Sales and Sales
  • Provide market and client context to align the proposed solution with expectations.
  • Participate in proposal creation and client presentations, ensuring consistency with WillDom’s positioning.
  • Monitoring Project Progress
  • Oversee project milestones and keep the client informed.
  • Proactively manage risks, escalating issues when needed to ensure resolution.

Solution Provider Branch Responsibilities:

  • Pre-Sales Support
  • Collaborate with the broker’s Project Manager and sales team to craft tailored proposals.
  • Offer technical and architectural input during the proposal stage to ensure feasibility.
  • Solution Design & Implementation
  • Own the technical architecture and ensure it aligns with client requirements and WillDom standards.
  • Manage execution, resource planning, and delivery timelines.
  • Coordinate closely with the Project Manager to ensure alignment between technical feasibility and client expectations.
  • Post-Sales Support
  • Provide ongoing technical support after delivery.
  • Handle bug fixing and ensure client satisfaction with solution performance.

Shared Solutions and Branch Selection

Some solutions—such as Marketing or AI—are offered by multiple branches:

  • Marketing: Córdoba and Costa Rica
  • AI: Paraguay, Barcelona, and Marilia

When a sales opportunity arises with one of these shared solutions, it may initially seem complex to determine who should lead from a technical standpoint. However, this should be seen as an opportunity to select the best operator.

The broker branch will select one branch to carry out the pre-sales process and build the proposal. Once the proposal is ready, the broker branch may choose to share it with other branches offering the same solution, to compare and decide who’s best suited to deliver.

This means that leading the pre-sales process does not guarantee the delivery of the project. That branch has an advantage due to familiarity with the client, but the broker branch maintains the right to select the most competitive and capable option from the network.

Commercial Process in HubSpot

During the commercial engagement phase, both the broker branch and the solution provider branch are actively involved.

As soon as a potential opportunity is identified, the broker branch must create a new deal in HubSpot, selecting the “Solution” deal type. At this stage, the type of solution being offered must be specified—these are the ones listed in the official Solutions Catalog, as described in the first section above.

From that point on, the broker branch is responsible for advancing the deal through the appropriate stages in HubSpot, following the standard lifecycle of that specific solution.

As soon as a potential opportunity is identified, the broker branch must create a new deal in HubSpot, selecting the “Solution” deal type. At this stage, the specific solution being offered must be indicated—these are the ones listed in the official Solutions Catalog, as described in the first section above.

From there, the broker branch is responsible for moving the deal through the following HubSpot stages, based on the progress of the opportunity:

  1. Marketing Qualified Lead
  2. Sales Qualified Lead
  3. Contact Meeting
  4. Qualification
  5. Investigation
  6. Proposal pre-validation
  7. Proposal presentation
  8. Team interview
  9. Closing
  10. Closed Won
  11. Closed Lost

Each stage should reflect the real-time status of the deal, ensuring visibility and alignment across all stakeholders involved in the sales process.

Post-Closing: Delivery Models and Operational Structure

Once the deal moves to the “Closed Won” stage in HubSpot, the delivery of the solution can follow one of several commercial models:

1. Fixed Price

Under this model, the client is charged a fixed total amount for the entire solution, with payments typically tied to defined delivery milestones (e.g., upon completion of the design phase, implementation, go-live, etc.). This requires detailed scoping upfront and strict alignment between client expectations and the delivery roadmap. The branch delivering the solution is fully responsible for meeting the commitments outlined in the proposal.

2. Retainer

A retainer model involves charging the client a fixed monthly fee, regardless of the number of hours or deliverables within that period. This model is often used for ongoing advisory services, continuous delivery, or long-term strategic engagements.

3. Time & Materials

This is the most commonly used model and is based on hourly or monthly rates for the resources involved. The client is billed according to the actual effort and time spent by the delivery team.

These models are currently being incorporated into Wave, specifically under the Business Deal Assistance module. In the future, this module will allow complete configuration and tracking of deal structures, invoicing plans, and inter-branch financial flows.

Decoupling Client Billing from Inter-Branch Payments

An important evolution in our operating model is the decoupling of client invoicing from inter-branch payments. Here’s how it works:

  • The client billing remains the responsibility of the broker branch, as they hold the commercial relationship and client-facing Project Management role.
  • The inter-branch payment, however, is handled separately. For example, in a Fixed Price model, the solution branch is contractually responsible for delivering the agreed scope, while the broker branch supports coordination and client communication.

Internally:

  • The solution branch decides how to structure the delivery team, when team members join or leave, and how to allocate resources throughout the project.
  • Billing Items for inter-branch payments are generated not per individual contributor, but as a single line item from the broker branch to the solution branch.
  • The solution branch is then responsible for distributing payments to the contributors involved in the delivery.

This setup mirrors a classic vendor relationship, where a single point of accountability (the solution branch) ensures quality delivery in exchange for a contractual payment, independent of individual developer arrangements.

This is a key shift from our previous model and aligns with our strategy of scaling solution-based delivery across the network in a structured and professional manner.

Clarification on Retainer Model

The Retainer model follows the same operational logic as the Fixed Price model. The client is billed a monthly fee, and then a single inter-branch payment is made to the solution branch—as an entity—for delivering the service.

It is then the responsibility of the solution branch to distribute payments internally to the individuals or teams involved in delivering the solution. This reinforces the separation between:

  • Client invoicing (handled by the broker branch)
  • Inter-branch settlement (payment to the solution branch as a vendor)

This structure ensures clarity of roles and accountability, while allowing each branch to manage its internal operations independently and efficiently.

Clarification on Time & Materials Model

If the project follows a Time & Materials model, it operates similarly to how we traditionally handle staffing engagements in WillDom.

  • The client is billed based on actual hours or months worked by each individual on the project.
  • The Billing Items are generated per contributor, following the structure already in place for staffing.
  • Each developer or consultant is billed directly, and the corresponding payments are made individually, as opposed to a consolidated inter-branch settlement.

This is the most familiar and widely adopted model in our current operations and requires less structural change compared to Fixed Price or Retainer projects.

Margin Sharing Model

In the solutions model, margin sharing follows a structured but dynamic model:

Margin Distribution Framework

  1. 20% of the gross margin is allocated to the solution branch as a base fee for owning the technical execution.
  2. The remaining 80% of the gross margin is split 50/50 between:
    • The broker branch
    • The solution branch

This results in a final distribution of 40%-40%-20% (broker / solution / solution base fee).

Shared Responsibility for Profit & Loss

Although the operational relationship between the branches resembles that of a client and vendor, it is important to clarify that:

 Both branches are jointly responsible (solidarily liable) for the financial outcome of the project—including profits and losses.

Why?

  • At the start of the project, the team defines a tentative cost structure and a fixed selling rate in the proposal.
  • However, due to the natural evolution of the project, actual costs may deviate from the original estimate.
  • These variances can impact the final margin.

How Is Margin Shared in Practice?

  1. Throughout the project, margins are split incrementally as Billing Items are generated and invoiced to the client.
  2. This split is done in real-time based on each invoicing event (not at the end of the project).

However, to ensure fairness in case of deviations:

End-of-Project Adjustment (Clearing)

  • In the final month of the project, a financial reconciliation (clearing) is performed.
  • This clearing includes:
    • Total revenue collected from the client
    • Total payments made to contributors
    • Total inter-branch transfers

If there is a deviation from the initially expected margin split, an adjustment is made in the final billing period to ensure:

Each branch receives its rightful share:

  • 20% to the solution branch (fixed)
  • The remaining margin is split 40/40 between broker and solution branches

This mechanism ensures that both branches benefit equally from the value created—while recognizing that one branch carries execution responsibility and the other leads the commercial relationship.

Commissions

If there are commissions involved (e.g., through a Client Referral Program or a Talent Specialist incentive), these are applied in the same way as today:

  • Commissions are deducted from the margin, and both branches contribute proportionally to cover them.
  • If the commission is related to talent sourcing (e.g., a Talent Specialist), it is paid by the branch providing the talent.
  • In referral cases, the commission applies to the total margin, before the standard margin split.

This approach ensures consistency with existing practices while adapting to the solutions business model.

Dashboards 

Global Stats 

This dashboard provides a high-level summary of the branch’s performance and the network’s overall status. More detailed insights can be found in other dashboards. It consists of three main tabs:

1. Operations Tab:

• Number of sales deals and active deals

• Quantity of open positions and SOWs signed

• Summary of the sales deals funnel

• Recruitment days to hire

• Coverage percentage of open positions

2. Revenue Tab:

• Total revenue and billable hours

• Gross margin analysis

• Full-Time Equivalent (FTE) count

• Number of active clients and new clients acquired

3. Talent Tab:

• Tier 1 talent distribution

• Median active aging and average person aging

• Quantity of active assignments for own talent and own clients

• Number of shared assignments involving own talent

This dashboard serves as a quick performance snapshot for leadership and decision-making.

Global stats dashboard

People

The People Dashboard provides a detailed view of the People universe and the Talent Specialists’ operations, offering insights into recruitment processes, talent distribution, and staffing. It consists of several pages:

1. ATS – Operations

• Number of active pipelines

• Candidates added and introduced

• Assignments approved and coverage percentage

• Candidate funnel analysis

2. ATS – Interviews

• Number of interviews conducted

• Feedback received from interviews

3. ATS – Introductions

• Total introductions made

• Introductions by introducer and by branch

4. Talent Pool

• Average experience for specific positions

• Geographical distribution of developers by profile

• Total talent by country

• English proficiency levels

• Top 12 main skills talent distribution

• Top 12 secondary skills and average experience

• Average hourly rate by country

5. Staff

• Employee birthdays

• Join dates of employees at WillDom

6. T4 (Tier 4 Status)

• Overview of Tier 4 candidate progress

7. Opportunities

• Information on approved and rejected candidates

• Reasons for rejections

This dashboard enables Talent Specialists and leadership to track recruitment efficiency, analyze talent distribution, and optimize hiring strategies.

People dashboard

Sales

The Sales Dashboards provide a comprehensive view of the entire sales ecosystem, covering key metrics related to pipelines, clients, forecasting, marketing, and revenue insights. This dashboard includes:

• Pipelines: Overview of active and historical pipelines, tracking deal progress.

• Clients: Insights into client acquisition, retention, and engagement.

• Forecasting: Revenue and deal forecasting to predict future business performance.

• Marketing: Analysis of lead generation, conversion rates, and marketing effectiveness.

• Revenue Insights: Breakdown of revenue sources, trends, and performance.

• SOW Rates: Standard rates for Statements of Work (SOW) across different projects.

• Deal Funnel Comparison: Comparative analysis of deal progression across time periods.

• Source Analytics: Evaluation of lead sources and their contribution to sales.

• Other Key Data: Additional insights into sales strategies, win/loss analysis, and overall sales performance.

This dashboard serves as a centralized hub for sales strategy and performance analysis, enabling teams to optimize sales efforts and drive business growth.

Sales dashboard

Finance 

The Finance Dashboard provides key financial insights, covering revenue, profitability, and billing-related metrics. It includes:

• Profit Analysis: Overview of gross and net profit performance.

• Final Client Billing: Details on invoicing to end clients.

• Interbranch Billing: Insights into internal billing transactions between branches.

• Gross Margins: Breakdown of profitability per project, client, and branch.

• Accruals: Tracking of USD generated for the DVP 

• Total Contract Value (TCV): Sum of all contracted revenue across active deals.

• Billing Item Modifications: Adjustments and changes in billing items over time.

• Estimates & Gap Estimates: Projected vs. actual revenue analysis.

• Client Lifetime Cycle: Financial performance tracking throughout the client’s relationship with WillDom.

This dashboard helps finance teams monitor financial health, optimize billing processes, and ensure profitability across the network.

Finance dashboard

Articles

Delivery

GDPR

Solutions pipelines

Descripción General

  • Gestiona pipelines de “Solutions” (oportunidades de solución) con etapas definidas por su Workflow.

  • Permite listar, crear y administrar pipelines; agregar/mover items de solución por etapas; y trabajar con propuestas vinculadas a la oportunidad.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Explorar y filtrar Solutions Pipelines

  1. Ve a Sales & Partnerships > Solutions. Se muestra el listado de pipelines con contadores por etapa.

  2. Usa filtros (p. ej., prioridad, workflow, palabra clave) y ordena por prioridad o actividad reciente según necesites.

  3. Haz clic en un pipeline para abrir su detalle.

Funcionalidad B: Crear un nuevo Solutions Pipeline

  1. En la lista de Solutions, selecciona “Nuevo” (o acción equivalente).

  2. Completa: título, Workflow (Solution), prioridad aplicable y, si corresponde, asocia un deal.

  3. Asigna el equipo (no dupliques personas en el equipo; el guardado fallará si hay repetidos).

  4. Guarda.

    El sistema asigna UUID, creador y “last activity”. En Solutions, según el tipo de Workflow, la "branch" puede quedar en blanco (comportamiento esperado).

Funcionalidad C: Administrar el detalle del Pipeline (etapas, items y propuestas)

  1. Stages/Kanban: Visualiza y arrastra ítems entre etapas.
  2. Items: Crea/edita items de solución.
  3. Proposals: Administra propuestas vinculadas a la oportunidad.
  4. Workflow/Fields: Consulta/ajusta campos por etapa y transiciones.
  5. Visibility/Associations: Define visibilidad y relaciones con otras entidades.

  • Para mover un item a otra etapa: arrástralo en el kanban o usa la acción “Mover” y confirma.

  • Para editar campos de la etapa (requeridos/condicionales): entra al detalle del item y guarda los cambios.

Puntos Clave o Consejos:

– Equipo sin duplicados: Al crear/editar el equipo del pipeline, no repitas personas; el backend lo bloquea.
– Prioridad aplicable: Se define en la creación (ámbito local del pipeline) y puede usarse para ordenar/filtrar en la lista.
– Branch nulo: En algunos Workflows de Solutions, “branch” se establece en blanco automáticamente; es normal.
– Propuestas y deal: En Solutions el detalle integra propuestas de la oportunidad; mantenlas al día para destrabar avances en etapas posteriores.

GDPR

Sales

Ayuda y Soporte

Articles

Preguntas Frecuentes (FAQ)

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Solución de Problemas Comunes

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Cómo Contactar al Equipo de Soporte

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Hub

Descripción General

  • Es el centro de oportunidades de Wave. Desde aquí ves el listado de oportunidades, aplicas filtros, y entras al detalle de cada oportunidad para avanzar el proceso.

  • Pensado para velocidad: búsqueda, filtros guardados, y navegación fluida entre lista y detalle.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Explorar el listado de oportunidades

  1. Ingresa al HUB. Verás el listado inicial con filtros por defecto.

  2. Usa el buscador para localizar rápidamente por nombre, empresa o palabra clave.

  3. Aplica filtros por tipo (Staffing/Solution), compañía, prioridad, estado, dueño, etc.

  4. Haz clic en una oportunidad para abrir su detalle en la misma vista.

Funcionalidad B: Trabajar el detalle de una oportunidad

  1. Al abrir una oportunidad, verás sus secciones clave: resumen, etapa actual, propuestas (si aplica), ítems/pipelines relacionados, y actividades relevantes.

  2. Cambia la etapa cuando corresponda y completa los campos requeridos por etapa.

  3. Si la oportunidad es Staffing, podrás ver y gestionar pipelines/ítems asociados al proceso de talento.

  4. Guarda tus cambios; la lista y los contadores se actualizan.

Notas

Trabajar el detalle de una oportunidad
Cambiar etapa y completar campos requeridos

  1. Abre la oportunidad desde la lista del HUB.

  2. Revisa la etapa actual (encabezado). Cambia de etapa cuando corresponda.

  3. Completa los campos obligatorios de la etapa (aparecen como requeridos). Guarda para confirmar el cambio.

  4. Si la transición está bloqueada, revisa qué campo/firma/acción falta y corrígelo antes de reintentar.

  1. Ve a la pestaña Proposals.

  2. Crea una propuesta nueva o edita una existente: alcance, entregables, precios, hitos y fechas.

  3.  Adjunta documentos relevantes (presentaciones, SOW preliminar) y guarda.

  4. Marca la propuesta ganada/perdida cuando corresponda para actualizar el estado general.

  1. Abre Sourcing Pipelines.

  2. Entra al pipeline si necesitás mover ítems de etapa, ajustar el equipo o actualizar priorización.

  3. Vuelve a la oportunidad para mantener la trazabilidad del avance comercial.

  1. Abre Deal Details cuando la oportunidad sea de staffing.

  2. Crea/edita “deal items” (roles/perfiles, rates, modalidades) y alínealo con el pipeline de talento.

  3. Guarda cambios para sincronizar expectativas con reclutamiento y delivery.

  • Si aplica, revisa introducciones realizadas por partners (contactos/personas presentadas).

  • Acepta o descarta introducciones y deja feedback breve para mantener la red saludable.

  • Usa esto para acelerar sourcing sin perder control de calidad.

Actividades y seguimiento

  • Registra notas de la interacción (llamadas, mails, reuniones).
  • Crea tareas de seguimiento con fecha clara (próxima llamada, envío de propuesta, negociación).
  • Mantén el historial vivo: ayuda a todo el equipo a continuar la conversación con contexto.
Buenas practicas

– Un “update corto” por cambio relevante: qué pasó, qué falta, próximo hito.
– Usa tareas con fecha concreta y dueño. Sin fecha, no existe.
– Cierra propuestas/ítems duplicados; el ruido mata la señal.
– Mantén la prioridad coherente con el potencial real para ordenar correctamente el pipeline.

Funcionalidad C: Filtros y estado guardado

  1. Ajusta tus filtros. El HUB recuerda preferencias comunes y puede restaurar chips relevantes (por ejemplo, “Network”) según tu contexto.

  2. Si accedes a HUB desde un enlace con un “selected item”, el sistema enfocará esa oportunidad automáticamente.

Puntos Clave o Consejos:

– Enfoque por tipo: por defecto el HUB prioriza Staffing; puedes cambiar a Solutions con el filtro de tipo.
– “Network” (si aplica a tu rol): verás el chip de “Network” cuando tu vista esté orientada a la red/partners.
– Flujo recomendado: filtra → prioriza → entra al detalle → actualiza etapa/campos → vuelve a la lista. Mantiene el ritmo alto del equipo.

Glosario de Términos

Partners & Vendors pipelines

Descripcion general

Propósito

  • Facilitar la gestión y visualización de:

    1. Relación entre clientes, partners y talento.
    2. Oportunidades y proyectos en curso.
    3. Estado de cuentas y seguimiento de negocios a nivel global.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Visualización de la Red

  • Mapa interactivo/global de la red WillDom

  • Filtros personalizables para visualizar conexiones por:

    • Región
    • País
    • Tipo de relación (partner, cliente, talento)
    • Estado del pipeline (lead, prospect, won, lost)

Funcionalidad B: Filtros y Búsquedas Avanzadas

  1. Búsqueda por nombre, región, skill o tipo de cuenta.

  2. Filtros combinados para análisis segmentados.

Funcionalidad C: Acceso Directo a Detalles de Cuenta/Contacto

  • Acceso rápido a perfiles de clientes y partners.

  • Visualización de actividades recientes (en perfil de cliente):

    • Últimas interacciones (activity log)
    • Detalles generales del cliente
    • Personas de interés

Compass

Delivery

Business Deal Creation 

Objective:

To create a Business Deal (previously known as an Assignment) in Wave, ensure all necessary financial, contractual, and operational details are properly configured. This process enables developers to track their hours and ensures proper invoicing at the end of the month.

Process Steps:

1. Access the Business Deal Module

• Navigate to “Project & Billing” on the left menu.

• Select “Business Deal”.

• Click on the “Add Business Deal” button to initiate the creation process.

2. Complete Business Deal Configuration (Module by Module)

Module: Client & Business Type

• Select the Client associated with the deal.

• Choose the Type of Service (e.g., staffing, consulting, solution).

• Specify the Solution (if applicable).

• Identify the Source (lead origin).

• Define the Opportunity Type.

Module: Margin Share

• Configure how the profit margin will be split among the participating branches.

Module: Client Contract

• If no previous contract exists, generate a new client contract and fill in:

• Start Date (Date From)

• End Date (Date To)

• Engagement Model

• Selling Rate (amount, currency, and rate type – hourly/monthly)

Module: Vendor Contract

• If no applicable vendor contract exists, create a new vendor contract and complete:

• Start Date (Date From)

• End Date (Date To)

• Engagement Model

• Buying Rate (amount, currency, and rate type – hourly/monthly)

Module: Commissions

• Set up commission configurations applicable to this deal (if necessary).

Module: Project

• Define the Project Name and its specific conditions:

• Local Project (Y/N)

• Excluded from Royalties (Y/N)

Module: Task Configuration

• Set up tasks for time tracking, specifying whether they are:

• Client Billable (tasks that will be invoiced to the client).

• Talent Payable (tasks eligible for payment to the developer).

• Divisible (tasks that can be split across different work categories).

• Commissions (tasks that contribute to commission calculations).

Module: Review & Confirm

• Review the Business Deal summary, ensuring all information is correct.

• Click “Submit” to finalize and create the Business Deal.

Outputs:

• A Business Deal is successfully created in Wave.

• The developer can start tracking hours based on the configured tasks.

• At the end of the month, the Billing Items can be generated for invoicing and financial processing.

This process ensures proper contract alignment, financial transparency, and operational efficiency for managing developer assignments.

Onboarding and Induction Process

Process Start in wave

The onboarding process begins when the Delivery Manager or the Branch Director of the branch with the client requiring a developer creates a new onboarding card in Wave using the “Create New Onboarding” button.

The card includes:

1. All required fields to be filled out to proceed with the process.

2. A list of automatically generated tasks assigned to the respective responsible parties.

3. Specific instructions tailored to the case (internal staff, solutions, or staffing).

Fields to Complete

The Delivery Manager or Branch Director must provide:

• Developer’s information:
– Welcome Form
–  identity documents folder

• Client-specific details.

• Star date 

Automatically Generated Tasks in Wave

Once the required fields are completed, Wave automatically generates the following actions, organized and assigned to the appropriate parties:

• Contract details and final values (using the Deal Calculator).

Initial Setup

• Create a Google Workspace email account.

• Send an invitation to Slack.

• Create a Wave user (if applicable).

Contracts and Documentation

• Finalize SOW values using the Deal Calculator.

• Sign the MSA contract with the client (DocuSign).

• Sign the SOW contract with the client (DocuSign).

• Sign the MSA contract with the developer’s branch provider (DocuSign).

• Sign the W8 form (DocuSign).

• Sign the SOW contract with the developer’s branch provider (DocuSign).

• Close the requisition/opportunity in Wave (if applicable).

• Create the business deal and SOW for the developer in Wave.

Induction and Welcome

• Introduce the developer to the Delivery Management team. Here is a presentation it can be useful for this activity.

• Request feedback on the recruitment process. 

• Schedule an induction meeting for the developer with WillDom.

• Request the developer’s personal and banking information.

• Send a reminder to the client about the onboarding.

• Send a welcome email to the developer (if applicable).

• Complete the developer’s profile in Wave.

Project Kickoff

• Coordinate the assignment’s kickoff meeting with the client.

Developer Follow-Up

• Conduct a follow-up call during the first week using the insight feature in Wave

• Schedule a follow-up meeting at the end of the first month using the insight feature in Wave

Process Completion

The onboarding process is considered complete once all tasks assigned in the onboarding card have been finalized and the developer’s integration into the project or team has been successfully confirmed.

This structured approach ensures that every stage of onboarding is clear, efficient, and aligned with WillDom’s standards, providing an excellent experience for both the developer and the client.

Identity documentation

Objective:

To ensure that every new Tier 1 developer joining WillDom has their identity properly verified and documented. This step reinforces compliance, security, and operational traceability, and is a required action as part of the induction process.

When It Happens:

  • This process is triggered during the onboarding and induction of any new Tier 1 developer.

Responsible:

  • The Talent Specialist from the branch that owns the developer.

Process Steps:

  1. Collect Identity Documents:
    • As part of the induction process, the Talent Specialist must request and obtain valid identity documentation from the developer.
    • Acceptable forms of ID include:
      • Passport (preferred)
      • National ID Card
      • Billing to demonstrate the devs address
  2. Verify Document Validity:
    • Ensure that the documents are:
      • Clear and legible
      • Not expired
      • Match the developer’s legal name and details in Wave
  3. Upload to Shared Branch Folder:
    • Navigate to the designated shared folder for the branch.
    • Upload the identity document(s) to that folder, clearly named (e.g., Passport_JohnDoe.pdf).
  4. Confirm Completion:
    • Mark the task as complete in the onboarding card in Wave.
    • Notify the Branch Director or Delivery Manager that the documentation is in place (if required).

Output:

  • The developer’s identity is securely documented and stored in the shared branch folder.
  • The onboarding process is considered compliant and complete in terms of identity verification.

Legal assets

Process Steps:

1. Initiate the Process:

        • Use the docu.sign platform for all the legal documents

• Gather all input data (Candidate Information, Company Information, and completion status of onboarding tasks).

• Verify that all mandatory onboarding steps are completed.

2. Review and Prepare Contract Wording:

• Ensure the necessary wording for all agreements (MSA, SOW, and W-8BEN) is available and approved.

• Update or adjust templates based on the specific details of the engagement.

3. Generate Contracts:

• Use approved templates to draft:

• Company MSA and SOW

• Candidate MSA, W-8BEN, and SOW

• Populate contracts with relevant data for the company and candidate.

Instructive: Branch Owners Contracts

Instructive: Inter-Owners Contracts

4. Review Contracts:

• Perform a detailed review to confirm all terms, deliverables, and compliance requirements are included.

• Validate contract details with the company’s legal or operations team if necessary.

5. Send Contracts for Signing:

• Use DocuSign to send the contracts:

• Company Contracts to the authorized company representative for signing.

• Candidate Contracts to the candidate for their review and signature.

6. Confirm Signatures:

• Ensure both the company and candidate have signed the required agreements.

• Store the signed contracts securely in the company’s designated system (e.g., Wave).

7. Finalize Contracting:

• Update the candidate’s status to “Contractor” in all relevant systems.

• Notify relevant stakeholders (e.g., delivery management, branch directors) of the successful contracting process.

8. Output:

• Signed Company Contract: Fully executed MSA and SOW for the company.

• Signed Candidate Contract: Fully executed MSA, W-8BEN, and SOW for the candidate.

• Candidate officially converted to Contractor (Developer).

Contract Upload and Centralization in Shared Drive (New Step)

  • Once the contract is signed, the responsible Branch must upload it to the “Legal Docs” folder in the Shared Drive.
  • Required folder structure:
    • Client Name
    • Year
    • Contracts must be stored inside the corresponding year folder.
  • Purpose: Ensure transparency, traceability, and availability of contracts across the WillDom network.

Control and Monitoring

  • The Legal/Operations team will perform periodic reviews to ensure contracts are properly uploaded and maintained.
  • Branches are required to keep their folder updated with:
    • All currently active contracts.
    • Any new contracts signed moving forward.

Responsibilities

  • Upload: Branch Director / Branch Operations Responsible
  • Oversight: Global Operations

Induction to WillDom

1. Verify Onboarding Completion:

• Ensure the developer has completed the contract signing.

2. Schedule Induction Sessions:

• Coordinate with relevant stakeholders (e.g., Delivery Managers, Branch director, Talent Specialist, etc. ) to schedule induction meetings.

3. Provide Access to Tools:

• Create and share credentials for all WillDom tools:

• Wave

• Time-Tracker

• Slack

• Google Account

4. Conduct the Induction Program:

• Session 1: WillDom Culture and Values:

• Share the company’s mission, vision, values, and expectations for developers.

• Highlight how developers contribute to WillDom’s success and their role in client engagement.

• Session 2: Processes and Best Practices:

• Explain operational workflows, escalation processes, and expectations for deliverables.

• Clarify administrative tasks like time tracking, reporting, and feedback loops.

• Session 3: Tools Overview and Training:

• Demonstrate how to use key tools such as Wave, time-tracker, communication platforms, and the email system.

• Provide user guides and troubleshooting tips for self-sufficiency.

5. Assign a Mentor (if applicable):

• Pair the developer with a senior team member or delivery manager for additional guidance and support during the first month.

6. Collect Feedback:

• Request feedback from the developer about the induction process to improve future sessions.

7. Output:

• A fully inducted developer who understands WillDom’s culture, processes, and tools.

Dev kick off 

Objective: Introduce the inducted developer to the client, ensuring a smooth start by aligning expectations, providing necessary information, and establishing communication channels.
Inputs:

• Inducted Developer: A developer who has completed the WillDom induction process.

• Contract Information: Signed agreements (MSA, SOW) with both the developer and the client.

Process Steps:

1. Verify Readiness:

• Confirm that the developer has completed their WillDom induction process.

• Ensure all contract information is documented and accessible.

2. Coordinate Kickoff Meeting:

• Schedule a meeting between the developer, client representatives, and the delivery manager/branch director.

• Share the meeting details (agenda, date, time, and participants) with all parties.

3. Prepare Developer Introduction:

• Compile the developer’s profile (skills, experience, and role description) for the client.

• Highlight key achievements or relevant project experience that align with the client’s needs.

4. Conduct the Kickoff Meeting:

• Introduction Phase:

• Present the developer to the client, including their background, role, and responsibilities within the project.

• Encourage the developer to share a brief introduction about themselves.

• Project Overview (if apply):

• Ensure the client provides an overview of the project’s goals, scope, and expected deliverables.

• Clarify timelines, communication channels, and reporting expectations.

5. Align Expectations:

• Confirm the developer’s initial tasks and responsibilities.

• Address any immediate questions or concerns from the developer or the client.

6. Provide Documentation and Access:

• Ensure the developer has access to all client tools, systems, and resources required to begin their work.

• Share project documentation (if applicable) for reference.

7. Post-Meeting Follow-Up:

• Summarize key takeaways from the meeting and share them with all stakeholders.

• Ensure all action items are assigned and tracked.

8. Output:

• A formally introduced developer who is aligned with the client’s expectations and equipped to start contributing to the project.

Dev & Client insight 

Developer Performance Feedback Process (Insight)

Objective:

To ensure consistent monitoring of the developer’s performance, well-being, and alignment with the client’s expectations through structured monthly feedback sessions. Additionally, this process helps identify new business opportunities within the client and escalate them accordingly.

Inputs:

• Developer actively working with a client.

• Monthly performance review session between the Delivery Manager and the Developer.

Tools Required:

1. Wave – For recording and managing feedback.

2. Feedback Framework – Classification of insights to standardize performance evaluation.

3. HubSpot – For creating an upselling deal if a business opportunity is identified.

Process Steps:

1. Schedule Monthly Feedback Session

• The Delivery Manager of the branch responsible for the client coordinates a one-on-one meeting with the developer, ensuring availability and proper preparation.

2. Conduct the Feedback Session

During the session, the following discussion points should be covered:

• Developer Well-Being: Assess the developer’s job satisfaction, motivation, and overall engagement.

• Challenges & Needs: Identify any blockers or challenges the developer is facing.

• Client & Team Integration: Evaluate how well the developer is integrating within the client’s environment and working with their peers.

• Client Satisfaction & Feedback: Gather any feedback the client has provided regarding the developer’s performance.

• New Business Opportunities:

• Identify additional needs or potential projects within the client.

• Assess if there’s an opportunity to expand WillDom’s services.

• If applicable, initiate a new deal in HubSpot for upselling.

• Document all observations and actionable points.

3. Log Insights into Wave

• Access Developer Profile:

• Search for the developer in Wave.

• Navigate to the Assignment tab.

• Add New Insight:

• Locate the current assignment.

• Click on the three vertical dots and select Add Insight.

• A form will appear for entering feedback.

4. Classify the Insight

• Select the appropriate category based on performance and feedback:

• Outstanding – Exceptional performance and achievements.

• Positive – Good overall performance.

• Warning – Areas requiring improvement.

• Risk – Requires immediate attention to address concerns.

• Critical – Serious issues that need urgent resolution.

• Include any additional notes or action items for follow-up.

5. Review Historical Insights (Optional)

• Navigate to the Projects module in Wave.

• Access the Insights section.

• Use filters to view historical feedback by client, developer, or project.

• Analyze trends to identify patterns or recurring issues.

6. Follow-Up Actions

• If an upselling opportunity has been identified, create a new deal in HubSpot and follow the selling process.

• Address any urgent needs or challenges raised during the session.

• Coordinate with relevant teams or stakeholders for additional support.

• Schedule follow-up meetings if necessary to track progress.

Outputs:

• Insight recorded in Wave with detailed performance feedback.

• Improved understanding of the developer’s needs, performance, and integration with the client.

• Actionable follow-ups to address any identified concerns.

• New business opportunities converted into HubSpot deals if applicable.

Billing item creation 

Process for Generating Billing Items

Objective:

The purpose of this process is to accurately track and convert developers’ logged and confirmed hours into Billing Items (BIs), ensuring a seamless transition for client invoicing, payment to developers, and internal financial reporting. This process ensures transparency, efficiency, and alignment with financial and contractual agreements across the WillDom network.

Inputs:

1. Active assignment or business deal.

2. Hours tracked by the developer.

3. Hours submitted by the developer.

Tools Required:

1. Wave Platform:

• Project Module.

• Billing & Invoicing Section.

Process Steps:

1. Access Billing & Invoicing Section:

• Navigate to the Projects Module in Wave.

• Select the Billing & Invoicing section.

• The screen displays all active business deals/assignments for the branch.

2. Filter for the Desired Developer:

• Use the filters at the top of the screen to search by client, developer, or assignment.

3. Verify Pending Tasks:

• Select the relevant client.

• A window will display all active assignments for that client.

• The Delivery Manager verifies the following:

• Any missing hours that need to be tracked.

• Hours pending submission by the developer.

• Hours pending confirmation by the Delivery Manager.

• Ensure all steps are completed before generating the Billing Item.

4. Generate Billing Item:

• Click on the three vertical dots (“Generate Billing Item”) next to the desired assignment.

• A window appears showing:

• Summary of hours by task and configuration.

• Gross margin for the assignment (percentage and USD).

• A breakdown of all generated Billing Items based on the assignment’s configuration.

5. Add Custom Billing Item (If Necessary):

• If additional items are needed, click on “Add Item +”.

• Configure the custom Billing Item, specifying all relevant details.

6. Finalize the Process:

• In the tab: Previously created you will be able te see the Billing items.

• These items are automatically forwarded to the Billing Overview section, where the finance team will process them further.

7. Financial Team Actions:

• From the Billing Overview, the finance team will:

• Proceed with client invoicing.

• Manage commissions payments (if applicable)..

• Manage payments to developers.

• Handle accruals transfer (if applicable).

• Process royalties payment to GLB.

Outputs:

1. Billing Items successfully generated.

2. Detailed breakdown of hours and financial margins.

3. Items ready for further processing by the finance team.

Offboarding

Objective:

The offboarding process ensures an organized and transparent transition for developers leaving their current assignments. The primary goal is re-engagement, meaning finding a new assignment for the developer. If no new assignment is found, the process proceeds to finalize the offboarding steps, ensuring all responsibilities are completed smoothly.

Process Steps:

Initiation:

1. Automatic Trigger:

• The process starts 30 days before the end date of the current assignment. Wave automatically generates an offboarding card with predefined tasks.

• Generate the renewal deal in Hubspot 

2. Manual Trigger:

• Branch Directors/Delivery Manager may initiate the process at any time via Wave by manually creating the offboarding card.

Tasks Generated on the Offboarding Card:

1. Assignment Management:

• Log Status in Assignment: Record the offboarding reason in the assignment details.

• Close Assignment: Mark the assignment as closed in Wave.

2. Notifications and Communication:

• Notify the branch responsible for the developer (branch director and talent team).

• Send a contract end reminder to the developer (cc: Talent team).

3. Re-engagement Activities:

• Introduce the developer to active requisitions (Talent Team).

• Proactively seek new opportunities (Delivery Team).

4. Exit and Program Communication:

• Conduct an Exit Survey to gather feedback.

• Communicate relevant programs and initiatives to the developer to maintain engagement.

5. Re-contact Efforts:

• Send a re-contact reminder about programs at 15 days post-offboarding.

• Follow up again at 30 days post-offboarding.

6. Account and System Deactivation:

• Delete the developer’s Slack account (if applicable).

• Deactivate the developer’s Wave account (if applicable).

• Delete the developer’s Google email account (if applicable).

Outputs:

1. Developer re-engaged:

• If a new assignment is secured, the developer transitions to the onboarding process for the new assignment.

2. Offboarding Completed:

• If re-engagement is not possible, all offboarding tasks are finalized, and the developer is officially offboarded.

Dedicated team framework 

Dedicated team framework

IS workstream 

Objective:

Ensure that all Information Security-related concerns, whether in the commercial process with a lead or when a client requests security-related actions (audits, contract modifications, addendums), are properly addressed by WillDom’s Chief Information Security Officer (CISO).

Process Steps:

1. Trigger Event:

• A lead asks about WillDom’s security policies during the sales process.

• A client requests an Information Security audit.

• A client requests a contract modification or addendum related to security compliance.

• Any other security-related question arises.

2. Immediate Action:

• The person handling the request (Sales, Delivery, Legal, etc.) must contact the CISO of WillDom immediately.

• The CISO is the first point of contact for all Information Security matters.

3. CISO’s Responsibilities:

• Review and respond to the request.

• Provide necessary documentation (security policies, compliance reports, etc.).

• Coordinate with Legal if contract modifications are required.

• Support audits by working with relevant teams.

• Ensure compliance with WillDom’s internal security policies and industry standards.

4. Information Security Risk Management Strategies:

After consulting with the CISO, the following strategies can be considered to transfer or mitigate security risks:

  1. Risk Transfer Strategies:

• Using the Client’s Laptop: The client provides a laptop configured with their security policies, transferring the risk to the client.

• Using the Developer’s Laptop with the Client’s VPN: The developer uses their device, but all data traffic is routed through the client’s secure VPN, transferring security responsibilities to the client.

  1. Risk Mitigation Strategies:

• Purchasing a Laptop via the Developer Value Program (DVP):

• The client installs and manages their security policies on the laptop, ensuring compliance.

• Alternatively, WillDom installs and manages the client’s security policies on the laptop, maintaining control over compliance internally.

5. Resolution and Communication:

• The CISO provides the required response or documentation.

• The requesting team communicates back to the lead/client.

• Any contract updates are finalized with the legal team.

• The process is logged for future reference.

Output:

1. Security concern addressed efficiently and professionally.

2. Compliance and risk management ensured through proper CISO oversight.

3. Appropriate risk management strategy (transfer or mitigation) implemented.

4. Documentation updated if necessary.

5. Improved client trust and alignment with security best practices.

Document

IS data 

GDPR  

What is the GDPR?

General Data Protection Regulation (GDPR) – an EU law with rules which define how organisations are obliged to process personal data. 

GDPR ‘protects fundamental rights and freedoms of natural persons and in particular their right to the protection of personal data’.

In accordance with the Regulation ‘personal data’ means information that can directly or indirectly identify a natural person for example such as: name, surname, telephone number, e-mail address, ID number. 

Special categories data – are indicated in the Article 9, for example: racial or ethnic origin, religious beliefs, political opinions, genetic and biometric data, data concerning health and sexual orientation. 

What is data processing?

Article 4 (2) of the Regulation ‘processing’  is any operation on personal data such as: 

  • collection
  • recording
  • organisation
  • structuring
  • storage
  • adaptation or alteration
  • retrieval
  • consultation
  • use
  • disclosure by transmission
  • dissemination or otherwise making available
  • alignment or combination
  • restriction
  • erasure or destruction

 Article 5 –  The main principles relating to processing of personal data:

  1. Lawfulness and transparency 
  2. Purpose limitation
  3. Data minimisation
  4. Accuracy
  5. Storage limitation
  6. Integrity and confidentiality

The controller shall be responsible for and be able to demonstrate compliance with (accountability).

Article 6 

Processing personal data must be legal. There are 6 legal basics that motivate to processing personal data:

  1. Consent
  2. The performance of the contract
  3. Legal obligation of the data controller
  4. Protecting vital interests of natural persons
  5. Task of public interest
  6. Legitimate interests of the data controller

Processing of personal data, to be legal, must be based on at least one of the above applies. 

Data Processing Agreement (DPA) – why is it so important?

This is a formal contract that shall be signed between a data controller and a data processor in accordance with the GDPR. In case the data controller wants to let the data processor process for example client’s, employee’s personal data the DPA is required.

Article 4 (8) ‘processor’ means a natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller. 

DPA is stated in Article 28(3). 

Such a contract regulates the relation between the data controller and the data processor. 

The data controller 

‘The processor processes the personal data only on documented instructions from the controller’.  

The controller can cooperate with the processor who implements technical and organisational measures and provides security of processing. 

In accordance to GDPR the DPA should specify: 

‘the subject-matter and duration of the processing,

the nature and purposes of the processing,

the type of personal data and categories of data subjects, 

taking into account the specific tasks and responsibilities of the processor in the context of the processing to be carried out and the risk to the rights and freedoms of the data subject. 

After the completion of the processing on behalf of the controller, the processor should, at the choice of the controller, return or delete the personal data, unless there is a requirement to store the personal data under Union or Member State law to which the processor is subject.’

GoGDPR.us

Initiate the process:

·      Contact willdom@gogdpr.us

·      For receiving a login and password click here –> https://willdom.gogdpr.us/login

·      Log in to –> willdom.gogdpr.us

·      Conduct the audit:

Step 1: Audit form –> fill in the audit form to check your company’s areas activity (basic information about the company, your activity on the internet, accounting, outsourcing etc.)

            IMPORTANT à remember to finish the audit

        Step 2: Register of Processing Activities –> here you can verify personal data processing according to GDPR

        Step 3: Register of Entrustments Agreements –> you will find here companies with whom the data entrustment agreement should be signed

         Step 4: Risk Analysis –> you will find here all information how to secure your company to avoid risk during processing personal datas

          Step 5: Register and document templates –> you will find here all registers and documents templates for use 

Solutions

Solutions

What Can Be Offered?

WillDom can offer any solution listed in the Solutions Catalog available in Wave (Sales Partnership > Solutions > Stage: Continuous Improvement).

How Does the Sales Process Work?

The first step is identifying a signal that the lead has a need related to one of the solutions in WillDom’s catalog. Once this is identified, an internal meeting should be held with the Solution Owner (the person leading that specific solution) to receive technical support during the sales process. It’s important to clarify that this support is technical in nature—the commercial relationship remains fully owned by the branch that has the client or lead relationship.

This often raises questions about how the relationship works between the commercial branch and the branch delivering the solution. The primary principle is to aim for a win-win relationship between both branches, with the shared goal of solving the client’s problem. If doubts arise, the secondary principle is to treat it as a win/win relationship, in which the branch delivering the solution acts as a vendor to the commercial branch.

This has practical implications:

  • The broker branch must assign a non-technical Project Manager to oversee the project.

Broker Branch Responsibilities:

  • Managing the Commercial Relationship
  • Serve as the main point of contact with the client throughout the entire lifecycle of the project.
  • Negotiate commercial terms, manage expectations regarding scope, timeline, and budget.
  • Coordination with the Solutions Team (Solution Architect and Team)
  • Ensure constant and efficient communication with the Solution Architect to confirm the solution meets the client’s needs.
  • Act as a liaison to relay essential client insights to the solutions team.
  • Supporting Pre-Sales and Sales
  • Provide market and client context to align the proposed solution with expectations.
  • Participate in proposal creation and client presentations, ensuring consistency with WillDom’s positioning.
  • Monitoring Project Progress
  • Oversee project milestones and keep the client informed.
  • Proactively manage risks, escalating issues when needed to ensure resolution.

Solution Provider Branch Responsibilities:

  • Pre-Sales Support
  • Collaborate with the broker’s Project Manager and sales team to craft tailored proposals.
  • Offer technical and architectural input during the proposal stage to ensure feasibility.
  • Solution Design & Implementation
  • Own the technical architecture and ensure it aligns with client requirements and WillDom standards.
  • Manage execution, resource planning, and delivery timelines.
  • Coordinate closely with the Project Manager to ensure alignment between technical feasibility and client expectations.
  • Post-Sales Support
  • Provide ongoing technical support after delivery.
  • Handle bug fixing and ensure client satisfaction with solution performance.

Shared Solutions and Branch Selection

Some solutions—such as Marketing or AI—are offered by multiple branches:

  • Marketing: Córdoba and Costa Rica
  • AI: Paraguay, Barcelona, and Marilia

When a sales opportunity arises with one of these shared solutions, it may initially seem complex to determine who should lead from a technical standpoint. However, this should be seen as an opportunity to select the best operator.

The broker branch will select one branch to carry out the pre-sales process and build the proposal. Once the proposal is ready, the broker branch may choose to share it with other branches offering the same solution, to compare and decide who’s best suited to deliver.

This means that leading the pre-sales process does not guarantee the delivery of the project. That branch has an advantage due to familiarity with the client, but the broker branch maintains the right to select the most competitive and capable option from the network.

Commercial Process in HubSpot

During the commercial engagement phase, both the broker branch and the solution provider branch are actively involved.

As soon as a potential opportunity is identified, the broker branch must create a new deal in HubSpot, selecting the “Solution” deal type. At this stage, the type of solution being offered must be specified—these are the ones listed in the official Solutions Catalog, as described in the first section above.

From that point on, the broker branch is responsible for advancing the deal through the appropriate stages in HubSpot, following the standard lifecycle of that specific solution.

As soon as a potential opportunity is identified, the broker branch must create a new deal in HubSpot, selecting the “Solution” deal type. At this stage, the specific solution being offered must be indicated—these are the ones listed in the official Solutions Catalog, as described in the first section above.

From there, the broker branch is responsible for moving the deal through the following HubSpot stages, based on the progress of the opportunity:

  1. Marketing Qualified Lead
  2. Sales Qualified Lead
  3. Contact Meeting
  4. Qualification
  5. Investigation
  6. Proposal pre-validation
  7. Proposal presentation
  8. Team interview
  9. Closing
  10. Closed Won
  11. Closed Lost

Each stage should reflect the real-time status of the deal, ensuring visibility and alignment across all stakeholders involved in the sales process.

Post-Closing: Delivery Models and Operational Structure

Once the deal moves to the “Closed Won” stage in HubSpot, the delivery of the solution can follow one of several commercial models:

1. Fixed Price

Under this model, the client is charged a fixed total amount for the entire solution, with payments typically tied to defined delivery milestones (e.g., upon completion of the design phase, implementation, go-live, etc.). This requires detailed scoping upfront and strict alignment between client expectations and the delivery roadmap. The branch delivering the solution is fully responsible for meeting the commitments outlined in the proposal.

2. Retainer

A retainer model involves charging the client a fixed monthly fee, regardless of the number of hours or deliverables within that period. This model is often used for ongoing advisory services, continuous delivery, or long-term strategic engagements.

3. Time & Materials

This is the most commonly used model and is based on hourly or monthly rates for the resources involved. The client is billed according to the actual effort and time spent by the delivery team.

These models are currently being incorporated into Wave, specifically under the Business Deal Assistance module. In the future, this module will allow complete configuration and tracking of deal structures, invoicing plans, and inter-branch financial flows.

Decoupling Client Billing from Inter-Branch Payments

An important evolution in our operating model is the decoupling of client invoicing from inter-branch payments. Here’s how it works:

  • The client billing remains the responsibility of the broker branch, as they hold the commercial relationship and client-facing Project Management role.
  • The inter-branch payment, however, is handled separately. For example, in a Fixed Price model, the solution branch is contractually responsible for delivering the agreed scope, while the broker branch supports coordination and client communication.

Internally:

  • The solution branch decides how to structure the delivery team, when team members join or leave, and how to allocate resources throughout the project.
  • Billing Items for inter-branch payments are generated not per individual contributor, but as a single line item from the broker branch to the solution branch.
  • The solution branch is then responsible for distributing payments to the contributors involved in the delivery.

This setup mirrors a classic vendor relationship, where a single point of accountability (the solution branch) ensures quality delivery in exchange for a contractual payment, independent of individual developer arrangements.

This is a key shift from our previous model and aligns with our strategy of scaling solution-based delivery across the network in a structured and professional manner.

Clarification on Retainer Model

The Retainer model follows the same operational logic as the Fixed Price model. The client is billed a monthly fee, and then a single inter-branch payment is made to the solution branch—as an entity—for delivering the service.

It is then the responsibility of the solution branch to distribute payments internally to the individuals or teams involved in delivering the solution. This reinforces the separation between:

  • Client invoicing (handled by the broker branch)
  • Inter-branch settlement (payment to the solution branch as a vendor)

This structure ensures clarity of roles and accountability, while allowing each branch to manage its internal operations independently and efficiently.

Clarification on Time & Materials Model

If the project follows a Time & Materials model, it operates similarly to how we traditionally handle staffing engagements in WillDom.

  • The client is billed based on actual hours or months worked by each individual on the project.
  • The Billing Items are generated per contributor, following the structure already in place for staffing.
  • Each developer or consultant is billed directly, and the corresponding payments are made individually, as opposed to a consolidated inter-branch settlement.

This is the most familiar and widely adopted model in our current operations and requires less structural change compared to Fixed Price or Retainer projects.

Margin Sharing Model

In the solutions model, margin sharing follows a structured but dynamic model:

Margin Distribution Framework

  1. 20% of the gross margin is allocated to the solution branch as a base fee for owning the technical execution.
  2. The remaining 80% of the gross margin is split 50/50 between:
    • The broker branch
    • The solution branch

This results in a final distribution of 40%-40%-20% (broker / solution / solution base fee).

Shared Responsibility for Profit & Loss

Although the operational relationship between the branches resembles that of a client and vendor, it is important to clarify that:

 Both branches are jointly responsible (solidarily liable) for the financial outcome of the project—including profits and losses.

Why?

  • At the start of the project, the team defines a tentative cost structure and a fixed selling rate in the proposal.
  • However, due to the natural evolution of the project, actual costs may deviate from the original estimate.
  • These variances can impact the final margin.

How Is Margin Shared in Practice?

  1. Throughout the project, margins are split incrementally as Billing Items are generated and invoiced to the client.
  2. This split is done in real-time based on each invoicing event (not at the end of the project).

However, to ensure fairness in case of deviations:

End-of-Project Adjustment (Clearing)

  • In the final month of the project, a financial reconciliation (clearing) is performed.
  • This clearing includes:
    • Total revenue collected from the client
    • Total payments made to contributors
    • Total inter-branch transfers

If there is a deviation from the initially expected margin split, an adjustment is made in the final billing period to ensure:

Each branch receives its rightful share:

  • 20% to the solution branch (fixed)
  • The remaining margin is split 40/40 between broker and solution branches

This mechanism ensures that both branches benefit equally from the value created—while recognizing that one branch carries execution responsibility and the other leads the commercial relationship.

Commissions

If there are commissions involved (e.g., through a Client Referral Program or a Talent Specialist incentive), these are applied in the same way as today:

  • Commissions are deducted from the margin, and both branches contribute proportionally to cover them.
  • If the commission is related to talent sourcing (e.g., a Talent Specialist), it is paid by the branch providing the talent.
  • In referral cases, the commission applies to the total margin, before the standard margin split.

This approach ensures consistency with existing practices while adapting to the solutions business model.

Dashboards 

Global Stats 

This dashboard provides a high-level summary of the branch’s performance and the network’s overall status. More detailed insights can be found in other dashboards. It consists of three main tabs:

1. Operations Tab:

• Number of sales deals and active deals

• Quantity of open positions and SOWs signed

• Summary of the sales deals funnel

• Recruitment days to hire

• Coverage percentage of open positions

2. Revenue Tab:

• Total revenue and billable hours

• Gross margin analysis

• Full-Time Equivalent (FTE) count

• Number of active clients and new clients acquired

3. Talent Tab:

• Tier 1 talent distribution

• Median active aging and average person aging

• Quantity of active assignments for own talent and own clients

• Number of shared assignments involving own talent

This dashboard serves as a quick performance snapshot for leadership and decision-making.

Global stats dashboard

People

The People Dashboard provides a detailed view of the People universe and the Talent Specialists’ operations, offering insights into recruitment processes, talent distribution, and staffing. It consists of several pages:

1. ATS – Operations

• Number of active pipelines

• Candidates added and introduced

• Assignments approved and coverage percentage

• Candidate funnel analysis

2. ATS – Interviews

• Number of interviews conducted

• Feedback received from interviews

3. ATS – Introductions

• Total introductions made

• Introductions by introducer and by branch

4. Talent Pool

• Average experience for specific positions

• Geographical distribution of developers by profile

• Total talent by country

• English proficiency levels

• Top 12 main skills talent distribution

• Top 12 secondary skills and average experience

• Average hourly rate by country

5. Staff

• Employee birthdays

• Join dates of employees at WillDom

6. T4 (Tier 4 Status)

• Overview of Tier 4 candidate progress

7. Opportunities

• Information on approved and rejected candidates

• Reasons for rejections

This dashboard enables Talent Specialists and leadership to track recruitment efficiency, analyze talent distribution, and optimize hiring strategies.

People dashboard

Sales

The Sales Dashboards provide a comprehensive view of the entire sales ecosystem, covering key metrics related to pipelines, clients, forecasting, marketing, and revenue insights. This dashboard includes:

• Pipelines: Overview of active and historical pipelines, tracking deal progress.

• Clients: Insights into client acquisition, retention, and engagement.

• Forecasting: Revenue and deal forecasting to predict future business performance.

• Marketing: Analysis of lead generation, conversion rates, and marketing effectiveness.

• Revenue Insights: Breakdown of revenue sources, trends, and performance.

• SOW Rates: Standard rates for Statements of Work (SOW) across different projects.

• Deal Funnel Comparison: Comparative analysis of deal progression across time periods.

• Source Analytics: Evaluation of lead sources and their contribution to sales.

• Other Key Data: Additional insights into sales strategies, win/loss analysis, and overall sales performance.

This dashboard serves as a centralized hub for sales strategy and performance analysis, enabling teams to optimize sales efforts and drive business growth.

Sales dashboard

Finance 

The Finance Dashboard provides key financial insights, covering revenue, profitability, and billing-related metrics. It includes:

• Profit Analysis: Overview of gross and net profit performance.

• Final Client Billing: Details on invoicing to end clients.

• Interbranch Billing: Insights into internal billing transactions between branches.

• Gross Margins: Breakdown of profitability per project, client, and branch.

• Accruals: Tracking of USD generated for the DVP 

• Total Contract Value (TCV): Sum of all contracted revenue across active deals.

• Billing Item Modifications: Adjustments and changes in billing items over time.

• Estimates & Gap Estimates: Projected vs. actual revenue analysis.

• Client Lifetime Cycle: Financial performance tracking throughout the client’s relationship with WillDom.

This dashboard helps finance teams monitor financial health, optimize billing processes, and ensure profitability across the network.

Finance dashboard

Finance

Royalties

Pricing:

  • Minimum Monthly Fee: US$999 (US$399 if no billings occur in the month).
  • Monthly Percentage Fee: 3% of the total deal value. Royalties for deals shared with other WillDom entities will be divided proportionally to the margin split.

Terms:

  • WillDom issues monthly invoices.
  • Payment terms:  30 days.

Reports:

  • Partners can view detailed royalty information on the provided dashboard.

Digital services 


To achieve cost efficiencies, WillDom will centrally manage IT resources and allocate these costs to partners. Each month, WillDom will provide a detailed breakdown of service costs and issue an invoice, payable within 30 days.

Examples of these costs include:

  • Communication & Collaboration: Google Workspace, Slack Pro, MS Office 365 (Basic) for Teams
  • CRM & Marketing: HubSpot
  • Business Intelligence & Productivity: MS Power BI, Boomerang
  • Document Management & Compliance: DocuSign, GDPR compliance services
  • Tech & Security: CISO (Cybersecurity Services), TrendMicro – Worry Free
  • Recruitment & Talent Assessment: WAVE HackerRank, WAVE Resume Parsing (Sovren)
  • Sales & Outreach: Outbound Squad (Lemlist, etc.)

Insurance 

To ensure that the PARTNER complies with the contractual obligation to obtain liability insurance, errors & omissions (E&O) insurance, and cybersecurity insurance for all personnel working for the PARTNER’s Clients in the United States. This procedure outlines the steps for verifying, documenting, and enforcing compliance with this requirement.

2. Scope

This procedure applies to all PARTNER entities and personnel providing services to Clients in the United States.

3. Responsibilities

PARTNER: Responsible for obtaining, maintaining, and submitting proof of insurance policies to WillDom.

WillDom Finance & Compliance Team: Responsible for verifying compliance, maintaining records, and enforcing penalties for non-compliance.

4. Procedure

Step 1: Initial Submission of Insurance Policies

Upon contract execution, the PARTNER must obtain and submit copies of the required insurance policies to WillDom within 10 business days.

Policies must meet the following requirements:

  • Issued by a United States-based insurance provider.
  • Coverage of at least USD 2,000,000.
  • Includes Liability Insurance, Errors & Omissions Insurance, and Cybersecurity Insurance.

Step 2: Ongoing Compliance Monitoring

The PARTNER must submit copies of any updated or renewed insurance policies at least 10 days before the expiration of the current policy.

WillDom maintains an Insurance Compliance Tracker to monitor policy expiration dates and follow up with the PARTNER proactively.

Step 3: Non-Compliance Enforcement

If the PARTNER fails to submit proof of insurance or maintain coverage, WillDom will take the following actions:

1. First Notice: A formal request for compliance with a 5-business-day deadline.

2. Second Notice: A warning with a 3-business-day deadline and potential financial penalties as outlined in the contract.

3. Final Action: If non-compliance persists, WillDom reserves the right to suspend payments, terminate the contract, or enforce additional penalties.

5. Documentation & Reporting

All submitted policies and compliance records will be stored in WillDom’s Finance & Compliance Repository.

A quarterly Insurance Compliance Report will be generated to ensure ongoing adherence to contractual obligations.

6. Exceptions & Special Cases

If the PARTNER faces difficulties obtaining the required insurance, they must submit a written request for review explaining the issue and proposing an alternative compliance plan.

Articles

Operations

Delivery

Business Deal Creation 

Objective:

To create a Business Deal (previously known as an Assignment) in Wave, ensure all necessary financial, contractual, and operational details are properly configured. This process enables developers to track their hours and ensures proper invoicing at the end of the month.

Process Steps:

1. Access the Business Deal Module

• Navigate to “Project & Billing” on the left menu.

• Select “Business Deal”.

• Click on the “Add Business Deal” button to initiate the creation process.

2. Complete Business Deal Configuration (Module by Module)

Module: Client & Business Type

• Select the Client associated with the deal.

• Choose the Type of Service (e.g., staffing, consulting, solution).

• Specify the Solution (if applicable).

• Identify the Source (lead origin).

• Define the Opportunity Type.

Module: Margin Share

• Configure how the profit margin will be split among the participating branches.

Module: Client Contract

• If no previous contract exists, generate a new client contract and fill in:

• Start Date (Date From)

• End Date (Date To)

• Engagement Model

• Selling Rate (amount, currency, and rate type – hourly/monthly)

Module: Vendor Contract

• If no applicable vendor contract exists, create a new vendor contract and complete:

• Start Date (Date From)

• End Date (Date To)

• Engagement Model

• Buying Rate (amount, currency, and rate type – hourly/monthly)

Module: Commissions

• Set up commission configurations applicable to this deal (if necessary).

Module: Project

• Define the Project Name and its specific conditions:

• Local Project (Y/N)

• Excluded from Royalties (Y/N)

Module: Task Configuration

• Set up tasks for time tracking, specifying whether they are:

• Client Billable (tasks that will be invoiced to the client).

• Talent Payable (tasks eligible for payment to the developer).

• Divisible (tasks that can be split across different work categories).

• Commissions (tasks that contribute to commission calculations).

Module: Review & Confirm

• Review the Business Deal summary, ensuring all information is correct.

• Click “Submit” to finalize and create the Business Deal.

Outputs:

• A Business Deal is successfully created in Wave.

• The developer can start tracking hours based on the configured tasks.

• At the end of the month, the Billing Items can be generated for invoicing and financial processing.

This process ensures proper contract alignment, financial transparency, and operational efficiency for managing developer assignments.

Onboarding and Induction Process

Process Start in wave

The onboarding process begins when the Delivery Manager or the Branch Director of the branch with the client requiring a developer creates a new onboarding card in Wave using the “Create New Onboarding” button.

The card includes:

1. All required fields to be filled out to proceed with the process.

2. A list of automatically generated tasks assigned to the respective responsible parties.

3. Specific instructions tailored to the case (internal staff, solutions, or staffing).

Fields to Complete

The Delivery Manager or Branch Director must provide:

• Developer’s information:
– Welcome Form
–  identity documents folder

• Client-specific details.

• Star date 

Automatically Generated Tasks in Wave

Once the required fields are completed, Wave automatically generates the following actions, organized and assigned to the appropriate parties:

• Contract details and final values (using the Deal Calculator).

Initial Setup

• Create a Google Workspace email account.

• Send an invitation to Slack.

• Create a Wave user (if applicable).

Contracts and Documentation

• Finalize SOW values using the Deal Calculator.

• Sign the MSA contract with the client (DocuSign).

• Sign the SOW contract with the client (DocuSign).

• Sign the MSA contract with the developer’s branch provider (DocuSign).

• Sign the W8 form (DocuSign).

• Sign the SOW contract with the developer’s branch provider (DocuSign).

• Close the requisition/opportunity in Wave (if applicable).

• Create the business deal and SOW for the developer in Wave.

Induction and Welcome

• Introduce the developer to the Delivery Management team. Here is a presentation it can be useful for this activity.

• Request feedback on the recruitment process. 

• Schedule an induction meeting for the developer with WillDom.

• Request the developer’s personal and banking information.

• Send a reminder to the client about the onboarding.

• Send a welcome email to the developer (if applicable).

• Complete the developer’s profile in Wave.

Project Kickoff

• Coordinate the assignment’s kickoff meeting with the client.

Developer Follow-Up

• Conduct a follow-up call during the first week using the insight feature in Wave

• Schedule a follow-up meeting at the end of the first month using the insight feature in Wave

Process Completion

The onboarding process is considered complete once all tasks assigned in the onboarding card have been finalized and the developer’s integration into the project or team has been successfully confirmed.

This structured approach ensures that every stage of onboarding is clear, efficient, and aligned with WillDom’s standards, providing an excellent experience for both the developer and the client.

Identity documentation

Objective:

To ensure that every new Tier 1 developer joining WillDom has their identity properly verified and documented. This step reinforces compliance, security, and operational traceability, and is a required action as part of the induction process.

When It Happens:

  • This process is triggered during the onboarding and induction of any new Tier 1 developer.

Responsible:

  • The Talent Specialist from the branch that owns the developer.

Process Steps:

  1. Collect Identity Documents:
    • As part of the induction process, the Talent Specialist must request and obtain valid identity documentation from the developer.
    • Acceptable forms of ID include:
      • Passport (preferred)
      • National ID Card
      • Billing to demonstrate the devs address
  2. Verify Document Validity:
    • Ensure that the documents are:
      • Clear and legible
      • Not expired
      • Match the developer’s legal name and details in Wave
  3. Upload to Shared Branch Folder:
    • Navigate to the designated shared folder for the branch.
    • Upload the identity document(s) to that folder, clearly named (e.g., Passport_JohnDoe.pdf).
  4. Confirm Completion:
    • Mark the task as complete in the onboarding card in Wave.
    • Notify the Branch Director or Delivery Manager that the documentation is in place (if required).

Output:

  • The developer’s identity is securely documented and stored in the shared branch folder.
  • The onboarding process is considered compliant and complete in terms of identity verification.

Legal assets

Process Steps:

1. Initiate the Process:

        • Use the docu.sign platform for all the legal documents

• Gather all input data (Candidate Information, Company Information, and completion status of onboarding tasks).

• Verify that all mandatory onboarding steps are completed.

2. Review and Prepare Contract Wording:

• Ensure the necessary wording for all agreements (MSA, SOW, and W-8BEN) is available and approved.

• Update or adjust templates based on the specific details of the engagement.

3. Generate Contracts:

• Use approved templates to draft:

• Company MSA and SOW

• Candidate MSA, W-8BEN, and SOW

• Populate contracts with relevant data for the company and candidate.

Instructive: Branch Owners Contracts

Instructive: Inter-Owners Contracts

4. Review Contracts:

• Perform a detailed review to confirm all terms, deliverables, and compliance requirements are included.

• Validate contract details with the company’s legal or operations team if necessary.

5. Send Contracts for Signing:

• Use DocuSign to send the contracts:

• Company Contracts to the authorized company representative for signing.

• Candidate Contracts to the candidate for their review and signature.

6. Confirm Signatures:

• Ensure both the company and candidate have signed the required agreements.

• Store the signed contracts securely in the company’s designated system (e.g., Wave).

7. Finalize Contracting:

• Update the candidate’s status to “Contractor” in all relevant systems.

• Notify relevant stakeholders (e.g., delivery management, branch directors) of the successful contracting process.

8. Output:

• Signed Company Contract: Fully executed MSA and SOW for the company.

• Signed Candidate Contract: Fully executed MSA, W-8BEN, and SOW for the candidate.

• Candidate officially converted to Contractor (Developer).

Contract Upload and Centralization in Shared Drive (New Step)

  • Once the contract is signed, the responsible Branch must upload it to the “Legal Docs” folder in the Shared Drive.
  • Required folder structure:
    • Client Name
    • Year
    • Contracts must be stored inside the corresponding year folder.
  • Purpose: Ensure transparency, traceability, and availability of contracts across the WillDom network.

Control and Monitoring

  • The Legal/Operations team will perform periodic reviews to ensure contracts are properly uploaded and maintained.
  • Branches are required to keep their folder updated with:
    • All currently active contracts.
    • Any new contracts signed moving forward.

Responsibilities

  • Upload: Branch Director / Branch Operations Responsible
  • Oversight: Global Operations

Induction to WillDom

1. Verify Onboarding Completion:

• Ensure the developer has completed the contract signing.

2. Schedule Induction Sessions:

• Coordinate with relevant stakeholders (e.g., Delivery Managers, Branch director, Talent Specialist, etc. ) to schedule induction meetings.

3. Provide Access to Tools:

• Create and share credentials for all WillDom tools:

• Wave

• Time-Tracker

• Slack

• Google Account

4. Conduct the Induction Program:

• Session 1: WillDom Culture and Values:

• Share the company’s mission, vision, values, and expectations for developers.

• Highlight how developers contribute to WillDom’s success and their role in client engagement.

• Session 2: Processes and Best Practices:

• Explain operational workflows, escalation processes, and expectations for deliverables.

• Clarify administrative tasks like time tracking, reporting, and feedback loops.

• Session 3: Tools Overview and Training:

• Demonstrate how to use key tools such as Wave, time-tracker, communication platforms, and the email system.

• Provide user guides and troubleshooting tips for self-sufficiency.

5. Assign a Mentor (if applicable):

• Pair the developer with a senior team member or delivery manager for additional guidance and support during the first month.

6. Collect Feedback:

• Request feedback from the developer about the induction process to improve future sessions.

7. Output:

• A fully inducted developer who understands WillDom’s culture, processes, and tools.

Dev kick off 

Objective: Introduce the inducted developer to the client, ensuring a smooth start by aligning expectations, providing necessary information, and establishing communication channels.


Inputs:

• Inducted Developer: A developer who has completed the WillDom induction process.

• Contract Information: Signed agreements (MSA, SOW) with both the developer and the client.

Process Steps:

1. Verify Readiness:

• Confirm that the developer has completed their WillDom induction process.

• Ensure all contract information is documented and accessible.

2. Coordinate Kickoff Meeting:

• Schedule a meeting between the developer, client representatives, and the delivery manager/branch director.

• Share the meeting details (agenda, date, time, and participants) with all parties.

3. Prepare Developer Introduction:

• Compile the developer’s profile (skills, experience, and role description) for the client.

• Highlight key achievements or relevant project experience that align with the client’s needs.

4. Conduct the Kickoff Meeting:

• Introduction Phase:

• Present the developer to the client, including their background, role, and responsibilities within the project.

• Encourage the developer to share a brief introduction about themselves.

• Project Overview (if apply):

• Ensure the client provides an overview of the project’s goals, scope, and expected deliverables.

• Clarify timelines, communication channels, and reporting expectations.

5. Align Expectations:

• Confirm the developer’s initial tasks and responsibilities.

• Address any immediate questions or concerns from the developer or the client.

6. Provide Documentation and Access:

• Ensure the developer has access to all client tools, systems, and resources required to begin their work.

• Share project documentation (if applicable) for reference.

7. Post-Meeting Follow-Up:

• Summarize key takeaways from the meeting and share them with all stakeholders.

• Ensure all action items are assigned and tracked.

8. Output:

• A formally introduced developer who is aligned with the client’s expectations and equipped to start contributing to the project.

Dev & Client insight 

Developer Performance Feedback Process (Insight)

Objective:

To ensure consistent monitoring of the developer’s performance, well-being, and alignment with the client’s expectations through structured monthly feedback sessions. Additionally, this process helps identify new business opportunities within the client and escalate them accordingly.

Inputs:

• Developer actively working with a client.

• Monthly performance review session between the Delivery Manager and the Developer.

Tools Required:

1. Wave – For recording and managing feedback.

2. Feedback Framework – Classification of insights to standardize performance evaluation.

3. HubSpot – For creating an upselling deal if a business opportunity is identified.

Process Steps:

1. Schedule Monthly Feedback Session

• The Delivery Manager of the branch responsible for the client coordinates a one-on-one meeting with the developer, ensuring availability and proper preparation.

2. Conduct the Feedback Session

During the session, the following discussion points should be covered:

• Developer Well-Being: Assess the developer’s job satisfaction, motivation, and overall engagement.

• Challenges & Needs: Identify any blockers or challenges the developer is facing.

• Client & Team Integration: Evaluate how well the developer is integrating within the client’s environment and working with their peers.

• Client Satisfaction & Feedback: Gather any feedback the client has provided regarding the developer’s performance.

• New Business Opportunities:

• Identify additional needs or potential projects within the client.

• Assess if there’s an opportunity to expand WillDom’s services.

• If applicable, initiate a new deal in HubSpot for upselling.

• Document all observations and actionable points.

3. Log Insights into Wave

• Access Developer Profile:

• Search for the developer in Wave.

• Navigate to the Assignment tab.

• Add New Insight:

• Locate the current assignment.

• Click on the three vertical dots and select Add Insight.

• A form will appear for entering feedback.

4. Classify the Insight

• Select the appropriate category based on performance and feedback:

• Outstanding – Exceptional performance and achievements.

• Positive – Good overall performance.

• Warning – Areas requiring improvement.

• Risk – Requires immediate attention to address concerns.

• Critical – Serious issues that need urgent resolution.

• Include any additional notes or action items for follow-up.

5. Review Historical Insights (Optional)

• Navigate to the Projects module in Wave.

• Access the Insights section.

• Use filters to view historical feedback by client, developer, or project.

• Analyze trends to identify patterns or recurring issues.

6. Follow-Up Actions

• If an upselling opportunity has been identified, create a new deal in HubSpot and follow the selling process.

• Address any urgent needs or challenges raised during the session.

• Coordinate with relevant teams or stakeholders for additional support.

• Schedule follow-up meetings if necessary to track progress.

Outputs:

• Insight recorded in Wave with detailed performance feedback.

• Improved understanding of the developer’s needs, performance, and integration with the client.

• Actionable follow-ups to address any identified concerns.

• New business opportunities converted into HubSpot deals if applicable.

Billing item creation 

Process for Generating Billing Items

Objective:

The purpose of this process is to accurately track and convert developers’ logged and confirmed hours into Billing Items (BIs), ensuring a seamless transition for client invoicing, payment to developers, and internal financial reporting. This process ensures transparency, efficiency, and alignment with financial and contractual agreements across the WillDom network.

Inputs:

1. Active assignment or business deal.

2. Hours tracked by the developer.

3. Hours submitted by the developer.

Tools Required:

1. Wave Platform:

• Project Module.

• Billing & Invoicing Section.

Process Steps:

1. Access Billing & Invoicing Section:

• Navigate to the Projects Module in Wave.

• Select the Billing & Invoicing section.

• The screen displays all active business deals/assignments for the branch.

2. Filter for the Desired Developer:

• Use the filters at the top of the screen to search by client, developer, or assignment.

3. Verify Pending Tasks:

• Select the relevant client.

• A window will display all active assignments for that client.

• The Delivery Manager verifies the following:

• Any missing hours that need to be tracked.

• Hours pending submission by the developer.

• Hours pending confirmation by the Delivery Manager.

• Ensure all steps are completed before generating the Billing Item.

4. Generate Billing Item:

• Click on the three vertical dots (“Generate Billing Item”) next to the desired assignment.

• A window appears showing:

• Summary of hours by task and configuration.

• Gross margin for the assignment (percentage and USD).

• A breakdown of all generated Billing Items based on the assignment’s configuration.

5. Add Custom Billing Item (If Necessary):

• If additional items are needed, click on “Add Item +”.

• Configure the custom Billing Item, specifying all relevant details.

6. Finalize the Process:

• In the tab: Previously created you will be able te see the Billing items.

• These items are automatically forwarded to the Billing Overview section, where the finance team will process them further.

7. Financial Team Actions:

• From the Billing Overview, the finance team will:

• Proceed with client invoicing.

• Manage commissions payments (if applicable)..

• Manage payments to developers.

• Handle accruals transfer (if applicable).

• Process royalties payment to GLB.

Outputs:

1. Billing Items successfully generated.

2. Detailed breakdown of hours and financial margins.

3. Items ready for further processing by the finance team.

Offboarding

Objective:

The offboarding process ensures an organized and transparent transition for developers leaving their current assignments. The primary goal is re-engagement, meaning finding a new assignment for the developer. If no new assignment is found, the process proceeds to finalize the offboarding steps, ensuring all responsibilities are completed smoothly.

Process Steps:

Initiation:

1. Automatic Trigger:

• The process starts 30 days before the end date of the current assignment. Wave automatically generates an offboarding card with predefined tasks.

• Generate the renewal deal in Hubspot 

2. Manual Trigger:

• Branch Directors/Delivery Manager may initiate the process at any time via Wave by manually creating the offboarding card.

Tasks Generated on the Offboarding Card:

1. Assignment Management:

• Log Status in Assignment: Record the offboarding reason in the assignment details.

• Close Assignment: Mark the assignment as closed in Wave.

2. Notifications and Communication:

• Notify the branch responsible for the developer (branch director and talent team).

• Send a contract end reminder to the developer (cc: Talent team).

3. Re-engagement Activities:

• Introduce the developer to active requisitions (Talent Team).

• Proactively seek new opportunities (Delivery Team).

4. Exit and Program Communication:

• Conduct an Exit Survey to gather feedback.

• Communicate relevant programs and initiatives to the developer to maintain engagement.

5. Re-contact Efforts:

• Send a re-contact reminder about programs at 15 days post-offboarding.

• Follow up again at 30 days post-offboarding.

6. Account and System Deactivation:

• Delete the developer’s Slack account (if applicable).

• Deactivate the developer’s Wave account (if applicable).

• Delete the developer’s Google email account (if applicable).

Outputs:

1. Developer re-engaged:

• If a new assignment is secured, the developer transitions to the onboarding process for the new assignment.

2. Offboarding Completed:

• If re-engagement is not possible, all offboarding tasks are finalized, and the developer is officially offboarded.

Dedicated team framework 

Dedicated team framework

IS workstream 

Objective:

Ensure that all Information Security-related concerns, whether in the commercial process with a lead or when a client requests security-related actions (audits, contract modifications, addendums), are properly addressed by WillDom’s Chief Information Security Officer (CISO).

Process Steps:

1. Trigger Event:

• A lead asks about WillDom’s security policies during the sales process.

• A client requests an Information Security audit.

• A client requests a contract modification or addendum related to security compliance.

• Any other security-related question arises.

2. Immediate Action:

• The person handling the request (Sales, Delivery, Legal, etc.) must contact the CISO of WillDom immediately.

• The CISO is the first point of contact for all Information Security matters.

3. CISO’s Responsibilities:

• Review and respond to the request.

• Provide necessary documentation (security policies, compliance reports, etc.).

• Coordinate with Legal if contract modifications are required.

• Support audits by working with relevant teams.

• Ensure compliance with WillDom’s internal security policies and industry standards.

4. Information Security Risk Management Strategies:

After consulting with the CISO, the following strategies can be considered to transfer or mitigate security risks:

  1. Risk Transfer Strategies:

• Using the Client’s Laptop: The client provides a laptop configured with their security policies, transferring the risk to the client.

• Using the Developer’s Laptop with the Client’s VPN: The developer uses their device, but all data traffic is routed through the client’s secure VPN, transferring security responsibilities to the client.

  1. Risk Mitigation Strategies:

• Purchasing a Laptop via the Developer Value Program (DVP):

• The client installs and manages their security policies on the laptop, ensuring compliance.

• Alternatively, WillDom installs and manages the client’s security policies on the laptop, maintaining control over compliance internally.

5. Resolution and Communication:

• The CISO provides the required response or documentation.

• The requesting team communicates back to the lead/client.

• Any contract updates are finalized with the legal team.

• The process is logged for future reference.

Output:

1. Security concern addressed efficiently and professionally.

2. Compliance and risk management ensured through proper CISO oversight.

3. Appropriate risk management strategy (transfer or mitigation) implemented.

4. Documentation updated if necessary.

5. Improved client trust and alignment with security best practices.

Document

IS data 

GDPR  

What is the GDPR?

General Data Protection Regulation (GDPR) – an EU law with rules which define how organisations are obliged to process personal data. 

GDPR ‘protects fundamental rights and freedoms of natural persons and in particular their right to the protection of personal data’.

In accordance with the Regulation ‘personal data’ means information that can directly or indirectly identify a natural person for example such as: name, surname, telephone number, e-mail address, ID number. 

Special categories data – are indicated in the Article 9, for example: racial or ethnic origin, religious beliefs, political opinions, genetic and biometric data, data concerning health and sexual orientation. 

What is data processing?

Article 4 (2) of the Regulation ‘processing’  is any operation on personal data such as: 

  • collection
  • recording
  • organisation
  • structuring
  • storage
  • adaptation or alteration
  • retrieval
  • consultation
  • use
  • disclosure by transmission
  • dissemination or otherwise making available
  • alignment or combination
  • restriction
  • erasure or destruction

 Article 5 –  The main principles relating to processing of personal data:

  1. Lawfulness and transparency 
  2. Purpose limitation
  3. Data minimisation
  4. Accuracy
  5. Storage limitation
  6. Integrity and confidentiality

The controller shall be responsible for and be able to demonstrate compliance with (accountability).

Article 6 

Processing personal data must be legal. There are 6 legal basics that motivate to processing personal data:

  1. Consent
  2. The performance of the contract
  3. Legal obligation of the data controller
  4. Protecting vital interests of natural persons
  5. Task of public interest
  6. Legitimate interests of the data controller

Processing of personal data, to be legal, must be based on at least one of the above applies. 

Data Processing Agreement (DPA) – why is it so important?

This is a formal contract that shall be signed between a data controller and a data processor in accordance with the GDPR. In case the data controller wants to let the data processor process for example client’s, employee’s personal data the DPA is required.

Article 4 (8) ‘processor’ means a natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller. 

DPA is stated in Article 28(3). 

Such a contract regulates the relation between the data controller and the data processor. 

The data controller 

‘The processor processes the personal data only on documented instructions from the controller’.  

The controller can cooperate with the processor who implements technical and organisational measures and provides security of processing. 

In accordance to GDPR the DPA should specify: 

‘the subject-matter and duration of the processing,

the nature and purposes of the processing,

the type of personal data and categories of data subjects, 

taking into account the specific tasks and responsibilities of the processor in the context of the processing to be carried out and the risk to the rights and freedoms of the data subject. 

After the completion of the processing on behalf of the controller, the processor should, at the choice of the controller, return or delete the personal data, unless there is a requirement to store the personal data under Union or Member State law to which the processor is subject.’

GoGDPR.us

Initiate the process:

·      Contact willdom@gogdpr.us

·      For receiving a login and password click here –> https://willdom.gogdpr.us/login

·      Log in to –> willdom.gogdpr.us

·      Conduct the audit:

Step 1: Audit form –> fill in the audit form to check your company’s areas activity (basic information about the company, your activity on the internet, accounting, outsourcing etc.)

            IMPORTANT à remember to finish the audit

        Step 2: Register of Processing Activities –> here you can verify personal data processing according to GDPR

        Step 3: Register of Entrustments Agreements –> you will find here companies with whom the data entrustment agreement should be signed

         Step 4: Risk Analysis –> you will find here all information how to secure your company to avoid risk during processing personal datas

          Step 5: Register and document templates –> you will find here all registers and documents templates for use 

Solutions

What Can Be Offered?

WillDom can offer any solution listed in the Solutions Catalog available in Wave (Sales Partnership > Solutions > Stage: Continuous Improvement).

How Does the Sales Process Work?

The first step is identifying a signal that the lead has a need related to one of the solutions in WillDom’s catalog. Once this is identified, an internal meeting should be held with the Solution Owner (the person leading that specific solution) to receive technical support during the sales process. It’s important to clarify that this support is technical in nature—the commercial relationship remains fully owned by the branch that has the client or lead relationship.

This often raises questions about how the relationship works between the commercial branch and the branch delivering the solution. The primary principle is to aim for a win-win relationship between both branches, with the shared goal of solving the client’s problem. If doubts arise, the secondary principle is to treat it as a win/win relationship, in which the branch delivering the solution acts as a vendor to the commercial branch.

This has practical implications:

  • The broker branch must assign a non-technical Project Manager to oversee the project.

Broker Branch Responsibilities:

  • Managing the Commercial Relationship
  • Serve as the main point of contact with the client throughout the entire lifecycle of the project.
  • Negotiate commercial terms, manage expectations regarding scope, timeline, and budget.
  • Coordination with the Solutions Team (Solution Architect and Team)
  • Ensure constant and efficient communication with the Solution Architect to confirm the solution meets the client’s needs.
  • Act as a liaison to relay essential client insights to the solutions team.
  • Supporting Pre-Sales and Sales
  • Provide market and client context to align the proposed solution with expectations.
  • Participate in proposal creation and client presentations, ensuring consistency with WillDom’s positioning.
  • Monitoring Project Progress
  • Oversee project milestones and keep the client informed.
  • Proactively manage risks, escalating issues when needed to ensure resolution.

Solution Provider Branch Responsibilities:

  • Pre-Sales Support
  • Collaborate with the broker’s Project Manager and sales team to craft tailored proposals.
  • Offer technical and architectural input during the proposal stage to ensure feasibility.
  • Solution Design & Implementation
  • Own the technical architecture and ensure it aligns with client requirements and WillDom standards.
  • Manage execution, resource planning, and delivery timelines.
  • Coordinate closely with the Project Manager to ensure alignment between technical feasibility and client expectations.
  • Post-Sales Support
  • Provide ongoing technical support after delivery.
  • Handle bug fixing and ensure client satisfaction with solution performance.

Shared Solutions and Branch Selection

Some solutions—such as Marketing or AI—are offered by multiple branches:

  • Marketing: Córdoba and Costa Rica
  • AI: Paraguay, Barcelona, and Marilia

When a sales opportunity arises with one of these shared solutions, it may initially seem complex to determine who should lead from a technical standpoint. However, this should be seen as an opportunity to select the best operator.

The broker branch will select one branch to carry out the pre-sales process and build the proposal. Once the proposal is ready, the broker branch may choose to share it with other branches offering the same solution, to compare and decide who’s best suited to deliver.

This means that leading the pre-sales process does not guarantee the delivery of the project. That branch has an advantage due to familiarity with the client, but the broker branch maintains the right to select the most competitive and capable option from the network.

Commercial Process in HubSpot

During the commercial engagement phase, both the broker branch and the solution provider branch are actively involved.

As soon as a potential opportunity is identified, the broker branch must create a new deal in HubSpot, selecting the “Solution” deal type. At this stage, the type of solution being offered must be specified—these are the ones listed in the official Solutions Catalog, as described in the first section above.

From that point on, the broker branch is responsible for advancing the deal through the appropriate stages in HubSpot, following the standard lifecycle of that specific solution.

As soon as a potential opportunity is identified, the broker branch must create a new deal in HubSpot, selecting the “Solution” deal type. At this stage, the specific solution being offered must be indicated—these are the ones listed in the official Solutions Catalog, as described in the first section above.

From there, the broker branch is responsible for moving the deal through the following HubSpot stages, based on the progress of the opportunity:

  1. Marketing Qualified Lead
  2. Sales Qualified Lead
  3. Contact Meeting
  4. Qualification
  5. Investigation
  6. Proposal pre-validation
  7. Proposal presentation
  8. Team interview
  9. Closing
  10. Closed Won
  11. Closed Lost

Each stage should reflect the real-time status of the deal, ensuring visibility and alignment across all stakeholders involved in the sales process.

Post-Closing: Delivery Models and Operational Structure

Once the deal moves to the “Closed Won” stage in HubSpot, the delivery of the solution can follow one of several commercial models:

1. Fixed Price

Under this model, the client is charged a fixed total amount for the entire solution, with payments typically tied to defined delivery milestones (e.g., upon completion of the design phase, implementation, go-live, etc.). This requires detailed scoping upfront and strict alignment between client expectations and the delivery roadmap. The branch delivering the solution is fully responsible for meeting the commitments outlined in the proposal.

2. Retainer

A retainer model involves charging the client a fixed monthly fee, regardless of the number of hours or deliverables within that period. This model is often used for ongoing advisory services, continuous delivery, or long-term strategic engagements.

3. Time & Materials

This is the most commonly used model and is based on hourly or monthly rates for the resources involved. The client is billed according to the actual effort and time spent by the delivery team.

These models are currently being incorporated into Wave, specifically under the Business Deal Assistance module. In the future, this module will allow complete configuration and tracking of deal structures, invoicing plans, and inter-branch financial flows.

Decoupling Client Billing from Inter-Branch Payments

An important evolution in our operating model is the decoupling of client invoicing from inter-branch payments. Here’s how it works:

  • The client billing remains the responsibility of the broker branch, as they hold the commercial relationship and client-facing Project Management role.
  • The inter-branch payment, however, is handled separately. For example, in a Fixed Price model, the solution branch is contractually responsible for delivering the agreed scope, while the broker branch supports coordination and client communication.

Internally:

  • The solution branch decides how to structure the delivery team, when team members join or leave, and how to allocate resources throughout the project.
  • Billing Items for inter-branch payments are generated not per individual contributor, but as a single line item from the broker branch to the solution branch.
  • The solution branch is then responsible for distributing payments to the contributors involved in the delivery.

This setup mirrors a classic vendor relationship, where a single point of accountability (the solution branch) ensures quality delivery in exchange for a contractual payment, independent of individual developer arrangements.

This is a key shift from our previous model and aligns with our strategy of scaling solution-based delivery across the network in a structured and professional manner.

Clarification on Retainer Model

The Retainer model follows the same operational logic as the Fixed Price model. The client is billed a monthly fee, and then a single inter-branch payment is made to the solution branch—as an entity—for delivering the service.

It is then the responsibility of the solution branch to distribute payments internally to the individuals or teams involved in delivering the solution. This reinforces the separation between:

  • Client invoicing (handled by the broker branch)
  • Inter-branch settlement (payment to the solution branch as a vendor)

This structure ensures clarity of roles and accountability, while allowing each branch to manage its internal operations independently and efficiently.

Clarification on Time & Materials Model

If the project follows a Time & Materials model, it operates similarly to how we traditionally handle staffing engagements in WillDom.

  • The client is billed based on actual hours or months worked by each individual on the project.
  • The Billing Items are generated per contributor, following the structure already in place for staffing.
  • Each developer or consultant is billed directly, and the corresponding payments are made individually, as opposed to a consolidated inter-branch settlement.

This is the most familiar and widely adopted model in our current operations and requires less structural change compared to Fixed Price or Retainer projects.

Margin Sharing Model

In the solutions model, margin sharing follows a structured but dynamic model:

Margin Distribution Framework

  1. 20% of the gross margin is allocated to the solution branch as a base fee for owning the technical execution.
  2. The remaining 80% of the gross margin is split 50/50 between:
    • The broker branch
    • The solution branch

This results in a final distribution of 40%-40%-20% (broker / solution / solution base fee).

Shared Responsibility for Profit & Loss

Although the operational relationship between the branches resembles that of a client and vendor, it is important to clarify that:

 Both branches are jointly responsible (solidarily liable) for the financial outcome of the project—including profits and losses.

Why?

  • At the start of the project, the team defines a tentative cost structure and a fixed selling rate in the proposal.
  • However, due to the natural evolution of the project, actual costs may deviate from the original estimate.
  • These variances can impact the final margin.

How Is Margin Shared in Practice?

  1. Throughout the project, margins are split incrementally as Billing Items are generated and invoiced to the client.
  2. This split is done in real-time based on each invoicing event (not at the end of the project).

However, to ensure fairness in case of deviations:

End-of-Project Adjustment (Clearing)

  • In the final month of the project, a financial reconciliation (clearing) is performed.
  • This clearing includes:
    • Total revenue collected from the client
    • Total payments made to contributors
    • Total inter-branch transfers

If there is a deviation from the initially expected margin split, an adjustment is made in the final billing period to ensure:

Each branch receives its rightful share:

  • 20% to the solution branch (fixed)
  • The remaining margin is split 40/40 between broker and solution branches

This mechanism ensures that both branches benefit equally from the value created—while recognizing that one branch carries execution responsibility and the other leads the commercial relationship.

Commissions

If there are commissions involved (e.g., through a Client Referral Program or a Talent Specialist incentive), these are applied in the same way as today:

  • Commissions are deducted from the margin, and both branches contribute proportionally to cover them.
  • If the commission is related to talent sourcing (e.g., a Talent Specialist), it is paid by the branch providing the talent.
  • In referral cases, the commission applies to the total margin, before the standard margin split.

This approach ensures consistency with existing practices while adapting to the solutions business model.

Dashboards 

Global Stats 

This dashboard provides a high-level summary of the branch’s performance and the network’s overall status. More detailed insights can be found in other dashboards. It consists of three main tabs:

1. Operations Tab:

• Number of sales deals and active deals

• Quantity of open positions and SOWs signed

• Summary of the sales deals funnel

• Recruitment days to hire

• Coverage percentage of open positions

2. Revenue Tab:

• Total revenue and billable hours

• Gross margin analysis

• Full-Time Equivalent (FTE) count

• Number of active clients and new clients acquired

3. Talent Tab:

• Tier 1 talent distribution

• Median active aging and average person aging

• Quantity of active assignments for own talent and own clients

• Number of shared assignments involving own talent

This dashboard serves as a quick performance snapshot for leadership and decision-making.

Global stats dashboard

People

The People Dashboard provides a detailed view of the People universe and the Talent Specialists’ operations, offering insights into recruitment processes, talent distribution, and staffing. It consists of several pages:

1. ATS – Operations

• Number of active pipelines

• Candidates added and introduced

• Assignments approved and coverage percentage

• Candidate funnel analysis

2. ATS – Interviews

• Number of interviews conducted

• Feedback received from interviews

3. ATS – Introductions

• Total introductions made

• Introductions by introducer and by branch

4. Talent Pool

• Average experience for specific positions

• Geographical distribution of developers by profile

• Total talent by country

• English proficiency levels

• Top 12 main skills talent distribution

• Top 12 secondary skills and average experience

• Average hourly rate by country

5. Staff

• Employee birthdays

• Join dates of employees at WillDom

6. T4 (Tier 4 Status)

• Overview of Tier 4 candidate progress

7. Opportunities

• Information on approved and rejected candidates

• Reasons for rejections

This dashboard enables Talent Specialists and leadership to track recruitment efficiency, analyze talent distribution, and optimize hiring strategies.

People dashboard

Sales

The Sales Dashboards provide a comprehensive view of the entire sales ecosystem, covering key metrics related to pipelines, clients, forecasting, marketing, and revenue insights. This dashboard includes:

• Pipelines: Overview of active and historical pipelines, tracking deal progress.

• Clients: Insights into client acquisition, retention, and engagement.

• Forecasting: Revenue and deal forecasting to predict future business performance.

• Marketing: Analysis of lead generation, conversion rates, and marketing effectiveness.

• Revenue Insights: Breakdown of revenue sources, trends, and performance.

• SOW Rates: Standard rates for Statements of Work (SOW) across different projects.

• Deal Funnel Comparison: Comparative analysis of deal progression across time periods.

• Source Analytics: Evaluation of lead sources and their contribution to sales.

• Other Key Data: Additional insights into sales strategies, win/loss analysis, and overall sales performance.

This dashboard serves as a centralized hub for sales strategy and performance analysis, enabling teams to optimize sales efforts and drive business growth.

Sales dashboard

Finance 

The Finance Dashboard provides key financial insights, covering revenue, profitability, and billing-related metrics. It includes:

• Profit Analysis: Overview of gross and net profit performance.

• Final Client Billing: Details on invoicing to end clients.

• Interbranch Billing: Insights into internal billing transactions between branches.

• Gross Margins: Breakdown of profitability per project, client, and branch.

• Accruals: Tracking of USD generated for the DVP 

• Total Contract Value (TCV): Sum of all contracted revenue across active deals.

• Billing Item Modifications: Adjustments and changes in billing items over time.

• Estimates & Gap Estimates: Projected vs. actual revenue analysis.

• Client Lifetime Cycle: Financial performance tracking throughout the client’s relationship with WillDom.

This dashboard helps finance teams monitor financial health, optimize billing processes, and ensure profitability across the network.

Finance dashboard

Delivery

GDPR

Sales

Sales & Partnerships

Articles

Prospects pipelines

Descripción General:

  • Gestiona pipelines de prospección comercial para dar seguimiento a oportunidades tempranas antes de convertirse en soluciones/negocios.

  • Permite listar/filtrar pipelines, crear nuevos, y mover ítems a través de etapas según el workflow de Prospects.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Explorar y filtrar Prospect Pipelines

  1. Ve a Sales & Partnership > Prospects. Se muestra la lista de pipelines con contadores por etapa.

  2. Usa los filtros (cliente, workflow, prioridad, estado, palabra clave) para acotar la lista.

  3. Ordena por prioridad o fecha de actividad según necesites.

  4.  Abre un pipeline para ver su detalle y los ítems por etapa (kanban).

Funcionalidad B: Crear un nuevo Prospect Pipeline

  1. En la lista de Prospect, elige “Create” (o acción equivalente).

  2. Completa: Título, workflow (Prospect), prioridad aplicable y, si corresponde, deal o requisición relacionada.

  3. Asigna el equipo (hiring/owners). Evita repetir a la misma persona.

  4. Guarda. El sistema asigna UUID y marca “last activity”.

    Nota: en Prospects, la sucursal puede quedar en blanco según el tipo de workflow.

Funcionalidad C: Gestionar el detalle de un Prospect Pipeline

  1. Entra al pipeline y navega las pestañas: etapas (kanban), ítems, workflow, visibilidad y asociaciones.

  2. Agrega ítems al pipeline (según el flujo: leads/contactos/”candidatos” a evaluar en la etapa de prospección).

  3. Edita campos requeridos por etapa desde el panel de detalle del ítem.

  4. Mueve ítems entre etapas arrastrando en el kanban o con la acción “Mover” y confirma. Los contadores por etapa se actualizan.

Puntos Clave o Consejos

– Equipo sin duplicados: Al crear, no repitas la misma persona en el equipo; la operación fallará.
– Prioridad aplicable: En la creación se fija localmente; en la lista puedes ordenar/filtrar por esa prioridad.
– Branch en Prospects: Algunos workflows de Prospects crean pipelines sin `branch`; es normal.
– Métricas por etapa: Los contadores en la lista y en el kanban reflejan el volumen actual; mover/editar ítems los actualiza.

Solutions pipelines

Descripción General

  • Gestiona pipelines de “Solutions” (oportunidades de solución) con etapas definidas por su Workflow.

  • Permite listar, crear y administrar pipelines; agregar/mover items de solución por etapas; y trabajar con propuestas vinculadas a la oportunidad.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Explorar y filtrar Solutions Pipelines

  1. Ve a Sales & Partnerships > Solutions. Se muestra el listado de pipelines con contadores por etapa.

  2. Usa filtros (p. ej., prioridad, workflow, palabra clave) y ordena por prioridad o actividad reciente según necesites.

  3. Haz clic en un pipeline para abrir su detalle.

Funcionalidad B: Crear un nuevo Solutions Pipeline

  1. En la lista de Solutions, selecciona “Nuevo” (o acción equivalente).

  2. Completa: título, Workflow (Solution), prioridad aplicable y, si corresponde, asocia un deal.

  3. Asigna el equipo (no dupliques personas en el equipo; el guardado fallará si hay repetidos).

  4. Guarda.

    El sistema asigna UUID, creador y “last activity”. En Solutions, según el tipo de Workflow, la "branch" puede quedar en blanco (comportamiento esperado).

Funcionalidad C: Administrar el detalle del Pipeline (etapas, items y propuestas)

  1. Stages/Kanban: Visualiza y arrastra ítems entre etapas.
  2. Items: Crea/edita items de solución.
  3. Proposals: Administra propuestas vinculadas a la oportunidad.
  4. Workflow/Fields: Consulta/ajusta campos por etapa y transiciones.
  5. Visibility/Associations: Define visibilidad y relaciones con otras entidades.

  • Para mover un item a otra etapa: arrástralo en el kanban o usa la acción “Mover” y confirma.

  • Para editar campos de la etapa (requeridos/condicionales): entra al detalle del item y guarda los cambios.

Puntos Clave o Consejos:

– Equipo sin duplicados: Al crear/editar el equipo del pipeline, no repitas personas; el backend lo bloquea.
– Prioridad aplicable: Se define en la creación (ámbito local del pipeline) y puede usarse para ordenar/filtrar en la lista.
– Branch nulo: En algunos Workflows de Solutions, “branch” se establece en blanco automáticamente; es normal.
– Propuestas y deal: En Solutions el detalle integra propuestas de la oportunidad; mantenlas al día para destrabar avances en etapas posteriores.

Partners & Vendors pipelines

Descripcion general

Propósito

  • Facilitar la gestión y visualización de:

    1. Relación entre clientes, partners y talento.
    2. Oportunidades y proyectos en curso.
    3. Estado de cuentas y seguimiento de negocios a nivel global.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Visualización de la Red

  • Mapa interactivo/global de la red WillDom

  • Filtros personalizables para visualizar conexiones por:

    • Región
    • País
    • Tipo de relación (partner, cliente, talento)
    • Estado del pipeline (lead, prospect, won, lost)

Funcionalidad B: Filtros y Búsquedas Avanzadas

  1. Búsqueda por nombre, región, skill o tipo de cuenta.

  2. Filtros combinados para análisis segmentados.

Funcionalidad C: Acceso Directo a Detalles de Cuenta/Contacto

  • Acceso rápido a perfiles de clientes y partners.

  • Visualización de actividades recientes (en perfil de cliente):

    • Últimas interacciones (activity log)
    • Detalles generales del cliente
    • Personas de interés

Project Management

Articles

Deals & Contracts

Descripción General

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Crear un Nuevo Business Deal

Opcion 1: Contando con el permiso requerido

  1. Navegar a Project Management > Deals & Contracts

  2. Hacer clic en el botón "Add Business Deal"

  1. Opportunity: Campo opcional, puede linkearse un deal del hub. Se puede buscar por texto o número de deal en la caja de texto 

  2. Client: Campo donde se podrá buscar la company cliente del negocio

  3. Type of Service:

    • Remote Staffing
    • Solutions
      • Model engagement: FIXED PRICE

  4. Talent: Developer que trabajará en el cliente/solution

  5. Solution: Campo opcional, se podrá seleccionar una solution del catálogo vigente en wave en caso de corresponder.

  6. Source: 

    1. Sales & Business developement
      1. Opportunity Type: NEW
    2. Delivery
      1. Opportunity Type: Renewal
      2. Opportunity Type: Upselling

    Completar de acuerdo a la naturaleza comercial del deal.

  7. Talent Recruiter: Responsable del sourcing del talento en cuestión

  8. "Create renewal deal in Hubspot": Campo opcional, destildar en caso de que no sea una renovación.

  1. Rol Broker: Branch que tiene la relacion comercial con el cliente (Autocompletado de acuerdo al cliente seleccionado)

  2. Rol Vendor: Branch proveedora del talento (Autocompletado de acuerdo al talento seleccionado)

  3. Porcentajes: Deben siempre sumar 100% y a ser distribuidos de acuerdo a las condiciones comerciales definidas previamente

  4. Roles adicionales:

    • Experto: Aplica generalmente para las soluciones. Suele ser la branch que posee el conocimiento para cunplimentar el proyecto
    • Participante: Rol no usado actualmente

  • Contrato Cliente: Definir condiciones del contrato con el cliente (fechas, tarifas, hitos)

  • Seleccionar un contracto pre-existente 

  • Crear un contrato nuevo y seleccionarlo para el BizDeal correspondiente

  • Contrato Talento: Si es Staffing, configurar el contrato con el talento seleccionado

  • Comisiones estaticas: Suelen aplicarse a talentos dado que se abonan en su mayoría a quien refirió el talento

  • Comisiones dinámicas: Suelen aplicarse a clientes dado que son pagaderas a la persona que trajo el negocio

  • Proyecto existente: Se podrá elegir un proyecto creado anteriormente y reutilizarse

  • Nuevo proyecto: Desde el botón "+" se podrá crear un nuevo proyecto a ser utilizado en esta asignación

  • Definición de tasks: Se deberán seleccionar los items que el talento podrá registrar via timetracker.

    Presionando el "+" se disponibilizarán las tareas necesarias

  • Review & Confirm: Resumen final de todo lo configurado en el paso a paso

Submit button

Todas las entidades creadas y/o modificadas durante el paso a paso del asistente no son creadas hasta que se submitee la información en este ultimo paso.

Opcion 2: Desde la introduction en HUB

Esta opción nos llevará al paso 1 del asistente antes explicado

Funcionalidad B: Gestionar Business Deals Existentes

Visualizar detalles de un Biz Deal

  1. Main info: Visualizar las condiciones generales del Biz Deal configuradas en el asistente

  2. Contracts: Expandir las secciones de "Client Contract" y "Talent Contract" para revisar las condiciones comerciales acordadas

  3. Commisions: Visualizar en caso de que apliquen las comisiones configuradas para el deal

  4. BI Simulator: En caso de necesitar conocer algún valor contractual del deal, se podrá simular una generación de Billing Items.

    Los cálculos serán los mismos a ser utilizados en un caso real.

  5. Activity log: Útil tener trazabilidad sobre las acciones y/o modificaciones realizadas sobre el BizDeal

  • Usar la opción "Renew" desde los 3 puntos de la fila seleccionada para crear una nueva versión del deal (solo para Staffing).

    Nos re-dirigirá al asistente de Biz Deal pero con opciones pre-completadas de acuerdo al tipo "renovación".

  • Seleccionar "Close Assignment" desde los 3 puntos de la fila seleccionada para finalizar un deal activo.

    Debemos seleccionar una "Reason" de cierre y se autocompletará la fecha actual como fecha de "End date" que podrá ser modificada.

  • Eliminar Biz Deal: Usar la opción "Delete" (solo administradores, si no hay entradas asociadas)

Funcionalidad C: Gestionar Asignaciones y Tareas

  1. Ver Asignaciones: En la vista de detalle del Business Deal, revisar las asignaciones activas

  2. Agregar Tareas: Navegar a la sección "Task Config" para añadir nuevas tareas al proyecto

Puntos claves o Consejos
  1. Pre-requisito Importante: Antes de crear un Business Deal, asegúrate de que tanto el cliente como el talento (si aplica) estén correctamente registrados en el sistema con sus datos completos.
  2. Advertencia de Eliminación: Ten cuidado al eliminar un Business Deal, ya que esta acción no se puede deshacer y solo está disponible para administradores cuando no hay entradas de tiempo o facturación asociadas.

Projects

Descripcion general

  • La sección "Projects" permite a los usuarios visualizar el listado completo de proyectos registrados en la plataforma.

    Se trata de una sección esencialmente de consulta (read-only), destinada a ofrecer una visión global y actualizada del portafolio de proyectos disponibles.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

  1. Visualización de todos los proyectos: Accede a un listado centralizado con detalles básicos de cada proyecto, como nombre, cliente, estado y fechas clave.

  2. Filtrado y búsqueda: Utiliza opciones para filtrar los proyectos por distintos criterios (por ejemplo, nombre, cliente, estado o responsable) y localiza fácilmente proyectos específicos mediante la barra de búsqueda.

  3. Consulta de información relevante: Revisa información clave de cada proyecto sin necesidad de acceder al detalle individual. Esto incluye datos como fecha de inicio, fecha estimada de finalización y responsable asignado.

Insights

Descripcion general

  • El módulo Insights es el centro de análisis y reportes de rendimiento en WAVE, diseñado para proporcionar métricas detalladas sobre el trabajo del equipo y el progreso de proyectos. Este módulo utiliza datos de ActivityLog para generar reportes de tiempo, análisis de productividad y seguimiento de actividades por persona, proyecto y cliente durante períodos específicos.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Configurar Filtros de Análisis

  • Navegar a Project Management > Insights

  • Seleccionar Período: Elegir el rango de tiempo para el análisis:

    Últimos 90 días

    Últimos 6 meses

    Este año

    Año anterior (dinámico)

  • No insights since:

    Last 30 days

    Last 90 days

  • Filtrar por Branch: Usar el selector para elegir a que branch pertenecerá la información mostrada.

    Nota: Sujeto a restricciones y/o permisos 

  • Filtrar por Persona: Usar el selector de autocompletado para seleccionar un miembro específico del equipo

  • Filtrar por Proyecto: Seleccionar un proyecto específico para analizar sus insights

  • Filtrar por Cliente: Elegir una empresa cliente para ver métricas relacionadasList Item

Funcionalidad B: Visualizar Reportes de Insights

  • Vista de Tabla Temporal: Los insights se organizan en una tabla con:

    Filas: Cada persona del equipo

    Columnas: Semanas organizadas por meses

    Celdas: Indicadores visuales del número de insights por semana

  • Indicadores Visuales:

    Círculos vacíos: Sin insights en esa semana

    Círculos con color: 

    Coloreados de acuerdo a la criticidad del insight

    Insights violetas (mas de 1 insight en la misma semana)

Mostrar número exacto de insights al pasar el mouse

.explanation::after { font-family: "Roboto", sans-serif; content: "Tooltip"; text-transform: uppercase; font-weight: 700; top: -19px; left: 1rem; padding: 0 0.5rem; font-size: 0.6rem; position: absolute; z-index: 1; color: #000; background: #fff; }

Funcionalidad C: Analizar Detalles de Insights

  • Hacer Clic en Celda: Seleccionar cualquier celda con insights para ver detalles

  • Panel de Detalles: Se abre un drawer lateral con información específica:

    1. Detalles del insight generado
    2. Información de la persona involucrada
    3. Datos del proyecto asociado
    4. Timestamp y contexto de la actividad

  • Cerrar Panel: Usar el botón de cerrar o hacer clic fuera del panel

  • Navegación entre Insights: Revisar múltiples insights de la misma semana

Funcionalidad D: Gestionar Vista de Datos

  • Semanas por mes según el período seleccionado

  • Agrupación de insights por persona y semana

  • Organización temporal de los datos

  1. Se muestra un mensaje explicativo

  2. Sugiere ajustar los criterios de filtrado

  3. Icono visual para indicar ausencia de datos

  • Datos en Tiempo Real: Los insights se actualizan automáticamente desde ActivityLog
  • Filtros Persistentes: Los filtros seleccionados se mantienen durante la sesión
  • Los insights se conectan con:

  • Sistema de proyectos

  • Base de datos de personas

  • Registros de actividad

  • Métricas de rendimiento

Puntos Claves o Consejos
  1. Pre-requisito Importante: Los insights dependen de que existan registros de actividad (ActivityLog) con acciones ‘insight’ en el sistema.
  2. Rendimiento: Para períodos largos (años completos), el sistema puede tardar más en cargar debido a la cantidad de datos procesados. Se recomienda usar filtros específicos para mejorar el rendimiento.
  3. Datos en Tiempo Real: Los insights se generan automáticamente basándose en las actividades del sistema, por lo que es importante que el equipo registre correctamente sus actividades para obtener métricas precisas.

Manual de usuario para la creacion de Proyectos Fixed Price

Navegación a la Sección de Creación

  1. Acceder al Deal de tipo “solution” en el Hub:
    • En el menú de tipo elipsis, haz clic en “New Business Deal”
    • Iniciar la creación de un nuevo Business Deal:
      • Haz clic en el botón “New Business Deal” 
      • El sistema te llevará al asistente de creación en 8 pasos

Nota: Por el momento, el ÚNICO punto de acceso para crear BizDeals de tipo Fixed Price es desde este paso. NO se podrán crear “manualmente” desde la sección “Deals & Contracts”

Paso 1: Configuración Básica del Acuerdo

  1. Seleccionar el Cliente:
    • En el campo “Client”, busca y selecciona el cliente para el proyecto
    • Este campo es obligatorio
  2. Definir el Tipo de Servicio:
    • En el campo “Type of Service” , selecciona “Solutions”
    • Este campo es obligatorio
  3. Configurar el Modelo de Engagement:
    • En el campo “Model of Engagement”, selecciona “Fixed Price”
  4. Completar información adicional:
    • Solution: Selecciona una solución específica si aplica (campo opcional)
    • Source:
      1. Sales & Business Development
      2. Delivery
    • Opportunity Type: 
      1. New
  5. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 2

Nota: Todos los campos se deberían auto completar heredados del deal

Paso 2: Configuración de Partes y Distribución de Margen

  1. Definir las partes involucradas:
    • Selecciona las “Branches” que participarán en el proyecto
    • Asigna los “Role” (Roles) correspondientes a cada sucursal
    • Establece el “Share” (Porcentaje) de participación de cada parte
  2. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 3

Paso 3: Gestión de Contrato al cliente + Hitos (Milestones)

  1. Definir las condiciones del contrato:
    • Date From: Establece la fecha de inicio del contrato
    • Date To: Establece la fecha de finalización (opcional para contratos indefinidos)
    • Endless: Marca esta casilla si el contrato es indefinido
  2. Crear hitos del proyecto:
    • Haz clic en “Add Milestone” o “Agregar Hito”
    • Para cada hito, completa:
      • Description: Descripción del hito
      • Amount: Monto asociado al hito
      • Currency: Moneda del monto
      • Due Date: Fecha estimada de vencimiento del hito
  3. Gestionar hitos existentes:
    • Edit: Haz clic en el ícono de edición para modificar un hito
    • Delete: Haz clic en el ícono de eliminación para remover un hito
  4. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Create” para continuar creando Hitos
    • Haz clic en “Continue” proceder al Paso 5

Paso 4: Staffing Plan

  1. Revisar el Staffing Plan hereado desde el deal
    1. Verás la lista de deal items (roles/perfiles necesarios).
  2. Añade roles (de ser necesario). Haz clic en “Agregar” y completa:
    1. Job Description
    2. Openings (Mandatorio)
    3. Seniority (Mandatorio)
    4. Position (Mandatorio)
    5. Main Skill (Mandatorio)
    6. Required Skills
    7. Nice to have Skills
    8. Selling Rate
    9. Purchase Rate (Mandatorio)
    10. Project Hours
    11. Notes
  3. Guarda cada rol añadido.

Paso 5: Configuración de Comisiones (Paso opcional)

  1. Definir comisiones:
    • Haz click en “Create New” y configura las comisiones para las partes involucradas
    • Establece los porcentajes y beneficiarios de las comisiones

Nota: Comisiones para proyectos no-staffing

🧾 ¿Qué es el CRP?

El CRP (Client Relationship Program) es un esquema de comisiones diseñado para reconocer y recompensar al equipo comercial o de relación con el cliente cuando se logra cerrar un nuevo proyecto o cliente.
 Su objetivo es incentivar el crecimiento del negocio sin comprometer la rentabilidad de la compañía.

Cómo funciona

  1. Se calcula una vez al inicio del proyecto.
     El porcentaje de comisión (CRP) se define según el margen bruto estimado al comenzar el proyecto y no se recalcula después, aunque el proyecto cambie o crezca.
  2. El pago depende del cobro al cliente.
     La comisión se paga 10 días hábiles después de que el cliente haya realizado el pago del milestone (hito o etapa facturada).
  3. Vigencia limitada.
     El CRP aplica solo al primer proyecto con ese cliente o durante los primeros 12 meses de relación, lo que ocurra primero.

📊 Criterios de cálculo

El monto del CRP depende del margen bruto (la diferencia entre lo que se factura al cliente y los costos asociados al proyecto).
 Cuanto mayor sea el margen, mayor será el porcentaje de comisión:

Margen Bruto (%)

Porcentaje de Comisión (CRP)

Menor al 30%

3%

Entre 30% y 40%

5%

Entre 40% y 50%

7%

Mayor al 50%

10%

👉 Por ejemplo:
 Si un proyecto factura USD 200.000 y tiene un margen del 40%, la ganancia bruta es USD 80.000.
 El CRP sería del 7% del total facturado, es decir USD 14.000.

⚙️ Escenarios de referencia

El documento considera tres tipos de escenarios:

  • Best Scenario: proyectos con altos márgenes (por encima del 50%).
  • Mid Scenario: márgenes medios (alrededor del 35%–40%).
  • Worst Scenario: márgenes bajos (menores al 30%).

Cada uno de ellos se utiliza como referencia para estimar cómo varía la rentabilidad neta después de pagar las comisiones.

🧮 Ejemplo simplificado

Monto Facturado (USD)

Margen Bruto

CRP %

Comisión CRP (USD)

100.000

28%

3%

3.000

200.000

35%

5%

10.000

500.000

50%

7%

35.000

750.000

55%

10%

75.000

📌 En resumen

  • El CRP premia los proyectos rentables y exitosos.
  • Se calcula una sola vez al inicio y se paga tras el cobro del cliente.
  • El porcentaje de comisión depende del margen bruto.
  • Su propósito es alinear incentivos entre el equipo comercial y la salud financiera de la empresa.
  1. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 6

Paso 6: Creación del Proyecto

  1. Crear un nuevo proyecto o usar uno existente:
    • Opción A – Crear nuevo proyecto:
      • El sistema creará automáticamente un nuevo proyecto
      • Completa los campos:
        • Name: Nombre del proyecto (obligatorio)
        • Description: Descripción del proyecto
        • Date Start: Fecha de inicio del proyecto (obligatorio)
        • Date End: Fecha de finalización del proyecto (opcional)
        • Exclude Royalties: Marca si se excluyen regalías (SOLO GLOBAL + ADMINS)
    • Opción B – Usar proyecto existente:
      • Selecciona un proyecto existente de la lista
      • El sistema mostrará solo proyectos activos y no de staffing
  2. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 7

Paso 7: Gestión de Tareas del Proyecto

  1. Configurar tareas del proyecto:
    • Add Task: Agrega nuevas tareas al proyecto
    • Edit Task: Modifica tareas existentes
    • Delete Task: Elimina tareas del proyecto
  2. Configurar aspectos de facturación de tareas:
    • Talent Payable: Marca si la tarea es pagable al talento
    • Divisible: Marca si la tarea es divisible y se podrán dejar comentarios al momento de cargar horas en el timetracker además de poder “splitear” tareas en horas
  3. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue”  para proceder al Paso 8

Paso 8: Revisión y Finalización

  1. Revisar toda la información:
    • Verifica que todos los datos estén correctos
    • Revisa los hitos, comisiones y tareas configuradas
  2. Finalizar la creación:
    • Haz clic en “Submit” para crear el Business Deal
    • El sistema generará el acuerdo y lo asociará al proyecto

Paso 8.1: “Review & Confirm”

Descripción General:

– Es el último paso del asistente para deals Fixed Price donde se muestra un resumen completo antes de confirmarlo.

– Permite revisar toda la información específica y exportar a PDF.

Contenido de la Pantalla:

  1. Información del Cliente

– Cliente: Muestra tarjeta con logo, nombre y datos básicos de la empresa cliente.

– Talent (si aplica): Información del talento asignado al proyecto.

  1. Resumen de Contratos

– Contrato Cliente: 

  – Período de facturación

  – Comisiones configuradas

  1. Margenes y Parties

– Branches involucradas con su correspondiente porcentaje

  1. Milestones del Proyecto

– Lista de hitos definidos con fechas de entrega estimada

– Montos asociados a cada milestone

  1. Staffing Plan

– Roles definidos: Perfiles necesarios para el proyecto

– Cantidad de personas: Por cada rol requerido

– Asignaciones realizadas: Talentos ya asignados (si los hay)

  1. Comisiones del Proyecto

– Comisiones por rol específico

– Comisiones globales del proyecto

– Porcentajes y montos fijos

– Entidades beneficiarias

  1. Tareas del Proyecto

– Lista de tareas específicas del proyecto

– Responsables asignados por tarea

– Fechas de vencimiento de entregables

– Dependencias entre tareas

 Acciones Disponibles:

  1. Exportar a PDF

– Botón con ícono PDF en la esquina superior derecha

– Genera un documento PDF con el resumen completo del proyecto Fixed Price

– Incluye milestones, staffing plan y condiciones contractuales

  1. Navegación

– Back: Regresar al paso anterior para ajustar milestones, staffing plan o comisiones

– Submit: Confirmar y crear el deal Fixed Price (solo si todos los campos están completos)

  1. Reset (si es necesario)

– Botón para reiniciar todo el proceso desde el principio

– Útil si se detectan errores importantes en la configuración

Validaciones Específicas para Fixed Price:

– Staffing Plan completo: Todos los roles deben estar definidos con cantidades y duraciones

– Milestones definidos: Debe haber al menos un milestone con monto y fecha

– Comisiones alineadas: Las comisiones deben ser consistentes con el modelo Fixed Price

– Tareas del proyecto: Deben estar vinculadas a los milestones correspondientes

Consejos de Uso para Fixed Price:

– Revisa el staffing plan cuidadosamente: asegúrate de que todos los roles necesarios estén incluidos

– Verifica los milestones: confirma que las fechas y montos sean realistas para el alcance

– Valida las comisiones: asegúrate de que los porcentajes sean sostenibles para el proyecto

– Exporta a PDF antes de confirmar para tener el documento del proyecto

– Confirma las tareas: verifica que estén alineadas con los milestones y el staffing plan

– Si encuentras errores en el staffing plan o milestones, usa “Back” para corregir en lugar de resetear

Gestión de un Proyecto “Fixed Price” Existente

Localización de Proyectos Fixed Price

  1. Acceder a la lista de proyectos:
    • En el menú principal, haz clic en “Project Management”
    • Selecciona la pestaña “Deals & Contracts”
  2. Filtrar proyectos Fixed Price:
    • En el menú desplegable filtrar por “Service Type > Solutions”  
    • Los proyectos Fixed Price aparecerán en la lista con el tipo de servicio “Solution”

Vista de Detalle del Proyecto

  1. Abrir un proyecto:
    • Haz clic en el nombre del Business Deal en la lista
    • Se abrirá la vista de detalle con las siguientes secciones:
  • Haz clic en el nombre del proyecto y en una pestaña contigua se abrirá la interfaz del detalle del proyecto
  1. Pestaña: Overview

Financial Margins Dashboard – Detalle Específico

Descripción General:

– Dashboard financiero que monitorea la salud operativa y KPIs clave del proyecto.

– Muestra métricas de ingresos, costos y márgenes en tiempo real.

Contenido del Dashboard:

  1. Cashflow Summary (Resumen de Flujo de Caja)

– Monthly Revenue (Ingresos Mensuales):

  – Ingresos actuales del mes

  – Target/objetivo de ingresos

  – Comparación visual con el objetivo

– Monthly Cost (Costos Mensuales):

  – Costos actuales del mes

  – Presupuesto asignado

  – Comparación con el presupuesto

– Current Margin (Margen Actual):

  – Porcentaje de margen actual

  – Margen esperado vs actual

  – Indicador visual (flecha arriba/abajo) mostrando si está por encima o debajo del objetivo

  1. Cashflow List (Lista de Flujo de Caja)

– Detalle por período: Lista con información mes a mes

– Ingresos por período: Desglose de ingresos por milestone/entregable

– Costos por período: Desglose de costos por recurso/rol

– Márgenes por período: Evolución del margen a lo largo del tiempo

Métricas Clave Mostradas:

Indicadores Financieros:

– Monthly Revenue vs Target: Comparación de ingresos reales vs objetivos

– Cost vs Budget: Comparación de costos reales vs presupuesto

– Margin Performance: Rendimiento del margen actual vs esperado

– Trend Analysis: Análisis de tendencias mes a mes. A medida que se van facturando milestones se podrá observar la tendencia del proyecto.

Alertas Visuales:

– Flechas de tendencia: 

  – ↑ Verde: Margen por encima del objetivo

  – ↓ Rojo: Margen por debajo del objetivo

– Colores de estado:

  – Verde: Objetivos cumplidos

  – Rojo: Objetivos no cumplidos

  – Gris: Sin datos

Funcionalidades:

Navegación y Filtros:

– Vista detallada: Acceso a información específica por período

– Exportación: Posibilidad de exportar datos a PDF/Excel

Interactividad:

– Drill-down: Click en períodos para ver detalles específicos

– Hover effects: Información adicional al pasar el mouse

– Responsive: Adaptación a diferentes tamaños de pantalla

Puntos Clave para Fixed Price:

– Enfoque en milestones: Los ingresos se basan en entregables completados, no en horas

– Control de costos: Monitoreo estricto para mantener márgenes en proyectos de precio fijo

– Alertas tempranas: Detección de desviaciones del presupuesto antes de que impacten el margen

– Análisis de rentabilidad: Evaluación continua de la rentabilidad del proyecto por período

  1. Pestaña “Main Info” (Información Principal):

Main Info – Detalle de Sub-secciones (Fixed Price)

Descripción General:

– Sección principal del proyecto Fixed Price con 6 sub-secciones accesibles mediante pestañas deslizantes.

– Cada sub-sección maneja un aspecto específico del proyecto de precio fijo.

  1. Main Info (Información Principal)

Contenido:

– Datos básicos del proyecto: Nombre, descripción, cliente, fechas

– Información del Business Deal: Tipo de servicio, modelo de engagement

– Configuración del proyecto: Estado, prioridad, moneda

– Detalles del contrato: Condiciones generales y términos

  1. Milestones (Hitos)

 Contenido:

– Lista de milestones con:

  – Descripción del entregable

  – Monto asociado a cada milestone

  – Moneda del pago

  – Fecha de vencimiento

  – Estado (Pending, Ready to Bill, Billed)

– Total del proyecto: Suma de todos los milestones

– Alertas: Información sobre el monto total del contrato

Funcionalidades:

– Agregar/Editar milestones: Crear nuevos hitos o modificar existentes

– Búsqueda: Filtrar milestones por palabra clave

– Vista de solo lectura: Para contratos ya firmados

– Validaciones: Asegurar que las fechas y montos sean consistentes

  1. Commissions (Comisiones)

 Contenido:

– Comisiones por rol: Porcentajes específicos para cada posición

– Comisiones globales: Porcentajes generales del proyecto

– Entidades beneficiarias: Quién recibe cada comisión

– Montos calculados: Valores en dinero de las comisiones

Funcionalidades:

– Configurar comisiones: Establecer porcentajes por rol o globalmente

– Calcular automáticamente: El sistema calcula montos basado en milestones

– Validar consistencia: Asegurar que las comisiones sumen correctamente

  1. Staffing Plan

 Contenido:

– Lista de posiciones requeridas:

  – Seniority: Nivel de experiencia (Junior, Mid, Senior, etc.)

  – Posición: Rol específico (Developer, Designer, PM, etc.)

  – Skill: Tecnología o habilidad específica

  – Purchase Rate: Tarifa de compra del talento

  – Openings: Cantidad de posiciones necesarias

– Asignaciones: Talentos ya asignados a cada posición

– Estado de asignación: en la columna Assigned/Openings muestra Cuántas posiciones están cubiertas vs total

Funcionalidades:

– Agregar posiciones: Crear nuevos roles en el plan

– Asignar talentos: Vincular personas específicas a posiciones

– Editar detalles: Modificar seniority, skills o tarifas

– Seguimiento: Ver progreso de asignaciones

– Búsqueda: Filtrar posiciones por palabra clave

  1. Expenses

 Contenido:

– Lista de gastos del proyecto:

  – Descripción del gasto

  – Categoría (Viajes, Equipos, Licencias, etc.)

  – Monto del gasto

  – Fecha del gasto

– Total de gastos: Suma de todos los gastos del proyecto

Funcionalidades:

– Registrar gastos: Agregar nuevos gastos al proyecto

– Categorizar: Organizar gastos por tipo

– Filtrar: Buscar gastos por categoría o período

Nota: Por el momento, esta sección es solo para poder registrarlo dentro de la gestión del proyecto. NO afecta ningún cálculo, se debe realizar su costeo al final del proyecto.

  1. Assigned Resources

 Contenido:

– Lista de asignaciones activas:

  – Persona asignada: Nombre y perfil del talento

  – Posición: Rol específico en el proyecto

  – Fecha de inicio/fin: Período de asignación

  – Estado: Activo, Completado, Pausado

Funcionalidades:

– Ver asignaciones: Lista completa de recursos asignados

– Gestionar asignaciones: Modificar fechas o estados

– Reasignar: Cambiar talentos entre posiciones

 
Puntos Clave para Fixed Price:

– Enfoque en milestones: Los ingresos se basan en entregables, no en horas

– Staffing plan crítico: Debe estar completo antes de iniciar el proyecto

– Control de gastos: Monitoreo estricto para mantener márgenes

– Recursos alineados: Las asignaciones deben coincidir con el staffing plan

– Comisiones claras: Estructura de comisiones definida desde el inicio

Timetracker

Descripcion general

  • La funcionalidad Timetracker en Wave 2 permite a los usuarios registrar y monitorear el tiempo dedicado a distintas tareas y proyectos dentro de la plataforma. Esta herramienta facilita el seguimiento preciso de las horas trabajadas y contribuye a una mejor gestión de la productividad y planificación de recursos.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Registrar Tiempo (Track Time)

  1. Accede a la pestaña "TimeTracker" desde el menú principal del módulo "Project Management"

  2. Selecciona la vista deseada para la carga de horas (Calendar o Timesheet)

Uso de la vista "Calendar" en Timetracker

  • Navega al Timetracker y selecciona la pestaña o botón “Calendar” en el panel superior

  • Visualización del Calendario

    • Observa el calendario mensual, donde cada día muestra los registros de tiempo ingresados.
    • Selecciona el proyecto específico en el dropdown de proyectos disponibles
    • Elige la tarea asignada dentro del proyecto seleccionado
    • Los bloques de tiempo suelen estar coloreados, identificando a qué proyecto/tarea pertenece cada registro.

  • Añadir o Editar un Registro desde el Calendario

    • Para editar un registro existente, haz clic sobre él, modifica los campos y se auto guardarán los cambios.

  • Navegación y Filtros

    • Utiliza las flechas de navegación para moverte entre semanas o meses.
    • Aplica filtros por proyecto, tarea o usuario para personalizar la visualización.

  • Acceso a la Vista Timesheet

    • Accede al Timetracker y elige la pestaña “Timesheet” desde el menú correspondiente.

  • Visualización de la Timesheet

    • Verás una tabla donde las filas corresponden a proyectos/tareas y las columnas a los días de la semana.
    • Cada celda muestra el total de tiempo registrado por tarea y día.

  • Agregar o Modificar Registros

    • Para registrar tiempo, haz clic en la celda correspondiente (proyecto/tarea y día).
    • Ingresa la cantidad de tiempo trabajado (por ejemplo, “2h 30m”) o ajusta el valor existente y guarda.

  • Carga Masiva y Revisión

    • Puedes ingresar varios registros rápidamente desde esta vista, optimizando la carga de datos semanal.
    • Revisa los totales generales en la parte inferior para validar tu carga horaria semanal o mensual.
Calendar view
Timesheet view

Funcionalidad B: Revisar y Enviar Tiempo (Review & Submit)

  1. Navega a la pestaña "Review & Submit" o "Snapshots" en el módulo

  2. Selecciona el período de tiempo a revisar (diario, semanal o mensual)

  3. Marca las casillas de verificación para las entradas de tiempo que deseas incluir

  4. Revisa los detalles de cada entrada incluyendo proyecto, tarea, horas y notas

  5. Usa la opción "Select All" para incluir todas las entradas válidas del período

    Verás esta opción como una "checkbox" en la parte superior izquierda

  6. Haz clic en "Submit entries" para enviar las entradas para aprobación

  7. El sistema registra automáticamente la fecha y hora de envío para auditoría

Funcionalidad C: Generar Reportes de Actividad y aprobación de horas (Activity Report)

  • Dirígete a la pestaña "Activity Report" en el módulo de timetracker

  • Establece los filtros requeridos: persona, cliente, proyecto, fechas y perspectiva (persona o cliente)

  • Aplica filtros adicionales como BH o NBH (Billable o Non Billable), tipo de entrada o rango de fechas

  • Selecciona las columnas a mostrar en el reporte según tus necesidades

  • Visualiza los datos en formato tabular con totales automáticos por período

  • Exporta el reporte en formato PDF  usando las opciones disponibles 

    • Desde los 3 puntos en la sección derecha , seleccionar opción "Export to PDF"

  • Utiliza la función de agrupación para ver totales por proyecto, cliente o persona

    • Filtrando por cliente/proyecto, se podrán visualizar todos los talentos con horas cargadas en dichas entidades según corresponda

  • Aprueba las horas necesarias de acuerdo a lo corroborado

    • Puede realizarse individualmente o masivamente desde la opción "Select All" 

Funcionalidad D: Configuración de Facturación y Aprobación

  1. Accede a la configuración de entradas individuales desde la vista de detalle

  2. Modifica los flags de facturación: client billable, talent payable según aplique

  3. Establece si la entrada es productiva o no productiva para reportes gerenciales

  4. Envía para aprobación usando el flujo de aprobación multinivel (desarrollo, cliente, final)

  5. Realiza seguimiento del estado de aprobación en tiempo real

  6. Usa la función de aprobación masiva para procesar múltiples entradas simultáneamente

  • Asegúrate de tener tareas asignadas activas antes de intentar registrar tiempo, ya que el sistema valida la existencia de asignaciones válidas
  • Revisa regularmente las entradas de tiempo pendientes de aprobación para mantener el flujo de trabajo actualizado
  • Ten en cuenta que las entradas de tiempo fuera del período de vigencia de una asignación serán rechazadas automáticamente

Deals & Contracts

Descripción General

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Crear un Nuevo Business Deal

Opcion 1: Contando con el permiso requerido

  1. Navegar a Project Management > Deals & Contracts

  2. Hacer clic en el botón "Add Business Deal"

  1. Opportunity: Campo opcional, puede linkearse un deal del hub. Se puede buscar por texto o número de deal en la caja de texto 

  2. Client: Campo donde se podrá buscar la company cliente del negocio

  3. Type of Service:

    • Remote Staffing
    • Solutions
      • Model engagement: FIXED PRICE

  4. Talent: Developer que trabajará en el cliente/solution

  5. Solution: Campo opcional, se podrá seleccionar una solution del catálogo vigente en wave en caso de corresponder.

  6. Source: 

    1. Sales & Business developement
      1. Opportunity Type: NEW
    2. Delivery
      1. Opportunity Type: Renewal
      2. Opportunity Type: Upselling

    Completar de acuerdo a la naturaleza comercial del deal.

  7. Talent Recruiter: Responsable del sourcing del talento en cuestión

  8. "Create renewal deal in Hubspot": Campo opcional, destildar en caso de que no sea una renovación.

  1. Rol Broker: Branch que tiene la relacion comercial con el cliente (Autocompletado de acuerdo al cliente seleccionado)

  2. Rol Vendor: Branch proveedora del talento (Autocompletado de acuerdo al talento seleccionado)

  3. Porcentajes: Deben siempre sumar 100% y a ser distribuidos de acuerdo a las condiciones comerciales definidas previamente

  4. Roles adicionales:

    • Experto: Aplica generalmente para las soluciones. Suele ser la branch que posee el conocimiento para cunplimentar el proyecto
    • Participante: Rol no usado actualmente

  • Contrato Cliente: Definir condiciones del contrato con el cliente (fechas, tarifas, hitos)

  • Seleccionar un contracto pre-existente 

  • Crear un contrato nuevo y seleccionarlo para el BizDeal correspondiente

  • Contrato Talento: Si es Staffing, configurar el contrato con el talento seleccionado

  • Comisiones estaticas: Suelen aplicarse a talentos dado que se abonan en su mayoría a quien refirió el talento

  • Comisiones dinámicas: Suelen aplicarse a clientes dado que son pagaderas a la persona que trajo el negocio

  • Proyecto existente: Se podrá elegir un proyecto creado anteriormente y reutilizarse

  • Nuevo proyecto: Desde el botón "+" se podrá crear un nuevo proyecto a ser utilizado en esta asignación

  • Definición de tasks: Se deberán seleccionar los items que el talento podrá registrar via timetracker.

    Presionando el "+" se disponibilizarán las tareas necesarias

  • Review & Confirm: Resumen final de todo lo configurado en el paso a paso

Submit button

Todas las entidades creadas y/o modificadas durante el paso a paso del asistente no son creadas hasta que se submitee la información en este ultimo paso.

Opcion 2: Desde la introduction en HUB

Esta opción nos llevará al paso 1 del asistente antes explicado

Funcionalidad B: Gestionar Business Deals Existentes

Visualizar detalles de un Biz Deal

  1. Main info: Visualizar las condiciones generales del Biz Deal configuradas en el asistente

  2. Contracts: Expandir las secciones de "Client Contract" y "Talent Contract" para revisar las condiciones comerciales acordadas

  3. Commisions: Visualizar en caso de que apliquen las comisiones configuradas para el deal

  4. BI Simulator: En caso de necesitar conocer algún valor contractual del deal, se podrá simular una generación de Billing Items.

    Los cálculos serán los mismos a ser utilizados en un caso real.

  5. Activity log: Útil tener trazabilidad sobre las acciones y/o modificaciones realizadas sobre el BizDeal

  • Usar la opción "Renew" desde los 3 puntos de la fila seleccionada para crear una nueva versión del deal (solo para Staffing).

    Nos re-dirigirá al asistente de Biz Deal pero con opciones pre-completadas de acuerdo al tipo "renovación".

  • Seleccionar "Close Assignment" desde los 3 puntos de la fila seleccionada para finalizar un deal activo.

    Debemos seleccionar una "Reason" de cierre y se autocompletará la fecha actual como fecha de "End date" que podrá ser modificada.

  • Eliminar Biz Deal: Usar la opción "Delete" (solo administradores, si no hay entradas asociadas)

Funcionalidad C: Gestionar Asignaciones y Tareas

  1. Ver Asignaciones: En la vista de detalle del Business Deal, revisar las asignaciones activas

  2. Agregar Tareas: Navegar a la sección "Task Config" para añadir nuevas tareas al proyecto

Puntos claves o Consejos
  1. Pre-requisito Importante: Antes de crear un Business Deal, asegúrate de que tanto el cliente como el talento (si aplica) estén correctamente registrados en el sistema con sus datos completos.
  2. Advertencia de Eliminación: Ten cuidado al eliminar un Business Deal, ya que esta acción no se puede deshacer y solo está disponible para administradores cuando no hay entradas de tiempo o facturación asociadas.

Projects

Descripcion general

  • La sección "Projects" permite a los usuarios visualizar el listado completo de proyectos registrados en la plataforma.

    Se trata de una sección esencialmente de consulta (read-only), destinada a ofrecer una visión global y actualizada del portafolio de proyectos disponibles.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

  1. Visualización de todos los proyectos: Accede a un listado centralizado con detalles básicos de cada proyecto, como nombre, cliente, estado y fechas clave.

  2. Filtrado y búsqueda: Utiliza opciones para filtrar los proyectos por distintos criterios (por ejemplo, nombre, cliente, estado o responsable) y localiza fácilmente proyectos específicos mediante la barra de búsqueda.

  3. Consulta de información relevante: Revisa información clave de cada proyecto sin necesidad de acceder al detalle individual. Esto incluye datos como fecha de inicio, fecha estimada de finalización y responsable asignado.

Hiring

Inline code

Wrap inline snippets of code with<code>. Be sure to escape HTML angle brackets.

For example, <section>should be wrapped as inline.
				
					For example, <code><section></code> should be wrapped as inline.

Code blocks

Use <pre>s for multiple lines of code. Once again, be sure to escape any angle brackets in the code for proper rendering. You may optionally add the .pre-scrollable class, which will set a max-height of 350px and provide a y-axis scrollbar.

				
					<ul class="list-unstyled f_social_icon">
    <li><a href="#"><i class="social_facebook"><i><a><li>
    <li><a href="#"><i class="social_twitter"><i><a><li>
    <li><a href="#"><i class="social_vimeo"><i><a><li>
    <li><a href="#"><i class="social_linkedin"><i><a><li>
<ul>

CSS Code

				
					.footnotes-link::before {
    display: none;
}

.footnotes-link {
    color: #10b3d6;
}

.tip_content p {
    font-size: 14px;
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}

.footnotes_item strong {
    position: relative;
}

span.top-arrow {
    position: absolute;
    top: -3px;
}

JavaScript Code

				
					$(".img_popup").each(function () {
    $(".img_popup").magnificPopup({
        type: 'image',
        closeOnContentClick: true,
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            enabled: true,
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            preload: [0, 1]
        }
    });
})

Articles

Sourcing Pipelines

Descripcion general

  • El módulo de Sourcing (Pipelines) es una herramienta fundamental dentro de WAVE que permite gestionar el proceso completo de reclutamiento y selección de candidatos a través de pipelines estructurados. Esta funcionalidad centraliza el seguimiento de candidatos desde la identificación inicial hasta la colocación, facilitando la colaboración entre equipos de reclutamiento y la gestión eficiente del talento.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Crear y Configurar Pipelines

  1. Accede al módulo "Hiring > Sourcing" desde el menú principal del sistema

  2. Haz clic en el botón "+" de create para iniciar un nuevo pipeline

Completa la información básica

  • Opportunity: Útil para relacionar ese pipeline con un deal del hub

  • Title

  • Company

  • Branch

  • Workflow

  • Priority

  • Hiring Team: Quien será la persona de recruiting encargada de gestionarlo

  • Guarda el pipeline para que esté disponible para agregar candidatos

Funcionalidad B: Agregar Candidatos a Pipelines

  1. Navega al detalle de un pipeline específico desde la lista de pipelines

  2. Haz clic en "Add Candidate" en la parte superior del pipeline

  3. Selecciona la opción de crear un nuevo candidato o agregar uno existente

  4. Completa la información del candidato: Nombre, apellido y detalles profesionales

  5. Guarda para agregar el candidato a la etapa del pipeline especificada

Funcionalidad C: Gestionar Etapas del Pipeline (Workflow)

  1. Accede al detalle de un pipeline para ver todas las etapas disponibles

  2. Visualiza los candidatos en cada etapa del proceso de reclutamiento

  3. Arrastra y suelta candidatos entre etapas para cambiar su estado

  4. Haz clic en un candidato para ver detalles completos y editar información

  5. Usa los filtros disponibles para mostrar solo candidatos calificados o descalificados

  6. Aprovecha las transiciones automáticas entre etapas según las reglas definidas

  7. Monitorea el progreso general del pipeline a través de los contadores de cada etapa

Funcionalidad D: Crear Introducciones desde Pipelines

  1. Selecciona un candidato específico dentro de cualquier etapa del pipeline

  2. Haz clic en la opción de crear introducción desde el menú contextual

  3. Elige el pipeline de destino si el candidato califica para múltiples oportunidades

  4. Completa la información de la introducción incluyendo contexto y notas relevantes

  5. Asigna la introducción al equipo correspondiente para seguimiento

  6. Realiza seguimiento del estado de la introducción desde el pipeline

Funcionalidad E: Buscar y Filtrar Pipelines y Candidatos

  1. Utiliza la barra de búsqueda principal para encontrar pipelines por nombre o descripción

  2. Aplica filtros avanzados por compañía, sucursal, prioridad y estado

  3. Filtra candidatos por etapa específica, calificación o descalificación

  4. Usa filtros por tipo de servicio, dueño del proyecto o ubicación

  5. Ordena resultados por fecha de creación, prioridad o actividad reciente

  6. Aprovecha la búsqueda por palabras clave en perfiles de candidatos

  7. Exporta resultados filtrados según las necesidades del equipo

Puntos Clave o Consejos:

  • Asegúrate de tener permisos de acceso adecuados antes de intentar crear o modificar pipelines, ya que el sistema valida permisos por compañía y sucursal
  • Completa toda la información del candidato al agregarlo al pipeline, especialmente LinkedIn y email, para evitar duplicados en el sistema
  • Utiliza las prioridades de pipeline para organizar el trabajo del equipo y establecer urgencias en los procesos de reclutamiento
  • Revisa regularmente las etapas del pipeline para mover candidatos que han completado las actividades requeridas

Interviews

Descripcion General

  • El módulo de Interviews es una herramienta integral dentro de WAVE que gestiona todo el proceso de entrevistas técnicas para candidatos. Esta funcionalidad permite programar entrevistas, aplicar cuestionarios estandarizados por habilidades técnicas, evaluar respuestas de manera sistemática y generar reportes detallados de desempeño para apoyar las decisiones de contratación.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Programar Entrevistas

  1. Accede al módulo "Hiring > Interviews" desde el menú principal del sistema

  2. Selecciona la pestaña "Interviews" para ver la lista de entrevistas programadas

  3. Haz clic en "Add Interview" o el botón de nuevo para programar una entrevista

  4. Selecciona el candidato específico del directorio de personas o busca por nombre

  5. Elige la fecha y hora de la entrevista usando el selector de fecha y tiempo

  6. Asigna el entrevistador responsable desde la lista de usuarios disponibles

  7. Selecciona las habilidades técnicas a evaluar durante la entrevista

  8. Guarda para crear la entrevista y generar automáticamente las preguntas correspondientes

Funcionalidad B: Realizar Entrevistas Técnicas

  1. Accede a una entrevista específica desde la lista de entrevistas programadas

  2. Revisa la información del candidato incluyendo datos personales y profesionales

  3. Visualiza las preguntas generadas automáticamente según las habilidades seleccionadas

  4. Inicia la entrevista marcando el estado como "Started" cuando comience

  5. Toma notas detalladas durante la entrevista en el campo de notas estructurado

  6. Evalúa cada respuesta seleccionando el nivel de acierto (Correct, Regular, Wrong, etc.)

  7. Agrega comentarios específicos para cada pregunta respondida

  8. Completa la evaluación marcando el estado como "Finished" al terminar

Funcionalidad C: Evaluar y Calificar Respuestas

  1. Revisa las preguntas técnicas organizadas por niveles de dificultad (Entry, Junior, Mid, Senior, Expert)

  2. Selecciona el resultado de cada respuesta usando el sistema de puntuación

  3. Agrega comentarios detallados explicando el razonamiento de la evaluación

  4. Visualiza el resumen automático de puntuación total y porcentaje obtenido

  5. Completa la sección de evaluación final con conclusiones generales

  6. Marca la entrevista como aprobada o rechazada según los resultados

  7. List Item

Funcionalidad E: Capturar Información del Candidato

  1. Completa los datos personales del candidato: nombre, apellido, email y teléfono

  2. Registra información de ubicación: país, ciudad y disponibilidad para traslados

  3. Captura datos laborales actuales: salario, moneda, tipo de contrato y beneficios

  4. Documenta aspiraciones salariales: rango esperado y condiciones preferidas

  5. Registra nivel de inglés y certificaciones de idioma correspondientes

  6. Documenta experiencia previa en EE.UU. y disponibilidad para viajes

  7. Registra información académica: estado de estudios, título y área de especialización

  8. Agrega enlaces a perfiles profesionales: GitHub, Stack Overflow y LinkedIn

Funcionalidad F: Gestionar Estados de Entrevistas

  1. Visualiza el estado actual de cada entrevista desde la lista principal

  2. Cambia el estado manualmente según el progreso: Start, Cancel, No-Show, 

  3. Pausa entrevistas en caso de interrupciones técnicas o necesidad de reprogramación

  4. Reinicia entrevistas pausadas cuando sea apropiado continuar

  5. Monitorea la duración total de cada entrevista desde el inicio hasta la finalización

  6. Aplica filtros por estado para ver solo entrevistas en progreso o completadas

  7. Usa el filtro "Only Current User" para ver solo entrevistas asignadas al usuario actual

  8. List Item

Puntos Claves o Consejos

  • Asegúrate de seleccionar las habilidades técnicas relevantes antes de generar preguntas, ya que el sistema crea cuestionarios automáticamente basados en esta selección
  • Completa toda la información del candidato al programar la entrevista, especialmente datos de contacto, para facilitar la comunicación posterior
  • Utiliza las notas estructuradas durante la entrevista para documentar observaciones importantes que no están cubiertas en las preguntas estándar
  • Revisa regularmente las entrevistas programadas para mantener el flujo de trabajo actualizado y evitar retrasos
  • Marca las entrevistas como completadas inmediatamente después de finalizar para actualizar el estado del candidato en el sistema

On/Off Boarding pipelines

Descripcion general

  • La sección Onboarding y Offboarding bajo el módulo de Hiring en Wave 2 está diseñada para gestionar el proceso de incorporación (onboarding) y salida (offboarding) de colaboradores. Facilita la administración de tareas, documentación y seguimiento de ambos procesos, asegurando una experiencia fluida y estandarizada tanto para nuevas incorporaciones como para salidas de personal.

Funcionalidades principales y cómo usarlas

Funcionalidad A: Creación y seguimiento de procesos de onboarding

  • Inicia el proceso para un nuevo colaborador seleccionando al empleado y asignando las tareas requeridas (entrega de equipos, validación de documentación, accesos, capacitaciones, etc.).
    Usa el panel para monitorear el estado de cada tarea, marcar como completadas y visualizar el progreso general del onboarding.

Funcionalidad B: Plantillas y tareas automáticas

  • Utiliza plantillas predefinidas para agilizar la creación de nuevos procesos de onboarding, asegurando que ningún paso importante quede fuera.

Funcionalidad C: Inicio del proceso de offboarding

  1. Inicio del proceso de offboarding

    Selecciona el colaborador cuyo proceso de salida deseas gestionar. Asigna tareas como devolución de equipos, baja de accesos, entrega de certificados, y cualquier otro paso relevante.

  2. Seguimiento y confirmación de pendientes

    Monitorea el progreso de cada tarea asociada al offboarding. Marca como completas las actividades realizadas para asegurar una salida ordenada y sin pendientes.

Puntos Claves o Consejos

  • Revisa periódicamente el estado de tareas tanto de onboarding como offboarding para evitar bloqueos o retrasos.
  • Usa las plantillas para estandarizar procesos y reducir errores por omisión.
  • Finaliza cada proceso asegurando que todas las tareas estén marcadas como completadas antes de cerrar el onboarding/offboarding.

My Workspace

Descripcion General

  • Tu panel personal para organizar el día a día:

    Inicio personal (Branch Operations Dashboard si tienes permisos), calendario/tareas, listas y Time Tracker.

  • Permite registrar horas, revisar y enviar periodos, ver reportes de actividad y consultar tus invoices (si aplica).

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Personal Home (Branch Operations Dashboard)

  1. Ingresar a My Workspace > My home.

  2. Verás el Branch Operations Dashboard con tarjetas KPI, gráficos (p. ej., TCV, etapas de pipeline, revenue vs horas), contratos por vencer y otros widgets.

  3. Visión general de KPIs

    En My Workspace > Personal Home, valida que se muestra “Branch Operations Dashboard”.
    Revisa las tarjetas KPI y gráficos (p. ej., TCV, distribución por etapas de pipeline, revenue vs horas).
    Observa alertas útiles (p. ej., contratos por vencer) para anticipar acciones.

  4. Navegación y drill-down

    Haz clic en elementos que ofrezcan navegación (p. ej., proyecto/cliente) para abrir detalles en nueva pestaña.
    Usa esta navegación para investigar anomalías (caídas de TCV, cuellos de botella por etapa, etc.).

  5. Ajuste de la vista

    Si tu menú incluye filtros del dashboard, aplícalos para acotar períodos o segmentos (cuando estén disponibles).

    Revisa nuevamente los KPIs tras filtrar para validar los cambios.

Funcionalidad B: Tasks

  1. Cambia a la pestaña Calendar.

  2. Revisa tus tareas/eventos del día y próximos.

  3. Abre una tarea para ver detalles, actualizar estado o reprogramarla según corresponda.

Funcionalidad C: My Lists

  1. Ve a la pestaña My Lists.

  2. Crea listas personales (p. ej., candidatos a contactar, follow-ups).

  3. Añade/quita elementos y marca el progreso. Úsalo para tu organización diaria; no reemplaza los pipelines oficiales.

Funcionalidad D: Time Tracker

Abre la pestaña Timetracker y usa las sub-pestañas:

  • Track Time: inicia/detén el temporizador, o carga horas manualmente por proyecto/tarea. Verifica que seleccionas el proyecto/tarea correctos antes de registrar.

  • Review & Submit: revisa el resumen de tus registros del período; corrige lo necesario y envía a aprobación antes del cierre.

  • Activity Report: genera reportes por rangos de fechas para auditar tu actividad.

  • Invoices: consulta tus invoices (si tu perfil lo expone). Sujeto a restricciones por rol/permiso.

  • Guarda los registros y envía tus horas a tiempo para evitar rechazos o reprocesos.

  • Usa los filtros de fechas en Report para acotar la información y, si está disponible, exporta.

Puntos Clave o Consejos

  • Acceso directo: desde los widgets y columnas (proyecto, compañía, persona) puedes abrir enlaces en nuevas pestañas sin perder el contexto.
  • My Lists: mantenlas simples y accionables; son para tu organización personal.
  • List Item #3

Insights

Descripcion general

  • El módulo Insights es el centro de análisis y reportes de rendimiento en WAVE, diseñado para proporcionar métricas detalladas sobre el trabajo del equipo y el progreso de proyectos. Este módulo utiliza datos de ActivityLog para generar reportes de tiempo, análisis de productividad y seguimiento de actividades por persona, proyecto y cliente durante períodos específicos.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas

Funcionalidad A: Configurar Filtros de Análisis

  • Navegar a Project Management > Insights

  • Seleccionar Período: Elegir el rango de tiempo para el análisis:

    Últimos 90 días

    Últimos 6 meses

    Este año

    Año anterior (dinámico)

  • No insights since:

    Last 30 days

    Last 90 days

  • Filtrar por Branch: Usar el selector para elegir a que branch pertenecerá la información mostrada.

    Nota: Sujeto a restricciones y/o permisos 

  • Filtrar por Persona: Usar el selector de autocompletado para seleccionar un miembro específico del equipo

  • Filtrar por Proyecto: Seleccionar un proyecto específico para analizar sus insights

  • Filtrar por Cliente: Elegir una empresa cliente para ver métricas relacionadasList Item

Funcionalidad B: Visualizar Reportes de Insights

  • Vista de Tabla Temporal: Los insights se organizan en una tabla con:

    Filas: Cada persona del equipo

    Columnas: Semanas organizadas por meses

    Celdas: Indicadores visuales del número de insights por semana

  • Indicadores Visuales:

    Círculos vacíos: Sin insights en esa semana

    Círculos con color: 

    Coloreados de acuerdo a la criticidad del insight

    Insights violetas (mas de 1 insight en la misma semana)

Mostrar número exacto de insights al pasar el mouse

.explanation::after { font-family: "Roboto", sans-serif; content: "Tooltip"; text-transform: uppercase; font-weight: 700; top: -19px; left: 1rem; padding: 0 0.5rem; font-size: 0.6rem; position: absolute; z-index: 1; color: #000; background: #fff; }

Funcionalidad C: Analizar Detalles de Insights

  • Hacer Clic en Celda: Seleccionar cualquier celda con insights para ver detalles

  • Panel de Detalles: Se abre un drawer lateral con información específica:

    1. Detalles del insight generado
    2. Información de la persona involucrada
    3. Datos del proyecto asociado
    4. Timestamp y contexto de la actividad

  • Cerrar Panel: Usar el botón de cerrar o hacer clic fuera del panel

  • Navegación entre Insights: Revisar múltiples insights de la misma semana

Funcionalidad D: Gestionar Vista de Datos

  • Semanas por mes según el período seleccionado

  • Agrupación de insights por persona y semana

  • Organización temporal de los datos

  1. Se muestra un mensaje explicativo

  2. Sugiere ajustar los criterios de filtrado

  3. Icono visual para indicar ausencia de datos

  • Datos en Tiempo Real: Los insights se actualizan automáticamente desde ActivityLog
  • Filtros Persistentes: Los filtros seleccionados se mantienen durante la sesión
  • Los insights se conectan con:

  • Sistema de proyectos

  • Base de datos de personas

  • Registros de actividad

  • Métricas de rendimiento

Puntos Claves o Consejos
  1. Pre-requisito Importante: Los insights dependen de que existan registros de actividad (ActivityLog) con acciones ‘insight’ en el sistema.
  2. Rendimiento: Para períodos largos (años completos), el sistema puede tardar más en cargar debido a la cantidad de datos procesados. Se recomienda usar filtros específicos para mejorar el rendimiento.
  3. Datos en Tiempo Real: Los insights se generan automáticamente basándose en las actividades del sistema, por lo que es importante que el equipo registre correctamente sus actividades para obtener métricas precisas.

Finance

Articles

Manual de usuario para la creacion de BIs Fixed Price

Proceso de generación de biling items

Este manual te guiará paso a paso para crear y gestionar Billing Items para proyectos de tipo “Fixed Price” en Wave. Los Billing Items son los elementos individuales que se facturan al cliente basados en los hitos y entregables del proyecto.

Importante: Las funcionalidades disponibles dependen de tu rol en el proyecto (Broker o Vendor). Consulta la sección de roles al final de este manual para entender las diferencias.

A. Acceso a la Creación de Billing Items

Navegación desde el Módulo de Finanzas
Acceder al módulo de Finanzas:

  • En el menú principal, haz clic en “Finance”
  • Selecciona la pestaña “Billing & Invoicing”
  1. Navegar a Billing Items:
    • Selecciona el cliente + proyecto deseado
    • Haz clic en “Generate Billing Items” de acuerdo a las milestones con el estado correspondiente (Ready to Bill)

Generación de Billing Items

Cálculo Automático

  1. Iniciar el cálculo:
    • El sistema procesará las asignaciones y generará los Billing Items
  2. Revisar los resultados:
    • Los Billing Items aparecerán en la sección “Billing Items Creation”
    • Cada item mostrará:
      • Concepto: Tipo de billing item (IVClient, PORoyalties, etc.)
      • Monto: Cantidad a facturar
      • Moneda: Moneda del monto
      • Período: Fechas del período facturado
      • Rol: Broker, Vendor, o Expert

Configuración de Time entries (Opcional)

  1. Acceder a la configuración:
    • Haz clic en “Adjust Time Entries” 
    • Se abrirá la pestaña “Entries”
  2. Seleccionar entradas:
    • Marca las casillas de las entradas de tiempo a incluir
    • Nota: Solo se pueden seleccionar entradas aprobadas por desarrollo

Generación Final

  1. Seleccionar items para generar:
    • Marca las casillas de los Billing Items que deseas generar
    • Nota: Los items de royalty se seleccionan automáticamente
  2. Generar los items:
    • Haz clic en “Generate”
    • El sistema creará los Billing Items en la base de datos
  3. Confirmar la generación:
    • Aparecerá un mensaje de confirmación con el número de items generados
    • Los items generados aparecerán en la pestaña “Previously Created”

Gestión de Billing Items Generados

Visualización de Items

  1. Acceder a la lista:
    • En la pestaña “Previously Created”, verás todos los Billing Items generados
    • Cada item muestra:
      • ID del Item: Identificador único
      • Estado: Estado actual del item
      • Monto: Cantidad facturada
      • Fecha de Creación: Cuándo fue generado
  2. Filtrar items:
    • Usa el filtro “Filter by Concept” para ver items específicos
    • Selecciona uno o más conceptos para filtrar

Edición de Items (Solo para Brokers)

  1. Editar un item:
    • Haz clic en el ícono de edición junto al monto del item
    • Modifica el monto o la moneda según sea necesario
    • Haz clic en “Save” para guardar los cambios
  2. Crear item personalizado:
    • Haz clic en “Add Item” o “Agregar Item”
    • Completa los campos requeridos:
      • Concepto: Tipo de billing item
      • Monto: Cantidad a facturar
      • Moneda: Moneda del monto
      • Descripción: Descripción del item

Eliminación de Items (Solo para Brokers)

  1. Seleccionar items para eliminar:
    • Marca las casillas de los items que deseas eliminar
    • Haz clic en el ícono de eliminación
  2. Confirmar eliminación:
    • Aparecerá un diálogo de confirmación
    • Haz clic en “Confirm” para proceder con la eliminación
  1. Seguimiento y Estados

Estados de Billing Items

  1. “Pending”: Item enviado pero no procesado
  2. “Ready to Bill”: Item aprobado para facturación
  3. “Processed”: Item incluido en una factura
  4. “Completed”: Item pagado por el cliente
  1. Roles y Permisos en la Generación de Billing Items

Rol BROKER (Branch que tiene relación con el cliente)

Permisos Completos:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
    • El broker no genera Billing items de pago a los talentos involucrados en la solución, sino que genera un interbranch. Y luego el rol vendor gestiona mes a mes el pago a los talentos
  • ✅ Editar montos de Billing Items existentes
  • ✅ Crear items personalizados (Custom Billing Items)
  • ✅ Eliminar Billing Items generados
  • ✅ Acceso completo a todas las funcionalidades de la interfaz

Distribución de Margins:

  • 40% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Rol VENDOR (Branch proveedora del talento)

Permisos Limitados:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
    • SOLO generará los Billing Items relacionados al pago al talento
  • ❌ NO puede editar montos de Billing Items
  • ❌ NO puede gestionar royalties o comisiones
  • ❌ NO puede crear items personalizados
  • ❌ NO puede eliminar Billing Items
  • ⚠️ Acceso restringido a configuraciones avanzadas

Distribución de Margins:

  • 40% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Rol EXPERT (Experto Técnico)

Permisos Especializados:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
  • ⚠️ Permisos limitados según configuración del proyecto
  • ❌ NO puede gestionar royalties o comisiones
  • ❌ NO puede eliminar Billing Items

Distribución de Margins:

  • 20% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Verificación de Permisos

Permisos Globales Requeridos:

  • ALTER_BI: Editar Billing Items
  • ALTER_ROYALTY: Gestionar royalties
  • BI_ADMIN: Administración completa de Billing Items
  • FORCE_GENERATE_BI: Forzar generación de Billing Items

Diferencias en la Interfaz:

  • Brokers: Ven todos los botones y controles habilitados
  • Vendors: Ven controles limitados y botones deshabilitados
  • Experts: Acceso según configuración específica del proyecto

Resolución de Problemas Comunes

Error: “No se pueden generar Billing Items”

  • Causa: No hay asignaciones válidas para el proyecto
  • Solución: Verifica que el proyecto tenga asignaciones activas

Error: “Fechas inválidas”

  • Causa: El rango de fechas está fuera del período del proyecto
  • Solución: Ajusta las fechas para que estén dentro del período del proyecto

Error: “No hay entradas de tiempo aprobadas”

  • Causa: Las entradas de tiempo no han sido aprobadas por desarrollo
  • Solución: Espera a que las entradas sean aprobadas o contacta al administrador

Error: “Permisos insuficientes”

  • Causa: Tu rol no tiene permisos para realizar la acción
  • Solución: Contacta al administrador para obtener los permisos necesarios

Mejores Prácticas

Para Brokers

  1. Configura correctamente los parámetros de generación antes de calcular
  2. Revisa cuidadosamente los montos antes de generar los items
  3. Mantén un registro de los items personalizados creados
  4. Comunica con el equipo sobre cambios en la configuración

Para Vendors

  1. Verifica las asignaciones antes de generar Billing Items
  2. Revisa los montos generados automáticamente
  3. Contacta al Broker si necesitas cambios en la configuración
  4. Mantén un registro de los items generados

Para Todos los Roles

  1. Genera Billing Items regularmente para mantener el flujo de facturación
  2. Revisa los estados de los items generados
  3. Mantén la comunicación con el equipo sobre el progreso
  4. Documenta cualquier problema o excepción encontrada

Diferencias Clave Destacadas

BROKER (Intermediario):

  • Acceso completo a todas las funcionalidades
  • Puede editar, crear y eliminar Billing Items
  • Gestiona royalties y comisiones
  • 40% del margen del proyecto

VENDOR (Proveedor):

  • Acceso limitado a la interfaz
  • Solo puede generar Billing Items (no editar)
  • No puede gestionar royalties
  • 40% del margen del proyecto

EXPERT (Experto Técnico):

  • Permisos especializados según configuración
  • 20% del margen del proyecto

Cierre del Proyecto

  1. Marcar hitos como completados:
    • Cambia el estado de todos los hitos a “Billed”
    • Verifica que todos los montos estén correctos
  2. Finalizar asignaciones:
    • Cierra todas las asignaciones de personal activas
    • Asegúrate de que no haya trabajo pendiente
  3. Cambiar estado del proyecto:
    • El proyecto se marcará automáticamente como completado cuando:
      • Todos los hitos estén marcados como “Billed”
      • No haya asignaciones activas
      • Se haya alcanzado la fecha de finalización

Después del Cierre

  1. Generación de reportes:
    • Accede a la sección de “Finance” → “Billing”
    • Genera reportes de facturación del proyecto
    • Exporta datos para análisis financiero
  2. Archivo del proyecto:
    • El proyecto permanece visible en el sistema para consultas históricas
    • Puedes acceder a toda la información del proyecto en cualquier momento
    • Los datos se mantienen para auditoría y reportes

Notas Importantes

  • Permisos: Asegúrate de tener los permisos necesarios para crear y gestionar proyectos Fixed Price
  • Validaciones: El sistema validará que no haya conflictos de fechas en las asignaciones
  • Backup: Todos los cambios se guardan automáticamente en el sistema
  • Soporte: Si encuentras problemas, contacta al administrador del sistema

Billing & Invoicing

Descripción General:

– Gestiona el ciclo de facturación: generación de bill items, revisión/edición, períodos de facturación e invoices.

– Soporta ambos tipos de servicio: staffing (por horas/asignaciones) y solution (por SOW/milestones).

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Gestionar Períodos de Facturación

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing Periods.
  2. Consulta los períodos existentes y su estado. Puedes editar un período para actualizar fechas o estado de cierre.
  3. Al guardar cambios, el backend actualiza el registro del período y usará este estado para validar nuevas operaciones de facturación.

 

Funcionalidad B: Generar Bill Items (Staffing)

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing.
  2. En el hub de Billing, abre el generador de items y selecciona el rango de períodos (YYYY-MM a YYYY-MM) y los Business Deals con staffing activo.
  3. Lanza la generación: el sistema calcula items por asignación/tiempo (considera `Assignment`, `TimeEntry`, engagement/horas, tareas billable/payable y feriados por país).
  4. Revisa la lista resultante (por período y deal). Si hay bloqueos:

     – Duplicados detectados en el período (mismo `idaux`/criterio): se señala como “duplicates”.

     – Fechas posteriores al cierre de período: se señala como “dates”.

     – Puedes forzar la generación marcando “force” si el proceso lo permite.

  1. Guarda los bill items. El sistema actualiza el cashflow actual del período/deal afectado.

 

Funcionalidad C: Generar Bill Items (Solution)

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing.
  2. En el generador, filtra por Business Deals con SOW/milestones.
  3. Ejecuta el cálculo: se crearán items referenciando `idsowset`/`idmilestone` según el progreso pactado en el contrato (monto fijo/hitos).
  4. Revisa el resultado y guarda. Igual que en staffing, se validan duplicados/cierres de período y se actualiza cashflow.

 

Funcionalidad D: Revisar/Editar Items y Emitir/Adjuntar Invoices

  1. En Billing, abre la lista de bill items y aplica filtros (cliente, período, estado).
  2. Edita un item para ajustar montos/currency/descripcion o cambiar estado de procesamiento. Puedes hacer “bulk update” de estado desde la selección múltiple.
  3. Para adjuntar un invoice (documento):

     – Desde la sección de invoices o desde el detalle (según UI), crea el invoice indicando título, período desde/hasta y archivo (extensión).

     – El documento se guarda como `Document` categoría `dev_invoice` y queda vinculado para descarga/consulta.

  1. Marca los items como “ready to process” o estado final según tu flujo. El tablero de “Billing Overview” refleja el avance.

Puntos Clave o Consejos:

  • Fechas y cierres: si el período está cerrado, la generación/edición puede bloquearse; reabre o usa “force” conscientemente.
  • Duplicados: el sistema bloquea duplicados por deal/período; revisa los items existentes antes de recalcular.
  • Staffing: asegúrate de tener time entries aprobadas y tareas correctamente marcadas como billable/payable.
  • Solution: mantén milestones/SOW actualizados; los items referencian `idsowset`/`idmilestone` para trazabilidad.
  • Cashflow: al alta/baja masiva o guardado exitoso, se recalcula el cashflow del deal y período afectados.

 

Billing overview

Descripción General:

– Vista tabular y de control para monitorear, filtrar y accionar sobre Bill Items a nivel global.

– Permite navegar por períodos, clientes, proyectos y estados; abrir detalles y realizar acciones masivas (cambio de estado/eliminación).

 

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

 

Funcionalidad A: Explorar y filtrar el overview de Billing

  1. Ve a Finance > Billing Overview.
  2. Usa el selector de fechas para acotar por período; por defecto se carga el mes actual.
  3. Aplica filtros adicionales (cliente, proyecto, tipo/subtipo/concepto, estado) desde el panel de filtros.
  4. Revisa las columnas clave: Domain, Billing Chain, Proyecto (y cliente), Tipo/Concepto, Asgmt, Período, BH (billable hours), Monto y Status.
  5. Si los items tienen monedas distintas, el Total de “Amount” no se muestra (se indica “-”).

Funcionalidad B: Ver detalle de un Bill Item y su cadena de billing

  1. Haz clic en un item para abrir el drawer de detalle.
  2. Navega por las pestañas:

     – Main Info: datos principales del Bill Item (tipo, concepto, montos, BH, contratos, etc.).

     – Activity Log: actividades y cambios.

  1. En la columna Billing Chain o dentro del detalle, revisa la cadena de facturación (cliente, broker, vendor, persona), útil para entender imputaciones y pagos.

Funcionalidad C: Acciones sobre un Bill Item (individuales)

  1. Selecciona un item y abre el menú de acciones.
  2. Cambia su estado respetando la secuencia:

     – PENDING ↔ READY_TO_BILL → PROCESSED → COMPLETED

     – Regresar a PENDING solo desde READY_TO_BILL.

  1. Otras acciones:

     – Details: abre el drawer.

     – Delete: elimina el item si cumple condiciones de borrado (ver Puntos Clave).

  1. Al confirmar, el sistema guarda y muestra confirmación; refresca la lista si corresponde.

Funcionalidad D: Acciones masivas (bulk)

  1. Marca varios items en la tabla.
  2. Desde el menú de acciones masivas, elige:

     – To Pending

     – To Ready to Bill

     – To Processed

     – To Completed

     – Delete

  1. Confirma. El sistema aplica el cambio, guarda y refresca la lista; se notifica el total de items actualizados/eliminados.

Funcionalidad E: Navegación rápida a entidades relacionadas

  1. Desde las columnas Proyecto/Cliente, haz clic para abrir `Project` o `Company` en una nueva pestaña.
  2. Desde las referencias de Persona, abre su perfil en una nueva pestaña para validar contexto (contratos, rates, etc.).

 

Puntos Clave o Consejos:

– Estados y transiciones: fuera de BI Admin, se aplica una máquina de estados estricta:

  – PENDING ↔ READY_TO_BILL (cambio directo)

  – READY_TO_BILL → PROCESSED → COMPLETED (progresivo)

  – No se puede saltar estados intermedios; BI Admin puede forzar.

– Permisos:

  • Alter BI: requerido para cambiar items no-royalty.
  • Alter Royalty: requerido para items con royalty.
  • BI Admin: puede cambiar a cualquier estado y borrar sin restricciones normales.

– Borrado:

  • Sin BI Admin, solo puedes eliminar si el item está en PENDING, fuiste quien lo creó y tienes derecho a Alter BI (y no es royalty) o Alter Royalty (si lo es).

– Filtro de fechas:

  – Por defecto: mes actual. Al limpiar fechas, la UI reinicia el panel de filtros para evitar glitches visuales.

– Moneda:

  – El total de Amount solo se muestra si todos los items visibles comparten la misma moneda.

– Cobertura de tipos de servicio:

  – El overview mezcla staffing y solution; usa “Type/Concept” y color por “type” para distinguir:

    – type id 0 (invoice-color): facturación al cliente (típico en solution/staffing).

    – type id 1 (po-color): órdenes de compra/pagos (típico hacia vendor/persona).

  – Úsalo para auditar ambos streams en la misma vista y agrupar con filtros si necesitás enfocarte en uno.

 

Manual de usuario para la creacion de Proyectos Fixed Price

Navegación a la Sección de Creación

  1. Acceder al Deal de tipo “solution” en el Hub:
    • En el menú de tipo elipsis, haz clic en “New Business Deal”
    • Iniciar la creación de un nuevo Business Deal:
      • Haz clic en el botón “New Business Deal” 
      • El sistema te llevará al asistente de creación en 8 pasos

Nota: Por el momento, el ÚNICO punto de acceso para crear BizDeals de tipo Fixed Price es desde este paso. NO se podrán crear “manualmente” desde la sección “Deals & Contracts”

Paso 1: Configuración Básica del Acuerdo

  1. Seleccionar el Cliente:
    • En el campo “Client”, busca y selecciona el cliente para el proyecto
    • Este campo es obligatorio
  2. Definir el Tipo de Servicio:
    • En el campo “Type of Service” , selecciona “Solutions”
    • Este campo es obligatorio
  3. Configurar el Modelo de Engagement:
    • En el campo “Model of Engagement”, selecciona “Fixed Price”
  4. Completar información adicional:
    • Solution: Selecciona una solución específica si aplica (campo opcional)
    • Source:
      1. Sales & Business Development
      2. Delivery
    • Opportunity Type: 
      1. New
  5. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 2

Nota: Todos los campos se deberían auto completar heredados del deal

Paso 2: Configuración de Partes y Distribución de Margen

  1. Definir las partes involucradas:
    • Selecciona las “Branches” que participarán en el proyecto
    • Asigna los “Role” (Roles) correspondientes a cada sucursal
    • Establece el “Share” (Porcentaje) de participación de cada parte
  2. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 3

Paso 3: Gestión de Contrato al cliente + Hitos (Milestones)

  1. Definir las condiciones del contrato:
    • Date From: Establece la fecha de inicio del contrato
    • Date To: Establece la fecha de finalización (opcional para contratos indefinidos)
    • Endless: Marca esta casilla si el contrato es indefinido
  2. Crear hitos del proyecto:
    • Haz clic en “Add Milestone” o “Agregar Hito”
    • Para cada hito, completa:
      • Description: Descripción del hito
      • Amount: Monto asociado al hito
      • Currency: Moneda del monto
      • Due Date: Fecha estimada de vencimiento del hito
  3. Gestionar hitos existentes:
    • Edit: Haz clic en el ícono de edición para modificar un hito
    • Delete: Haz clic en el ícono de eliminación para remover un hito
  4. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Create” para continuar creando Hitos
    • Haz clic en “Continue” proceder al Paso 5

Paso 4: Staffing Plan

  1. Revisar el Staffing Plan hereado desde el deal
    1. Verás la lista de deal items (roles/perfiles necesarios).
  2. Añade roles (de ser necesario). Haz clic en “Agregar” y completa:
    1. Job Description
    2. Openings (Mandatorio)
    3. Seniority (Mandatorio)
    4. Position (Mandatorio)
    5. Main Skill (Mandatorio)
    6. Required Skills
    7. Nice to have Skills
    8. Selling Rate
    9. Purchase Rate (Mandatorio)
    10. Project Hours
    11. Notes
  3. Guarda cada rol añadido.

Paso 5: Configuración de Comisiones (Paso opcional)

  1. Definir comisiones:
    • Haz click en “Create New” y configura las comisiones para las partes involucradas
    • Establece los porcentajes y beneficiarios de las comisiones

Nota: Comisiones para proyectos no-staffing

🧾 ¿Qué es el CRP?

El CRP (Client Relationship Program) es un esquema de comisiones diseñado para reconocer y recompensar al equipo comercial o de relación con el cliente cuando se logra cerrar un nuevo proyecto o cliente.
 Su objetivo es incentivar el crecimiento del negocio sin comprometer la rentabilidad de la compañía.

Cómo funciona

  1. Se calcula una vez al inicio del proyecto.
     El porcentaje de comisión (CRP) se define según el margen bruto estimado al comenzar el proyecto y no se recalcula después, aunque el proyecto cambie o crezca.
  2. El pago depende del cobro al cliente.
     La comisión se paga 10 días hábiles después de que el cliente haya realizado el pago del milestone (hito o etapa facturada).
  3. Vigencia limitada.
     El CRP aplica solo al primer proyecto con ese cliente o durante los primeros 12 meses de relación, lo que ocurra primero.

📊 Criterios de cálculo

El monto del CRP depende del margen bruto (la diferencia entre lo que se factura al cliente y los costos asociados al proyecto).
 Cuanto mayor sea el margen, mayor será el porcentaje de comisión:

Margen Bruto (%)

Porcentaje de Comisión (CRP)

Menor al 30%

3%

Entre 30% y 40%

5%

Entre 40% y 50%

7%

Mayor al 50%

10%

👉 Por ejemplo:
 Si un proyecto factura USD 200.000 y tiene un margen del 40%, la ganancia bruta es USD 80.000.
 El CRP sería del 7% del total facturado, es decir USD 14.000.

⚙️ Escenarios de referencia

El documento considera tres tipos de escenarios:

  • Best Scenario: proyectos con altos márgenes (por encima del 50%).
  • Mid Scenario: márgenes medios (alrededor del 35%–40%).
  • Worst Scenario: márgenes bajos (menores al 30%).

Cada uno de ellos se utiliza como referencia para estimar cómo varía la rentabilidad neta después de pagar las comisiones.

🧮 Ejemplo simplificado

Monto Facturado (USD)

Margen Bruto

CRP %

Comisión CRP (USD)

100.000

28%

3%

3.000

200.000

35%

5%

10.000

500.000

50%

7%

35.000

750.000

55%

10%

75.000

📌 En resumen

  • El CRP premia los proyectos rentables y exitosos.
  • Se calcula una sola vez al inicio y se paga tras el cobro del cliente.
  • El porcentaje de comisión depende del margen bruto.
  • Su propósito es alinear incentivos entre el equipo comercial y la salud financiera de la empresa.
  1. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 6

Paso 6: Creación del Proyecto

  1. Crear un nuevo proyecto o usar uno existente:
    • Opción A – Crear nuevo proyecto:
      • El sistema creará automáticamente un nuevo proyecto
      • Completa los campos:
        • Name: Nombre del proyecto (obligatorio)
        • Description: Descripción del proyecto
        • Date Start: Fecha de inicio del proyecto (obligatorio)
        • Date End: Fecha de finalización del proyecto (opcional)
        • Exclude Royalties: Marca si se excluyen regalías (SOLO GLOBAL + ADMINS)
    • Opción B – Usar proyecto existente:
      • Selecciona un proyecto existente de la lista
      • El sistema mostrará solo proyectos activos y no de staffing
  2. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 7

Paso 7: Gestión de Tareas del Proyecto

  1. Configurar tareas del proyecto:
    • Add Task: Agrega nuevas tareas al proyecto
    • Edit Task: Modifica tareas existentes
    • Delete Task: Elimina tareas del proyecto
  2. Configurar aspectos de facturación de tareas:
    • Talent Payable: Marca si la tarea es pagable al talento
    • Divisible: Marca si la tarea es divisible y se podrán dejar comentarios al momento de cargar horas en el timetracker además de poder “splitear” tareas en horas
  3. Continuar al siguiente paso:
    • Haz clic en “Continue”  para proceder al Paso 8

Paso 8: Revisión y Finalización

  1. Revisar toda la información:
    • Verifica que todos los datos estén correctos
    • Revisa los hitos, comisiones y tareas configuradas
  2. Finalizar la creación:
    • Haz clic en “Submit” para crear el Business Deal
    • El sistema generará el acuerdo y lo asociará al proyecto

Paso 8.1: “Review & Confirm”

Descripción General:

– Es el último paso del asistente para deals Fixed Price donde se muestra un resumen completo antes de confirmarlo.

– Permite revisar toda la información específica y exportar a PDF.

Contenido de la Pantalla:

  1. Información del Cliente

– Cliente: Muestra tarjeta con logo, nombre y datos básicos de la empresa cliente.

– Talent (si aplica): Información del talento asignado al proyecto.

  1. Resumen de Contratos

– Contrato Cliente: 

  – Período de facturación

  – Comisiones configuradas

  1. Margenes y Parties

– Branches involucradas con su correspondiente porcentaje

  1. Milestones del Proyecto

– Lista de hitos definidos con fechas de entrega estimada

– Montos asociados a cada milestone

  1. Staffing Plan

– Roles definidos: Perfiles necesarios para el proyecto

– Cantidad de personas: Por cada rol requerido

– Asignaciones realizadas: Talentos ya asignados (si los hay)

  1. Comisiones del Proyecto

– Comisiones por rol específico

– Comisiones globales del proyecto

– Porcentajes y montos fijos

– Entidades beneficiarias

  1. Tareas del Proyecto

– Lista de tareas específicas del proyecto

– Responsables asignados por tarea

– Fechas de vencimiento de entregables

– Dependencias entre tareas

 Acciones Disponibles:

  1. Exportar a PDF

– Botón con ícono PDF en la esquina superior derecha

– Genera un documento PDF con el resumen completo del proyecto Fixed Price

– Incluye milestones, staffing plan y condiciones contractuales

  1. Navegación

– Back: Regresar al paso anterior para ajustar milestones, staffing plan o comisiones

– Submit: Confirmar y crear el deal Fixed Price (solo si todos los campos están completos)

  1. Reset (si es necesario)

– Botón para reiniciar todo el proceso desde el principio

– Útil si se detectan errores importantes en la configuración

Validaciones Específicas para Fixed Price:

– Staffing Plan completo: Todos los roles deben estar definidos con cantidades y duraciones

– Milestones definidos: Debe haber al menos un milestone con monto y fecha

– Comisiones alineadas: Las comisiones deben ser consistentes con el modelo Fixed Price

– Tareas del proyecto: Deben estar vinculadas a los milestones correspondientes

Consejos de Uso para Fixed Price:

– Revisa el staffing plan cuidadosamente: asegúrate de que todos los roles necesarios estén incluidos

– Verifica los milestones: confirma que las fechas y montos sean realistas para el alcance

– Valida las comisiones: asegúrate de que los porcentajes sean sostenibles para el proyecto

– Exporta a PDF antes de confirmar para tener el documento del proyecto

– Confirma las tareas: verifica que estén alineadas con los milestones y el staffing plan

– Si encuentras errores en el staffing plan o milestones, usa “Back” para corregir en lugar de resetear

Gestión de un Proyecto “Fixed Price” Existente

Localización de Proyectos Fixed Price

  1. Acceder a la lista de proyectos:
    • En el menú principal, haz clic en “Project Management”
    • Selecciona la pestaña “Deals & Contracts”
  2. Filtrar proyectos Fixed Price:
    • En el menú desplegable filtrar por “Service Type > Solutions”  
    • Los proyectos Fixed Price aparecerán en la lista con el tipo de servicio “Solution”

Vista de Detalle del Proyecto

  1. Abrir un proyecto:
    • Haz clic en el nombre del Business Deal en la lista
    • Se abrirá la vista de detalle con las siguientes secciones:
  • Haz clic en el nombre del proyecto y en una pestaña contigua se abrirá la interfaz del detalle del proyecto
  1. Pestaña: Overview

Financial Margins Dashboard – Detalle Específico

Descripción General:

– Dashboard financiero que monitorea la salud operativa y KPIs clave del proyecto.

– Muestra métricas de ingresos, costos y márgenes en tiempo real.

Contenido del Dashboard:

  1. Cashflow Summary (Resumen de Flujo de Caja)

– Monthly Revenue (Ingresos Mensuales):

  – Ingresos actuales del mes

  – Target/objetivo de ingresos

  – Comparación visual con el objetivo

– Monthly Cost (Costos Mensuales):

  – Costos actuales del mes

  – Presupuesto asignado

  – Comparación con el presupuesto

– Current Margin (Margen Actual):

  – Porcentaje de margen actual

  – Margen esperado vs actual

  – Indicador visual (flecha arriba/abajo) mostrando si está por encima o debajo del objetivo

  1. Cashflow List (Lista de Flujo de Caja)

– Detalle por período: Lista con información mes a mes

– Ingresos por período: Desglose de ingresos por milestone/entregable

– Costos por período: Desglose de costos por recurso/rol

– Márgenes por período: Evolución del margen a lo largo del tiempo

Métricas Clave Mostradas:

Indicadores Financieros:

– Monthly Revenue vs Target: Comparación de ingresos reales vs objetivos

– Cost vs Budget: Comparación de costos reales vs presupuesto

– Margin Performance: Rendimiento del margen actual vs esperado

– Trend Analysis: Análisis de tendencias mes a mes. A medida que se van facturando milestones se podrá observar la tendencia del proyecto.

Alertas Visuales:

– Flechas de tendencia: 

  – ↑ Verde: Margen por encima del objetivo

  – ↓ Rojo: Margen por debajo del objetivo

– Colores de estado:

  – Verde: Objetivos cumplidos

  – Rojo: Objetivos no cumplidos

  – Gris: Sin datos

Funcionalidades:

Navegación y Filtros:

– Vista detallada: Acceso a información específica por período

– Exportación: Posibilidad de exportar datos a PDF/Excel

Interactividad:

– Drill-down: Click en períodos para ver detalles específicos

– Hover effects: Información adicional al pasar el mouse

– Responsive: Adaptación a diferentes tamaños de pantalla

Puntos Clave para Fixed Price:

– Enfoque en milestones: Los ingresos se basan en entregables completados, no en horas

– Control de costos: Monitoreo estricto para mantener márgenes en proyectos de precio fijo

– Alertas tempranas: Detección de desviaciones del presupuesto antes de que impacten el margen

– Análisis de rentabilidad: Evaluación continua de la rentabilidad del proyecto por período

  1. Pestaña “Main Info” (Información Principal):

Main Info – Detalle de Sub-secciones (Fixed Price)

Descripción General:

– Sección principal del proyecto Fixed Price con 6 sub-secciones accesibles mediante pestañas deslizantes.

– Cada sub-sección maneja un aspecto específico del proyecto de precio fijo.

  1. Main Info (Información Principal)

Contenido:

– Datos básicos del proyecto: Nombre, descripción, cliente, fechas

– Información del Business Deal: Tipo de servicio, modelo de engagement

– Configuración del proyecto: Estado, prioridad, moneda

– Detalles del contrato: Condiciones generales y términos

  1. Milestones (Hitos)

 Contenido:

– Lista de milestones con:

  – Descripción del entregable

  – Monto asociado a cada milestone

  – Moneda del pago

  – Fecha de vencimiento

  – Estado (Pending, Ready to Bill, Billed)

– Total del proyecto: Suma de todos los milestones

– Alertas: Información sobre el monto total del contrato

Funcionalidades:

– Agregar/Editar milestones: Crear nuevos hitos o modificar existentes

– Búsqueda: Filtrar milestones por palabra clave

– Vista de solo lectura: Para contratos ya firmados

– Validaciones: Asegurar que las fechas y montos sean consistentes

  1. Commissions (Comisiones)

 Contenido:

– Comisiones por rol: Porcentajes específicos para cada posición

– Comisiones globales: Porcentajes generales del proyecto

– Entidades beneficiarias: Quién recibe cada comisión

– Montos calculados: Valores en dinero de las comisiones

Funcionalidades:

– Configurar comisiones: Establecer porcentajes por rol o globalmente

– Calcular automáticamente: El sistema calcula montos basado en milestones

– Validar consistencia: Asegurar que las comisiones sumen correctamente

  1. Staffing Plan

 Contenido:

– Lista de posiciones requeridas:

  – Seniority: Nivel de experiencia (Junior, Mid, Senior, etc.)

  – Posición: Rol específico (Developer, Designer, PM, etc.)

  – Skill: Tecnología o habilidad específica

  – Purchase Rate: Tarifa de compra del talento

  – Openings: Cantidad de posiciones necesarias

– Asignaciones: Talentos ya asignados a cada posición

– Estado de asignación: en la columna Assigned/Openings muestra Cuántas posiciones están cubiertas vs total

Funcionalidades:

– Agregar posiciones: Crear nuevos roles en el plan

– Asignar talentos: Vincular personas específicas a posiciones

– Editar detalles: Modificar seniority, skills o tarifas

– Seguimiento: Ver progreso de asignaciones

– Búsqueda: Filtrar posiciones por palabra clave

  1. Expenses

 Contenido:

– Lista de gastos del proyecto:

  – Descripción del gasto

  – Categoría (Viajes, Equipos, Licencias, etc.)

  – Monto del gasto

  – Fecha del gasto

– Total de gastos: Suma de todos los gastos del proyecto

Funcionalidades:

– Registrar gastos: Agregar nuevos gastos al proyecto

– Categorizar: Organizar gastos por tipo

– Filtrar: Buscar gastos por categoría o período

Nota: Por el momento, esta sección es solo para poder registrarlo dentro de la gestión del proyecto. NO afecta ningún cálculo, se debe realizar su costeo al final del proyecto.

  1. Assigned Resources

 Contenido:

– Lista de asignaciones activas:

  – Persona asignada: Nombre y perfil del talento

  – Posición: Rol específico en el proyecto

  – Fecha de inicio/fin: Período de asignación

  – Estado: Activo, Completado, Pausado

Funcionalidades:

– Ver asignaciones: Lista completa de recursos asignados

– Gestionar asignaciones: Modificar fechas o estados

– Reasignar: Cambiar talentos entre posiciones

 
Puntos Clave para Fixed Price:

– Enfoque en milestones: Los ingresos se basan en entregables, no en horas

– Staffing plan crítico: Debe estar completo antes de iniciar el proyecto

– Control de gastos: Monitoreo estricto para mantener márgenes

– Recursos alineados: Las asignaciones deben coincidir con el staffing plan

– Comisiones claras: Estructura de comisiones definida desde el inicio

Quicksearch

Descripción General:

– Buscador global en la barra superior para encontrar rápidamente personas, compañías, proyectos, oportunidades y accesos a páginas dentro de Wave.

– Pensado para saltar a lo que necesitás en segundos, sin navegar menús.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Buscar por palabra clave

  1. Haz clic en el campo de búsqueda de la barra superior.
  2. Escribe al menos 3 caracteres. El buscador te mostrará resultados en vivo por categoría:

     – Personas

     – Compañías

     – Proyectos

     – Oportunidades

     – Páginas (secciones internas)

  1. Si no hay resultados, verás un aviso de “sin resultados”.

Funcionalidad B: Navegar a un resultado

  1. Dentro del panel de resultados, ubica el elemento que te interesa.
  2. Haz clic para ir directamente al detalle (se abrirá la vista adecuada según el tipo: perfil, compañía, proyecto, oportunidad o sección).
  3. Consejo: si estabas en medio de algo, abre el resultado en una nueva pestaña para no perder el contexto.

Funcionalidad C: Afinar búsquedas

  1. Usa términos específicos: nombre y apellido para personas; razón social para compañías; keywords claras para proyectos u oportunidades.
  2. Evita términos muy genéricos (p. ej., “test”); los mejores resultados vienen de nombres propios o palabras clave distintivas.

Funcionalidad D: Búsqueda de páginas internas

  1. Si sabes el nombre de la sección (p. ej., “Billing”, “Hub”, “My Profile”), escríbelo.
  2. Selecciona el resultado “Pages” para navegar directo sin abrir el menú.

Puntos Clave o Consejos:

  • Disponibilidad por permisos: el buscador global aparece solo si tu rol lo permite.
  • Rendimiento: las búsquedas se actualizan solas mientras escribes; espera un instante tras tipear para ver resultados más precisos.
  • Buenas prácticas: confirma que elegiste la entidad correcta si hay duplicados de nombres parecidos (verifica logo/empresa/ubicación en el resultado).

Timetracker

Descripcion general

  • La funcionalidad Timetracker en Wave 2 permite a los usuarios registrar y monitorear el tiempo dedicado a distintas tareas y proyectos dentro de la plataforma. Esta herramienta facilita el seguimiento preciso de las horas trabajadas y contribuye a una mejor gestión de la productividad y planificación de recursos.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Registrar Tiempo (Track Time)

  1. Accede a la pestaña "TimeTracker" desde el menú principal del módulo "Project Management"

  2. Selecciona la vista deseada para la carga de horas (Calendar o Timesheet)

Uso de la vista "Calendar" en Timetracker

  • Navega al Timetracker y selecciona la pestaña o botón “Calendar” en el panel superior

  • Visualización del Calendario

    • Observa el calendario mensual, donde cada día muestra los registros de tiempo ingresados.
    • Selecciona el proyecto específico en el dropdown de proyectos disponibles
    • Elige la tarea asignada dentro del proyecto seleccionado
    • Los bloques de tiempo suelen estar coloreados, identificando a qué proyecto/tarea pertenece cada registro.

  • Añadir o Editar un Registro desde el Calendario

    • Para editar un registro existente, haz clic sobre él, modifica los campos y se auto guardarán los cambios.

  • Navegación y Filtros

    • Utiliza las flechas de navegación para moverte entre semanas o meses.
    • Aplica filtros por proyecto, tarea o usuario para personalizar la visualización.

  • Acceso a la Vista Timesheet

    • Accede al Timetracker y elige la pestaña “Timesheet” desde el menú correspondiente.

  • Visualización de la Timesheet

    • Verás una tabla donde las filas corresponden a proyectos/tareas y las columnas a los días de la semana.
    • Cada celda muestra el total de tiempo registrado por tarea y día.

  • Agregar o Modificar Registros

    • Para registrar tiempo, haz clic en la celda correspondiente (proyecto/tarea y día).
    • Ingresa la cantidad de tiempo trabajado (por ejemplo, “2h 30m”) o ajusta el valor existente y guarda.

  • Carga Masiva y Revisión

    • Puedes ingresar varios registros rápidamente desde esta vista, optimizando la carga de datos semanal.
    • Revisa los totales generales en la parte inferior para validar tu carga horaria semanal o mensual.
Calendar view
Timesheet view

Funcionalidad B: Revisar y Enviar Tiempo (Review & Submit)

  1. Navega a la pestaña "Review & Submit" o "Snapshots" en el módulo

  2. Selecciona el período de tiempo a revisar (diario, semanal o mensual)

  3. Marca las casillas de verificación para las entradas de tiempo que deseas incluir

  4. Revisa los detalles de cada entrada incluyendo proyecto, tarea, horas y notas

  5. Usa la opción "Select All" para incluir todas las entradas válidas del período

    Verás esta opción como una "checkbox" en la parte superior izquierda

  6. Haz clic en "Submit entries" para enviar las entradas para aprobación

  7. El sistema registra automáticamente la fecha y hora de envío para auditoría

Funcionalidad C: Generar Reportes de Actividad y aprobación de horas (Activity Report)

  • Dirígete a la pestaña "Activity Report" en el módulo de timetracker

  • Establece los filtros requeridos: persona, cliente, proyecto, fechas y perspectiva (persona o cliente)

  • Aplica filtros adicionales como BH o NBH (Billable o Non Billable), tipo de entrada o rango de fechas

  • Selecciona las columnas a mostrar en el reporte según tus necesidades

  • Visualiza los datos en formato tabular con totales automáticos por período

  • Exporta el reporte en formato PDF  usando las opciones disponibles 

    • Desde los 3 puntos en la sección derecha , seleccionar opción "Export to PDF"

  • Utiliza la función de agrupación para ver totales por proyecto, cliente o persona

    • Filtrando por cliente/proyecto, se podrán visualizar todos los talentos con horas cargadas en dichas entidades según corresponda

  • Aprueba las horas necesarias de acuerdo a lo corroborado

    • Puede realizarse individualmente o masivamente desde la opción "Select All" 

Funcionalidad D: Configuración de Facturación y Aprobación

  1. Accede a la configuración de entradas individuales desde la vista de detalle

  2. Modifica los flags de facturación: client billable, talent payable según aplique

  3. Establece si la entrada es productiva o no productiva para reportes gerenciales

  4. Envía para aprobación usando el flujo de aprobación multinivel (desarrollo, cliente, final)

  5. Realiza seguimiento del estado de aprobación en tiempo real

  6. Usa la función de aprobación masiva para procesar múltiples entradas simultáneamente

  • Asegúrate de tener tareas asignadas activas antes de intentar registrar tiempo, ya que el sistema valida la existencia de asignaciones válidas
  • Revisa regularmente las entradas de tiempo pendientes de aprobación para mantener el flujo de trabajo actualizado
  • Ten en cuenta que las entradas de tiempo fuera del período de vigencia de una asignación serán rechazadas automáticamente

Sourcing Pipelines

Descripcion general

  • El módulo de Sourcing (Pipelines) es una herramienta fundamental dentro de WAVE que permite gestionar el proceso completo de reclutamiento y selección de candidatos a través de pipelines estructurados. Esta funcionalidad centraliza el seguimiento de candidatos desde la identificación inicial hasta la colocación, facilitando la colaboración entre equipos de reclutamiento y la gestión eficiente del talento.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Crear y Configurar Pipelines

  1. Accede al módulo "Hiring > Sourcing" desde el menú principal del sistema

  2. Haz clic en el botón "+" de create para iniciar un nuevo pipeline

Completa la información básica

  • Opportunity: Útil para relacionar ese pipeline con un deal del hub

  • Title

  • Company

  • Branch

  • Workflow

  • Priority

  • Hiring Team: Quien será la persona de recruiting encargada de gestionarlo

  • Guarda el pipeline para que esté disponible para agregar candidatos

Funcionalidad B: Agregar Candidatos a Pipelines

  1. Navega al detalle de un pipeline específico desde la lista de pipelines

  2. Haz clic en "Add Candidate" en la parte superior del pipeline

  3. Selecciona la opción de crear un nuevo candidato o agregar uno existente

  4. Completa la información del candidato: Nombre, apellido y detalles profesionales

  5. Guarda para agregar el candidato a la etapa del pipeline especificada

Funcionalidad C: Gestionar Etapas del Pipeline (Workflow)

  1. Accede al detalle de un pipeline para ver todas las etapas disponibles

  2. Visualiza los candidatos en cada etapa del proceso de reclutamiento

  3. Arrastra y suelta candidatos entre etapas para cambiar su estado

  4. Haz clic en un candidato para ver detalles completos y editar información

  5. Usa los filtros disponibles para mostrar solo candidatos calificados o descalificados

  6. Aprovecha las transiciones automáticas entre etapas según las reglas definidas

  7. Monitorea el progreso general del pipeline a través de los contadores de cada etapa

Funcionalidad D: Crear Introducciones desde Pipelines

  1. Selecciona un candidato específico dentro de cualquier etapa del pipeline

  2. Haz clic en la opción de crear introducción desde el menú contextual

  3. Elige el pipeline de destino si el candidato califica para múltiples oportunidades

  4. Completa la información de la introducción incluyendo contexto y notas relevantes

  5. Asigna la introducción al equipo correspondiente para seguimiento

  6. Realiza seguimiento del estado de la introducción desde el pipeline

Funcionalidad E: Buscar y Filtrar Pipelines y Candidatos

  1. Utiliza la barra de búsqueda principal para encontrar pipelines por nombre o descripción

  2. Aplica filtros avanzados por compañía, sucursal, prioridad y estado

  3. Filtra candidatos por etapa específica, calificación o descalificación

  4. Usa filtros por tipo de servicio, dueño del proyecto o ubicación

  5. Ordena resultados por fecha de creación, prioridad o actividad reciente

  6. Aprovecha la búsqueda por palabras clave en perfiles de candidatos

  7. Exporta resultados filtrados según las necesidades del equipo

Puntos Clave o Consejos:

  • Asegúrate de tener permisos de acceso adecuados antes de intentar crear o modificar pipelines, ya que el sistema valida permisos por compañía y sucursal
  • Completa toda la información del candidato al agregarlo al pipeline, especialmente LinkedIn y email, para evitar duplicados en el sistema
  • Utiliza las prioridades de pipeline para organizar el trabajo del equipo y establecer urgencias en los procesos de reclutamiento
  • Revisa regularmente las etapas del pipeline para mover candidatos que han completado las actividades requeridas

Preguntas Frecuentes (FAQ)

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Solución de Problemas Comunes

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Interviews

Descripcion General

  • El módulo de Interviews es una herramienta integral dentro de WAVE que gestiona todo el proceso de entrevistas técnicas para candidatos. Esta funcionalidad permite programar entrevistas, aplicar cuestionarios estandarizados por habilidades técnicas, evaluar respuestas de manera sistemática y generar reportes detallados de desempeño para apoyar las decisiones de contratación.

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Programar Entrevistas

  1. Accede al módulo "Hiring > Interviews" desde el menú principal del sistema

  2. Selecciona la pestaña "Interviews" para ver la lista de entrevistas programadas

  3. Haz clic en "Add Interview" o el botón de nuevo para programar una entrevista

  4. Selecciona el candidato específico del directorio de personas o busca por nombre

  5. Elige la fecha y hora de la entrevista usando el selector de fecha y tiempo

  6. Asigna el entrevistador responsable desde la lista de usuarios disponibles

  7. Selecciona las habilidades técnicas a evaluar durante la entrevista

  8. Guarda para crear la entrevista y generar automáticamente las preguntas correspondientes

Funcionalidad B: Realizar Entrevistas Técnicas

  1. Accede a una entrevista específica desde la lista de entrevistas programadas

  2. Revisa la información del candidato incluyendo datos personales y profesionales

  3. Visualiza las preguntas generadas automáticamente según las habilidades seleccionadas

  4. Inicia la entrevista marcando el estado como "Started" cuando comience

  5. Toma notas detalladas durante la entrevista en el campo de notas estructurado

  6. Evalúa cada respuesta seleccionando el nivel de acierto (Correct, Regular, Wrong, etc.)

  7. Agrega comentarios específicos para cada pregunta respondida

  8. Completa la evaluación marcando el estado como "Finished" al terminar

Funcionalidad C: Evaluar y Calificar Respuestas

  1. Revisa las preguntas técnicas organizadas por niveles de dificultad (Entry, Junior, Mid, Senior, Expert)

  2. Selecciona el resultado de cada respuesta usando el sistema de puntuación

  3. Agrega comentarios detallados explicando el razonamiento de la evaluación

  4. Visualiza el resumen automático de puntuación total y porcentaje obtenido

  5. Completa la sección de evaluación final con conclusiones generales

  6. Marca la entrevista como aprobada o rechazada según los resultados

  7. List Item

Funcionalidad E: Capturar Información del Candidato

  1. Completa los datos personales del candidato: nombre, apellido, email y teléfono

  2. Registra información de ubicación: país, ciudad y disponibilidad para traslados

  3. Captura datos laborales actuales: salario, moneda, tipo de contrato y beneficios

  4. Documenta aspiraciones salariales: rango esperado y condiciones preferidas

  5. Registra nivel de inglés y certificaciones de idioma correspondientes

  6. Documenta experiencia previa en EE.UU. y disponibilidad para viajes

  7. Registra información académica: estado de estudios, título y área de especialización

  8. Agrega enlaces a perfiles profesionales: GitHub, Stack Overflow y LinkedIn

Funcionalidad F: Gestionar Estados de Entrevistas

  1. Visualiza el estado actual de cada entrevista desde la lista principal

  2. Cambia el estado manualmente según el progreso: Start, Cancel, No-Show, 

  3. Pausa entrevistas en caso de interrupciones técnicas o necesidad de reprogramación

  4. Reinicia entrevistas pausadas cuando sea apropiado continuar

  5. Monitorea la duración total de cada entrevista desde el inicio hasta la finalización

  6. Aplica filtros por estado para ver solo entrevistas en progreso o completadas

  7. Usa el filtro "Only Current User" para ver solo entrevistas asignadas al usuario actual

  8. List Item

Puntos Claves o Consejos

  • Asegúrate de seleccionar las habilidades técnicas relevantes antes de generar preguntas, ya que el sistema crea cuestionarios automáticamente basados en esta selección
  • Completa toda la información del candidato al programar la entrevista, especialmente datos de contacto, para facilitar la comunicación posterior
  • Utiliza las notas estructuradas durante la entrevista para documentar observaciones importantes que no están cubiertas en las preguntas estándar
  • Revisa regularmente las entrevistas programadas para mantener el flujo de trabajo actualizado y evitar retrasos
  • Marca las entrevistas como completadas inmediatamente después de finalizar para actualizar el estado del candidato en el sistema

Cómo Contactar al Equipo de Soporte

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On/Off Boarding pipelines

Descripcion general

  • La sección Onboarding y Offboarding bajo el módulo de Hiring en Wave 2 está diseñada para gestionar el proceso de incorporación (onboarding) y salida (offboarding) de colaboradores. Facilita la administración de tareas, documentación y seguimiento de ambos procesos, asegurando una experiencia fluida y estandarizada tanto para nuevas incorporaciones como para salidas de personal.

Funcionalidades principales y cómo usarlas

Funcionalidad A: Creación y seguimiento de procesos de onboarding

  • Inicia el proceso para un nuevo colaborador seleccionando al empleado y asignando las tareas requeridas (entrega de equipos, validación de documentación, accesos, capacitaciones, etc.).
    Usa el panel para monitorear el estado de cada tarea, marcar como completadas y visualizar el progreso general del onboarding.

Funcionalidad B: Plantillas y tareas automáticas

  • Utiliza plantillas predefinidas para agilizar la creación de nuevos procesos de onboarding, asegurando que ningún paso importante quede fuera.

Funcionalidad C: Inicio del proceso de offboarding

  1. Inicio del proceso de offboarding

    Selecciona el colaborador cuyo proceso de salida deseas gestionar. Asigna tareas como devolución de equipos, baja de accesos, entrega de certificados, y cualquier otro paso relevante.

  2. Seguimiento y confirmación de pendientes

    Monitorea el progreso de cada tarea asociada al offboarding. Marca como completas las actividades realizadas para asegurar una salida ordenada y sin pendientes.

Puntos Claves o Consejos

  • Revisa periódicamente el estado de tareas tanto de onboarding como offboarding para evitar bloqueos o retrasos.
  • Usa las plantillas para estandarizar procesos y reducir errores por omisión.
  • Finaliza cada proceso asegurando que todas las tareas estén marcadas como completadas antes de cerrar el onboarding/offboarding.

Manual de usuario para la creacion de BIs Fixed Price

Proceso de generación de biling items

Este manual te guiará paso a paso para crear y gestionar Billing Items para proyectos de tipo “Fixed Price” en Wave. Los Billing Items son los elementos individuales que se facturan al cliente basados en los hitos y entregables del proyecto.

Importante: Las funcionalidades disponibles dependen de tu rol en el proyecto (Broker o Vendor). Consulta la sección de roles al final de este manual para entender las diferencias.

A. Acceso a la Creación de Billing Items

Navegación desde el Módulo de Finanzas
Acceder al módulo de Finanzas:

  • En el menú principal, haz clic en “Finance”
  • Selecciona la pestaña “Billing & Invoicing”
  1. Navegar a Billing Items:
    • Selecciona el cliente + proyecto deseado
    • Haz clic en “Generate Billing Items” de acuerdo a las milestones con el estado correspondiente (Ready to Bill)

Generación de Billing Items

Cálculo Automático

  1. Iniciar el cálculo:
    • El sistema procesará las asignaciones y generará los Billing Items
  2. Revisar los resultados:
    • Los Billing Items aparecerán en la sección “Billing Items Creation”
    • Cada item mostrará:
      • Concepto: Tipo de billing item (IVClient, PORoyalties, etc.)
      • Monto: Cantidad a facturar
      • Moneda: Moneda del monto
      • Período: Fechas del período facturado
      • Rol: Broker, Vendor, o Expert

Configuración de Time entries (Opcional)

  1. Acceder a la configuración:
    • Haz clic en “Adjust Time Entries” 
    • Se abrirá la pestaña “Entries”
  2. Seleccionar entradas:
    • Marca las casillas de las entradas de tiempo a incluir
    • Nota: Solo se pueden seleccionar entradas aprobadas por desarrollo

Generación Final

  1. Seleccionar items para generar:
    • Marca las casillas de los Billing Items que deseas generar
    • Nota: Los items de royalty se seleccionan automáticamente
  2. Generar los items:
    • Haz clic en “Generate”
    • El sistema creará los Billing Items en la base de datos
  3. Confirmar la generación:
    • Aparecerá un mensaje de confirmación con el número de items generados
    • Los items generados aparecerán en la pestaña “Previously Created”

Gestión de Billing Items Generados

Visualización de Items

  1. Acceder a la lista:
    • En la pestaña “Previously Created”, verás todos los Billing Items generados
    • Cada item muestra:
      • ID del Item: Identificador único
      • Estado: Estado actual del item
      • Monto: Cantidad facturada
      • Fecha de Creación: Cuándo fue generado
  2. Filtrar items:
    • Usa el filtro “Filter by Concept” para ver items específicos
    • Selecciona uno o más conceptos para filtrar

Edición de Items (Solo para Brokers)

  1. Editar un item:
    • Haz clic en el ícono de edición junto al monto del item
    • Modifica el monto o la moneda según sea necesario
    • Haz clic en “Save” para guardar los cambios
  2. Crear item personalizado:
    • Haz clic en “Add Item” o “Agregar Item”
    • Completa los campos requeridos:
      • Concepto: Tipo de billing item
      • Monto: Cantidad a facturar
      • Moneda: Moneda del monto
      • Descripción: Descripción del item

Eliminación de Items (Solo para Brokers)

  1. Seleccionar items para eliminar:
    • Marca las casillas de los items que deseas eliminar
    • Haz clic en el ícono de eliminación
  2. Confirmar eliminación:
    • Aparecerá un diálogo de confirmación
    • Haz clic en “Confirm” para proceder con la eliminación
  1. Seguimiento y Estados

Estados de Billing Items

  1. “Pending”: Item enviado pero no procesado
  2. “Ready to Bill”: Item aprobado para facturación
  3. “Processed”: Item incluido en una factura
  4. “Completed”: Item pagado por el cliente
  1. Roles y Permisos en la Generación de Billing Items

Rol BROKER (Branch que tiene relación con el cliente)

Permisos Completos:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
    • El broker no genera Billing items de pago a los talentos involucrados en la solución, sino que genera un interbranch. Y luego el rol vendor gestiona mes a mes el pago a los talentos
  • ✅ Editar montos de Billing Items existentes
  • ✅ Crear items personalizados (Custom Billing Items)
  • ✅ Eliminar Billing Items generados
  • ✅ Acceso completo a todas las funcionalidades de la interfaz

Distribución de Margins:

  • 40% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Rol VENDOR (Branch proveedora del talento)

Permisos Limitados:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
    • SOLO generará los Billing Items relacionados al pago al talento
  • ❌ NO puede editar montos de Billing Items
  • ❌ NO puede gestionar royalties o comisiones
  • ❌ NO puede crear items personalizados
  • ❌ NO puede eliminar Billing Items
  • ⚠️ Acceso restringido a configuraciones avanzadas

Distribución de Margins:

  • 40% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Rol EXPERT (Experto Técnico)

Permisos Especializados:

  • ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
  • ⚠️ Permisos limitados según configuración del proyecto
  • ❌ NO puede gestionar royalties o comisiones
  • ❌ NO puede eliminar Billing Items

Distribución de Margins:

  • 20% del margen total del proyecto Fixed Price
  • Configuración automática en la creación del Business Deal

Verificación de Permisos

Permisos Globales Requeridos:

  • ALTER_BI: Editar Billing Items
  • ALTER_ROYALTY: Gestionar royalties
  • BI_ADMIN: Administración completa de Billing Items
  • FORCE_GENERATE_BI: Forzar generación de Billing Items

Diferencias en la Interfaz:

  • Brokers: Ven todos los botones y controles habilitados
  • Vendors: Ven controles limitados y botones deshabilitados
  • Experts: Acceso según configuración específica del proyecto

Resolución de Problemas Comunes

Error: “No se pueden generar Billing Items”

  • Causa: No hay asignaciones válidas para el proyecto
  • Solución: Verifica que el proyecto tenga asignaciones activas

Error: “Fechas inválidas”

  • Causa: El rango de fechas está fuera del período del proyecto
  • Solución: Ajusta las fechas para que estén dentro del período del proyecto

Error: “No hay entradas de tiempo aprobadas”

  • Causa: Las entradas de tiempo no han sido aprobadas por desarrollo
  • Solución: Espera a que las entradas sean aprobadas o contacta al administrador

Error: “Permisos insuficientes”

  • Causa: Tu rol no tiene permisos para realizar la acción
  • Solución: Contacta al administrador para obtener los permisos necesarios

Mejores Prácticas

Para Brokers

  1. Configura correctamente los parámetros de generación antes de calcular
  2. Revisa cuidadosamente los montos antes de generar los items
  3. Mantén un registro de los items personalizados creados
  4. Comunica con el equipo sobre cambios en la configuración

Para Vendors

  1. Verifica las asignaciones antes de generar Billing Items
  2. Revisa los montos generados automáticamente
  3. Contacta al Broker si necesitas cambios en la configuración
  4. Mantén un registro de los items generados

Para Todos los Roles

  1. Genera Billing Items regularmente para mantener el flujo de facturación
  2. Revisa los estados de los items generados
  3. Mantén la comunicación con el equipo sobre el progreso
  4. Documenta cualquier problema o excepción encontrada

Diferencias Clave Destacadas

BROKER (Intermediario):

  • Acceso completo a todas las funcionalidades
  • Puede editar, crear y eliminar Billing Items
  • Gestiona royalties y comisiones
  • 40% del margen del proyecto

VENDOR (Proveedor):

  • Acceso limitado a la interfaz
  • Solo puede generar Billing Items (no editar)
  • No puede gestionar royalties
  • 40% del margen del proyecto

EXPERT (Experto Técnico):

  • Permisos especializados según configuración
  • 20% del margen del proyecto

Cierre del Proyecto

  1. Marcar hitos como completados:
    • Cambia el estado de todos los hitos a “Billed”
    • Verifica que todos los montos estén correctos
  2. Finalizar asignaciones:
    • Cierra todas las asignaciones de personal activas
    • Asegúrate de que no haya trabajo pendiente
  3. Cambiar estado del proyecto:
    • El proyecto se marcará automáticamente como completado cuando:
      • Todos los hitos estén marcados como “Billed”
      • No haya asignaciones activas
      • Se haya alcanzado la fecha de finalización

Después del Cierre

  1. Generación de reportes:
    • Accede a la sección de “Finance” → “Billing”
    • Genera reportes de facturación del proyecto
    • Exporta datos para análisis financiero
  2. Archivo del proyecto:
    • El proyecto permanece visible en el sistema para consultas históricas
    • Puedes acceder a toda la información del proyecto en cualquier momento
    • Los datos se mantienen para auditoría y reportes

Notas Importantes

  • Permisos: Asegúrate de tener los permisos necesarios para crear y gestionar proyectos Fixed Price
  • Validaciones: El sistema validará que no haya conflictos de fechas en las asignaciones
  • Backup: Todos los cambios se guardan automáticamente en el sistema
  • Soporte: Si encuentras problemas, contacta al administrador del sistema

Billing & Invoicing

Descripción General:

– Gestiona el ciclo de facturación: generación de bill items, revisión/edición, períodos de facturación e invoices.

– Soporta ambos tipos de servicio: staffing (por horas/asignaciones) y solution (por SOW/milestones).

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Gestionar Períodos de Facturación

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing Periods.
  2. Consulta los períodos existentes y su estado. Puedes editar un período para actualizar fechas o estado de cierre.
  3. Al guardar cambios, el backend actualiza el registro del período y usará este estado para validar nuevas operaciones de facturación.

 

Funcionalidad B: Generar Bill Items (Staffing)

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing.
  2. En el hub de Billing, abre el generador de items y selecciona el rango de períodos (YYYY-MM a YYYY-MM) y los Business Deals con staffing activo.
  3. Lanza la generación: el sistema calcula items por asignación/tiempo (considera `Assignment`, `TimeEntry`, engagement/horas, tareas billable/payable y feriados por país).
  4. Revisa la lista resultante (por período y deal). Si hay bloqueos:

     – Duplicados detectados en el período (mismo `idaux`/criterio): se señala como “duplicates”.

     – Fechas posteriores al cierre de período: se señala como “dates”.

     – Puedes forzar la generación marcando “force” si el proceso lo permite.

  1. Guarda los bill items. El sistema actualiza el cashflow actual del período/deal afectado.

 

Funcionalidad C: Generar Bill Items (Solution)

  1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing.
  2. En el generador, filtra por Business Deals con SOW/milestones.
  3. Ejecuta el cálculo: se crearán items referenciando `idsowset`/`idmilestone` según el progreso pactado en el contrato (monto fijo/hitos).
  4. Revisa el resultado y guarda. Igual que en staffing, se validan duplicados/cierres de período y se actualiza cashflow.

 

Funcionalidad D: Revisar/Editar Items y Emitir/Adjuntar Invoices

  1. En Billing, abre la lista de bill items y aplica filtros (cliente, período, estado).
  2. Edita un item para ajustar montos/currency/descripcion o cambiar estado de procesamiento. Puedes hacer “bulk update” de estado desde la selección múltiple.
  3. Para adjuntar un invoice (documento):

     – Desde la sección de invoices o desde el detalle (según UI), crea el invoice indicando título, período desde/hasta y archivo (extensión).

     – El documento se guarda como `Document` categoría `dev_invoice` y queda vinculado para descarga/consulta.

  1. Marca los items como “ready to process” o estado final según tu flujo. El tablero de “Billing Overview” refleja el avance.

Puntos Clave o Consejos:

  • Fechas y cierres: si el período está cerrado, la generación/edición puede bloquearse; reabre o usa “force” conscientemente.
  • Duplicados: el sistema bloquea duplicados por deal/período; revisa los items existentes antes de recalcular.
  • Staffing: asegúrate de tener time entries aprobadas y tareas correctamente marcadas como billable/payable.
  • Solution: mantén milestones/SOW actualizados; los items referencian `idsowset`/`idmilestone` para trazabilidad.
  • Cashflow: al alta/baja masiva o guardado exitoso, se recalcula el cashflow del deal y período afectados.

 

Billing overview

Descripción General:

– Vista tabular y de control para monitorear, filtrar y accionar sobre Bill Items a nivel global.

– Permite navegar por períodos, clientes, proyectos y estados; abrir detalles y realizar acciones masivas (cambio de estado/eliminación).

 

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

 

Funcionalidad A: Explorar y filtrar el overview de Billing

  1. Ve a Finance > Billing Overview.
  2. Usa el selector de fechas para acotar por período; por defecto se carga el mes actual.
  3. Aplica filtros adicionales (cliente, proyecto, tipo/subtipo/concepto, estado) desde el panel de filtros.
  4. Revisa las columnas clave: Domain, Billing Chain, Proyecto (y cliente), Tipo/Concepto, Asgmt, Período, BH (billable hours), Monto y Status.
  5. Si los items tienen monedas distintas, el Total de “Amount” no se muestra (se indica “-”).

Funcionalidad B: Ver detalle de un Bill Item y su cadena de billing

  1. Haz clic en un item para abrir el drawer de detalle.
  2. Navega por las pestañas:

     – Main Info: datos principales del Bill Item (tipo, concepto, montos, BH, contratos, etc.).

     – Activity Log: actividades y cambios.

  1. En la columna Billing Chain o dentro del detalle, revisa la cadena de facturación (cliente, broker, vendor, persona), útil para entender imputaciones y pagos.

Funcionalidad C: Acciones sobre un Bill Item (individuales)

  1. Selecciona un item y abre el menú de acciones.
  2. Cambia su estado respetando la secuencia:

     – PENDING ↔ READY_TO_BILL → PROCESSED → COMPLETED

     – Regresar a PENDING solo desde READY_TO_BILL.

  1. Otras acciones:

     – Details: abre el drawer.

     – Delete: elimina el item si cumple condiciones de borrado (ver Puntos Clave).

  1. Al confirmar, el sistema guarda y muestra confirmación; refresca la lista si corresponde.

Funcionalidad D: Acciones masivas (bulk)

  1. Marca varios items en la tabla.
  2. Desde el menú de acciones masivas, elige:

     – To Pending

     – To Ready to Bill

     – To Processed

     – To Completed

     – Delete

  1. Confirma. El sistema aplica el cambio, guarda y refresca la lista; se notifica el total de items actualizados/eliminados.

Funcionalidad E: Navegación rápida a entidades relacionadas

  1. Desde las columnas Proyecto/Cliente, haz clic para abrir `Project` o `Company` en una nueva pestaña.
  2. Desde las referencias de Persona, abre su perfil en una nueva pestaña para validar contexto (contratos, rates, etc.).

 

Puntos Clave o Consejos:

– Estados y transiciones: fuera de BI Admin, se aplica una máquina de estados estricta:

  – PENDING ↔ READY_TO_BILL (cambio directo)

  – READY_TO_BILL → PROCESSED → COMPLETED (progresivo)

  – No se puede saltar estados intermedios; BI Admin puede forzar.

– Permisos:

  • Alter BI: requerido para cambiar items no-royalty.
  • Alter Royalty: requerido para items con royalty.
  • BI Admin: puede cambiar a cualquier estado y borrar sin restricciones normales.

– Borrado:

  • Sin BI Admin, solo puedes eliminar si el item está en PENDING, fuiste quien lo creó y tienes derecho a Alter BI (y no es royalty) o Alter Royalty (si lo es).

– Filtro de fechas:

  – Por defecto: mes actual. Al limpiar fechas, la UI reinicia el panel de filtros para evitar glitches visuales.

– Moneda:

  – El total de Amount solo se muestra si todos los items visibles comparten la misma moneda.

– Cobertura de tipos de servicio:

  – El overview mezcla staffing y solution; usa “Type/Concept” y color por “type” para distinguir:

    – type id 0 (invoice-color): facturación al cliente (típico en solution/staffing).

    – type id 1 (po-color): órdenes de compra/pagos (típico hacia vendor/persona).

  – Úsalo para auditar ambos streams en la misma vista y agrupar con filtros si necesitás enfocarte en uno.