Billing & Invoicing

Descripción General:

– Gestiona el ciclo de facturación: generación de bill items, revisión/edición, períodos de facturación e invoices.

– Soporta ambos tipos de servicio: staffing (por horas/asignaciones) y solution (por SOW/milestones).

Funcionalidades Principales y Cómo Usarlas:

Funcionalidad A: Gestionar Períodos de Facturación

1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing Periods.
2. Consulta los períodos existentes y su estado. Puedes editar un período para actualizar fechas o estado de cierre.
3. Al guardar cambios, el backend actualiza el registro del período y usará este estado para validar nuevas operaciones de facturación.

Funcionalidad B: Generar Bill Items (Staffing)

1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing.
2. En el hub de Billing, abre el generador de items y selecciona el rango de períodos (YYYY-MM a YYYY-MM) y los Business Deals con staffing activo.
3. Lanza la generación: el sistema calcula items por asignación/tiempo (considera `Assignment`, `TimeEntry`, engagement/horas, tareas billable/payable y feriados por país).
4. Revisa la lista resultante (por período y deal). Si hay bloqueos:

     – Duplicados detectados en el período (mismo `idaux`/criterio): se señala como “duplicates”.

     – Fechas posteriores al cierre de período: se señala como “dates”.

     – Puedes forzar la generación marcando “force” si el proceso lo permite.

5. Guarda los bill items. El sistema actualiza el cashflow actual del período/deal afectado.

Funcionalidad C: Generar Bill Items (Solution)

1. Ve a Finance > Billing & Invoicing > Billing.
2. En el generador, filtra por Business Deals con SOW/milestones.
3. Ejecuta el cálculo: se crearán items referenciando `idsowset`/`idmilestone` según el progreso pactado en el contrato (monto fijo/hitos).
4. Revisa el resultado y guarda. Igual que en staffing, se validan duplicados/cierres de período y se actualiza cashflow.

Funcionalidad D: Revisar/Editar Items y Emitir/Adjuntar Invoices

1. En Billing, abre la lista de bill items y aplica filtros (cliente, período, estado).
2. Edita un item para ajustar montos/currency/descripcion o cambiar estado de procesamiento. Puedes hacer “bulk update” de estado desde la selección múltiple.
3. Para adjuntar un invoice (documento):

     – Desde la sección de invoices o desde el detalle (según UI), crea el invoice indicando título, período desde/hasta y archivo (extensión).

     – El documento se guarda como `Document` categoría `dev_invoice` y queda vinculado para descarga/consulta.

4. Marca los items como “ready to process” o estado final según tu flujo. El tablero de “Billing Overview” refleja el avance.

Puntos Clave o Consejos:

• Fechas y cierres: si el período está cerrado, la generación/edición puede bloquearse; reabre o usa “force” conscientemente.
• Duplicados: el sistema bloquea duplicados por deal/período; revisa los items existentes antes de recalcular.
• Staffing: asegúrate de tener time entries aprobadas y tareas correctamente marcadas como billable/payable.
• Solution: mantén milestones/SOW actualizados; los items referencian `idsowset`/`idmilestone` para trazabilidad.
• Cashflow: al alta/baja masiva o guardado exitoso, se recalcula el cashflow del deal y período afectados.