Manual de usuario para la creacion de Proyectos Fixed Price

Navegación a la Sección de Creación

1. Acceder al Deal de tipo “solution” en el Hub:
   • En el menú de tipo elipsis, haz clic en “New Business Deal”
   • Iniciar la creación de un nuevo Business Deal:
     • Haz clic en el botón “New Business Deal” 
     • El sistema te llevará al asistente de creación en 8 pasos

Nota: Por el momento, el ÚNICO punto de acceso para crear BizDeals de tipo Fixed Price es desde este paso. NO se podrán crear “manualmente” desde la sección “Deals & Contracts”

Paso 1: Configuración Básica del Acuerdo

1. Seleccionar el Cliente:
   • En el campo “Client”, busca y selecciona el cliente para el proyecto
   • Este campo es obligatorio
2. Definir el Tipo de Servicio:
   • En el campo “Type of Service” , selecciona “Solutions”
   • Este campo es obligatorio
3. Configurar el Modelo de Engagement:
   • En el campo “Model of Engagement”, selecciona “Fixed Price”
4. Completar información adicional:
   • Solution: Selecciona una solución específica si aplica (campo opcional)
   • Source:
     1. Sales & Business Development
     2. Delivery
   • Opportunity Type: 
     1. New
5. Continuar al siguiente paso:
   • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 2

Nota: Todos los campos se deberían auto completar heredados del deal

Paso 2: Configuración de Partes y Distribución de Margen

1. Definir las partes involucradas:
   • Selecciona las “Branches” que participarán en el proyecto
   • Asigna los “Role” (Roles) correspondientes a cada sucursal
   • Establece el “Share” (Porcentaje) de participación de cada parte
2. Continuar al siguiente paso:
   • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 3

Paso 3: Gestión de Contrato al cliente + Hitos (Milestones)

1. Definir las condiciones del contrato:
   • Date From: Establece la fecha de inicio del contrato
   • Date To: Establece la fecha de finalización (opcional para contratos indefinidos)
   • Endless: Marca esta casilla si el contrato es indefinido
2. Crear hitos del proyecto:
   • Haz clic en “Add Milestone” o “Agregar Hito”
   • Para cada hito, completa:
     • Description: Descripción del hito
     • Amount: Monto asociado al hito
     • Currency: Moneda del monto
     • Due Date: Fecha estimada de vencimiento del hito
3. Gestionar hitos existentes:
   • Edit: Haz clic en el ícono de edición para modificar un hito
   • Delete: Haz clic en el ícono de eliminación para remover un hito
4. Continuar al siguiente paso:
   • Haz clic en “Create” para continuar creando Hitos
   • Haz clic en “Continue” proceder al Paso 5

Paso 4: Staffing Plan

1. Revisar el Staffing Plan hereado desde el deal
   1. Verás la lista de deal items (roles/perfiles necesarios).
2. Añade roles (de ser necesario). Haz clic en “Agregar” y completa:
   1. Job Description
   2. Openings (Mandatorio)
   3. Seniority (Mandatorio)
   4. Position (Mandatorio)
   5. Main Skill (Mandatorio)
   6. Required Skills
   7. Nice to have Skills
   8. Selling Rate
   9. Purchase Rate (Mandatorio)
   10. Project Hours
   11. Notes
3. Guarda cada rol añadido.

Paso 5: Configuración de Comisiones (Paso opcional)

1. Definir comisiones:
   • Haz click en “Create New” y configura las comisiones para las partes involucradas
   • Establece los porcentajes y beneficiarios de las comisiones

Nota: Comisiones para proyectos no-staffing

🧾 ¿Qué es el CRP?

El CRP (Client Relationship Program) es un esquema de comisiones diseñado para reconocer y recompensar al equipo comercial o de relación con el cliente cuando se logra cerrar un nuevo proyecto o cliente.
Su objetivo es incentivar el crecimiento del negocio sin comprometer la rentabilidad de la compañía.

Cómo funciona

1. Se calcula una vez al inicio del proyecto.
   El porcentaje de comisión (CRP) se define según el margen bruto estimado al comenzar el proyecto y no se recalcula después, aunque el proyecto cambie o crezca.
2. El pago depende del cobro al cliente.
   La comisión se paga 10 días hábiles después de que el cliente haya realizado el pago del milestone (hito o etapa facturada).
3. Vigencia limitada.
   El CRP aplica solo al primer proyecto con ese cliente o durante los primeros 12 meses de relación, lo que ocurra primero.

📊 Criterios de cálculo

El monto del CRP depende del margen bruto (la diferencia entre lo que se factura al cliente y los costos asociados al proyecto).
Cuanto mayor sea el margen, mayor será el porcentaje de comisión:

👉 Por ejemplo:
Si un proyecto factura USD 200.000 y tiene un margen del 40%, la ganancia bruta es USD 80.000.
El CRP sería del 7% del total facturado, es decir USD 14.000.

⚙️ Escenarios de referencia

El documento considera tres tipos de escenarios:

• Best Scenario: proyectos con altos márgenes (por encima del 50%).
• Mid Scenario: márgenes medios (alrededor del 35%–40%).
• Worst Scenario: márgenes bajos (menores al 30%).

Cada uno de ellos se utiliza como referencia para estimar cómo varía la rentabilidad neta después de pagar las comisiones.

🧮 Ejemplo simplificado

📌 En resumen

• El CRP premia los proyectos rentables y exitosos.
• Se calcula una sola vez al inicio y se paga tras el cobro del cliente.
• El porcentaje de comisión depende del margen bruto.
• Su propósito es alinear incentivos entre el equipo comercial y la salud financiera de la empresa.

1. Continuar al siguiente paso:
   • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 6

Paso 6: Creación del Proyecto

1. Crear un nuevo proyecto o usar uno existente:
   • Opción A – Crear nuevo proyecto:
     • El sistema creará automáticamente un nuevo proyecto
     • Completa los campos:
       • Name: Nombre del proyecto (obligatorio)
       • Description: Descripción del proyecto
       • Date Start: Fecha de inicio del proyecto (obligatorio)
       • Date End: Fecha de finalización del proyecto (opcional)
       • Exclude Royalties: Marca si se excluyen regalías (SOLO GLOBAL + ADMINS)
   • Opción B – Usar proyecto existente:
     • Selecciona un proyecto existente de la lista
     • El sistema mostrará solo proyectos activos y no de staffing
2. Continuar al siguiente paso:
   • Haz clic en “Continue” para proceder al Paso 7

Paso 7: Gestión de Tareas del Proyecto

1. Configurar tareas del proyecto:
   • Add Task: Agrega nuevas tareas al proyecto
   • Edit Task: Modifica tareas existentes
   • Delete Task: Elimina tareas del proyecto
2. Configurar aspectos de facturación de tareas:
   • Talent Payable: Marca si la tarea es pagable al talento
   • Divisible: Marca si la tarea es divisible y se podrán dejar comentarios al momento de cargar horas en el timetracker además de poder “splitear” tareas en horas
3. Continuar al siguiente paso:
   • Haz clic en “Continue”  para proceder al Paso 8

Paso 8: Revisión y Finalización

1. Revisar toda la información:
   • Verifica que todos los datos estén correctos
   • Revisa los hitos, comisiones y tareas configuradas
2. Finalizar la creación:
   • Haz clic en “Submit” para crear el Business Deal
   • El sistema generará el acuerdo y lo asociará al proyecto

Paso 8.1: “Review & Confirm”

Descripción General:

– Es el último paso del asistente para deals Fixed Price donde se muestra un resumen completo antes de confirmarlo.

– Permite revisar toda la información específica y exportar a PDF.

Contenido de la Pantalla:

1. Información del Cliente

– Cliente: Muestra tarjeta con logo, nombre y datos básicos de la empresa cliente.

– Talent (si aplica): Información del talento asignado al proyecto.

2. Resumen de Contratos

– Contrato Cliente: 

  – Período de facturación

  – Comisiones configuradas

3. Margenes y Parties

– Branches involucradas con su correspondiente porcentaje

4. Milestones del Proyecto

– Lista de hitos definidos con fechas de entrega estimada

– Montos asociados a cada milestone

5. Staffing Plan

– Roles definidos: Perfiles necesarios para el proyecto

– Cantidad de personas: Por cada rol requerido

– Asignaciones realizadas: Talentos ya asignados (si los hay)

6. Comisiones del Proyecto

– Comisiones por rol específico

– Comisiones globales del proyecto

– Porcentajes y montos fijos

– Entidades beneficiarias

7. Tareas del Proyecto

– Lista de tareas específicas del proyecto

– Responsables asignados por tarea

– Fechas de vencimiento de entregables

– Dependencias entre tareas

 Acciones Disponibles:

1. Exportar a PDF

– Botón con ícono PDF en la esquina superior derecha

– Genera un documento PDF con el resumen completo del proyecto Fixed Price

– Incluye milestones, staffing plan y condiciones contractuales

2. Navegación

– Back: Regresar al paso anterior para ajustar milestones, staffing plan o comisiones

– Submit: Confirmar y crear el deal Fixed Price (solo si todos los campos están completos)

3. Reset (si es necesario)

– Botón para reiniciar todo el proceso desde el principio

– Útil si se detectan errores importantes en la configuración

Validaciones Específicas para Fixed Price:

– Staffing Plan completo: Todos los roles deben estar definidos con cantidades y duraciones

– Milestones definidos: Debe haber al menos un milestone con monto y fecha

– Comisiones alineadas: Las comisiones deben ser consistentes con el modelo Fixed Price

– Tareas del proyecto: Deben estar vinculadas a los milestones correspondientes

Consejos de Uso para Fixed Price:

– Revisa el staffing plan cuidadosamente: asegúrate de que todos los roles necesarios estén incluidos

– Verifica los milestones: confirma que las fechas y montos sean realistas para el alcance

– Valida las comisiones: asegúrate de que los porcentajes sean sostenibles para el proyecto

– Exporta a PDF antes de confirmar para tener el documento del proyecto

– Confirma las tareas: verifica que estén alineadas con los milestones y el staffing plan

– Si encuentras errores en el staffing plan o milestones, usa “Back” para corregir en lugar de resetear

Gestión de un Proyecto “Fixed Price” Existente

Localización de Proyectos Fixed Price

1. Acceder a la lista de proyectos:
   • En el menú principal, haz clic en “Project Management”
   • Selecciona la pestaña “Deals & Contracts”
2. Filtrar proyectos Fixed Price:
   • En el menú desplegable filtrar por “Service Type > Solutions”  
   • Los proyectos Fixed Price aparecerán en la lista con el tipo de servicio “Solution”

Vista de Detalle del Proyecto

1. Abrir un proyecto:
   • Haz clic en el nombre del Business Deal en la lista
   • Se abrirá la vista de detalle con las siguientes secciones:

• Haz clic en el nombre del proyecto y en una pestaña contigua se abrirá la interfaz del detalle del proyecto

1. Pestaña: Overview

Financial Margins Dashboard – Detalle Específico

Descripción General:

– Dashboard financiero que monitorea la salud operativa y KPIs clave del proyecto.

– Muestra métricas de ingresos, costos y márgenes en tiempo real.

Contenido del Dashboard:

1. Cashflow Summary (Resumen de Flujo de Caja)

– Monthly Revenue (Ingresos Mensuales):

  – Ingresos actuales del mes

  – Target/objetivo de ingresos

  – Comparación visual con el objetivo

– Monthly Cost (Costos Mensuales):

  – Costos actuales del mes

  – Presupuesto asignado

  – Comparación con el presupuesto

– Current Margin (Margen Actual):

  – Porcentaje de margen actual

  – Margen esperado vs actual

  – Indicador visual (flecha arriba/abajo) mostrando si está por encima o debajo del objetivo

2. Cashflow List (Lista de Flujo de Caja)

– Detalle por período: Lista con información mes a mes

– Ingresos por período: Desglose de ingresos por milestone/entregable

– Costos por período: Desglose de costos por recurso/rol

– Márgenes por período: Evolución del margen a lo largo del tiempo

Métricas Clave Mostradas:

Indicadores Financieros:

– Monthly Revenue vs Target: Comparación de ingresos reales vs objetivos

– Cost vs Budget: Comparación de costos reales vs presupuesto

– Margin Performance: Rendimiento del margen actual vs esperado

– Trend Analysis: Análisis de tendencias mes a mes. A medida que se van facturando milestones se podrá observar la tendencia del proyecto.

Alertas Visuales:

– Flechas de tendencia: 

  – ↑ Verde: Margen por encima del objetivo

  – ↓ Rojo: Margen por debajo del objetivo

– Colores de estado:

  – Verde: Objetivos cumplidos

  – Rojo: Objetivos no cumplidos

  – Gris: Sin datos

Funcionalidades:

Navegación y Filtros:

– Vista detallada: Acceso a información específica por período

– Exportación: Posibilidad de exportar datos a PDF/Excel

Interactividad:

– Drill-down: Click en períodos para ver detalles específicos

– Hover effects: Información adicional al pasar el mouse

– Responsive: Adaptación a diferentes tamaños de pantalla

Puntos Clave para Fixed Price:

– Enfoque en milestones: Los ingresos se basan en entregables completados, no en horas

– Control de costos: Monitoreo estricto para mantener márgenes en proyectos de precio fijo

– Alertas tempranas: Detección de desviaciones del presupuesto antes de que impacten el margen

– Análisis de rentabilidad: Evaluación continua de la rentabilidad del proyecto por período

1. Pestaña “Main Info” (Información Principal):

Main Info – Detalle de Sub-secciones (Fixed Price)

Descripción General:

– Sección principal del proyecto Fixed Price con 6 sub-secciones accesibles mediante pestañas deslizantes.

– Cada sub-sección maneja un aspecto específico del proyecto de precio fijo.

1. Main Info (Información Principal)

Contenido:

– Datos básicos del proyecto: Nombre, descripción, cliente, fechas

– Información del Business Deal: Tipo de servicio, modelo de engagement

– Configuración del proyecto: Estado, prioridad, moneda

– Detalles del contrato: Condiciones generales y términos

2. Milestones (Hitos)

 Contenido:

– Lista de milestones con:

  – Descripción del entregable

  – Monto asociado a cada milestone

  – Moneda del pago

  – Fecha de vencimiento

  – Estado (Pending, Ready to Bill, Billed)

– Total del proyecto: Suma de todos los milestones

– Alertas: Información sobre el monto total del contrato

Funcionalidades:

– Agregar/Editar milestones: Crear nuevos hitos o modificar existentes

– Búsqueda: Filtrar milestones por palabra clave

– Vista de solo lectura: Para contratos ya firmados

– Validaciones: Asegurar que las fechas y montos sean consistentes

3. Commissions (Comisiones)

 Contenido:

– Comisiones por rol: Porcentajes específicos para cada posición

– Comisiones globales: Porcentajes generales del proyecto

– Entidades beneficiarias: Quién recibe cada comisión

– Montos calculados: Valores en dinero de las comisiones

Funcionalidades:

– Configurar comisiones: Establecer porcentajes por rol o globalmente

– Calcular automáticamente: El sistema calcula montos basado en milestones

– Validar consistencia: Asegurar que las comisiones sumen correctamente

4. Staffing Plan

 Contenido:

– Lista de posiciones requeridas:

  – Seniority: Nivel de experiencia (Junior, Mid, Senior, etc.)

  – Posición: Rol específico (Developer, Designer, PM, etc.)

  – Skill: Tecnología o habilidad específica

  – Purchase Rate: Tarifa de compra del talento

  – Openings: Cantidad de posiciones necesarias

– Asignaciones: Talentos ya asignados a cada posición

– Estado de asignación: en la columna Assigned/Openings muestra Cuántas posiciones están cubiertas vs total

Funcionalidades:

– Agregar posiciones: Crear nuevos roles en el plan

– Asignar talentos: Vincular personas específicas a posiciones

– Editar detalles: Modificar seniority, skills o tarifas

– Seguimiento: Ver progreso de asignaciones

– Búsqueda: Filtrar posiciones por palabra clave

5. Expenses

 Contenido:

– Lista de gastos del proyecto:

  – Descripción del gasto

  – Categoría (Viajes, Equipos, Licencias, etc.)

  – Monto del gasto

  – Fecha del gasto

– Total de gastos: Suma de todos los gastos del proyecto

Funcionalidades:

– Registrar gastos: Agregar nuevos gastos al proyecto

– Categorizar: Organizar gastos por tipo

– Filtrar: Buscar gastos por categoría o período

Nota: Por el momento, esta sección es solo para poder registrarlo dentro de la gestión del proyecto. NO afecta ningún cálculo, se debe realizar su costeo al final del proyecto.

6. Assigned Resources

 Contenido:

– Lista de asignaciones activas:

  – Persona asignada: Nombre y perfil del talento

  – Posición: Rol específico en el proyecto

  – Fecha de inicio/fin: Período de asignación

  – Estado: Activo, Completado, Pausado

Funcionalidades:

– Ver asignaciones: Lista completa de recursos asignados

– Gestionar asignaciones: Modificar fechas o estados

– Reasignar: Cambiar talentos entre posiciones

 
Puntos Clave para Fixed Price:

– Enfoque en milestones: Los ingresos se basan en entregables, no en horas

– Staffing plan crítico: Debe estar completo antes de iniciar el proyecto

– Control de gastos: Monitoreo estricto para mantener márgenes

– Recursos alineados: Las asignaciones deben coincidir con el staffing plan

– Comisiones claras: Estructura de comisiones definida desde el inicio