Manual de usuario para la creacion de BIs Fixed Price

Proceso de generación de biling items

Este manual te guiará paso a paso para crear y gestionar Billing Items para proyectos de tipo “Fixed Price” en Wave. Los Billing Items son los elementos individuales que se facturan al cliente basados en los hitos y entregables del proyecto.

Importante: Las funcionalidades disponibles dependen de tu rol en el proyecto (Broker o Vendor). Consulta la sección de roles al final de este manual para entender las diferencias.

A. Acceso a la Creación de Billing Items

Navegación desde el Módulo de Finanzas
Acceder al módulo de Finanzas:

• En el menú principal, haz clic en “Finance”
• Selecciona la pestaña “Billing & Invoicing”

1. Navegar a Billing Items:
   • Selecciona el cliente + proyecto deseado
   • Haz clic en “Generate Billing Items” de acuerdo a las milestones con el estado correspondiente (Ready to Bill)

Generación de Billing Items

Cálculo Automático

1. Iniciar el cálculo:
   • El sistema procesará las asignaciones y generará los Billing Items
2. Revisar los resultados:
   • Los Billing Items aparecerán en la sección “Billing Items Creation”
   • Cada item mostrará:
     • Concepto: Tipo de billing item (IVClient, PORoyalties, etc.)
     • Monto: Cantidad a facturar
     • Moneda: Moneda del monto
     • Período: Fechas del período facturado
     • Rol: Broker, Vendor, o Expert

Configuración de Time entries (Opcional)

1. Acceder a la configuración:
   • Haz clic en “Adjust Time Entries” 
   • Se abrirá la pestaña “Entries”
2. Seleccionar entradas:
   • Marca las casillas de las entradas de tiempo a incluir
   • Nota: Solo se pueden seleccionar entradas aprobadas por desarrollo

Generación Final

1. Seleccionar items para generar:
   • Marca las casillas de los Billing Items que deseas generar
   • Nota: Los items de royalty se seleccionan automáticamente
2. Generar los items:
   • Haz clic en “Generate”
   • El sistema creará los Billing Items en la base de datos
3. Confirmar la generación:
   • Aparecerá un mensaje de confirmación con el número de items generados
   • Los items generados aparecerán en la pestaña “Previously Created”

Gestión de Billing Items Generados

Visualización de Items

1. Acceder a la lista:
   • En la pestaña “Previously Created”, verás todos los Billing Items generados
   • Cada item muestra:
     • ID del Item: Identificador único
     • Estado: Estado actual del item
     • Monto: Cantidad facturada
     • Fecha de Creación: Cuándo fue generado
2. Filtrar items:
   • Usa el filtro “Filter by Concept” para ver items específicos
   • Selecciona uno o más conceptos para filtrar

Edición de Items (Solo para Brokers)

1. Editar un item:
   • Haz clic en el ícono de edición junto al monto del item
   • Modifica el monto o la moneda según sea necesario
   • Haz clic en “Save” para guardar los cambios
2. Crear item personalizado:
   • Haz clic en “Add Item” o “Agregar Item”
   • Completa los campos requeridos:
     • Concepto: Tipo de billing item
     • Monto: Cantidad a facturar
     • Moneda: Moneda del monto
     • Descripción: Descripción del item

Eliminación de Items (Solo para Brokers)

1. Seleccionar items para eliminar:
   • Marca las casillas de los items que deseas eliminar
   • Haz clic en el ícono de eliminación
2. Confirmar eliminación:
   • Aparecerá un diálogo de confirmación
   • Haz clic en “Confirm” para proceder con la eliminación

1. Seguimiento y Estados

Estados de Billing Items

1. “Pending”: Item enviado pero no procesado
2. “Ready to Bill”: Item aprobado para facturación
3. “Processed”: Item incluido en una factura
4. “Completed”: Item pagado por el cliente

1. Roles y Permisos en la Generación de Billing Items

Rol BROKER (Branch que tiene relación con el cliente)

Permisos Completos:

• ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
  • El broker no genera Billing items de pago a los talentos involucrados en la solución, sino que genera un interbranch. Y luego el rol vendor gestiona mes a mes el pago a los talentos
• ✅ Editar montos de Billing Items existentes
• ✅ Crear items personalizados (Custom Billing Items)
• ✅ Eliminar Billing Items generados
• ✅ Acceso completo a todas las funcionalidades de la interfaz

Distribución de Margins:

• 40% del margen total del proyecto Fixed Price
• Configuración automática en la creación del Business Deal

Rol VENDOR (Branch proveedora del talento)

Permisos Limitados:

• ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
  • SOLO generará los Billing Items relacionados al pago al talento
• ❌ NO puede editar montos de Billing Items
• ❌ NO puede gestionar royalties o comisiones
• ❌ NO puede crear items personalizados
• ❌ NO puede eliminar Billing Items
• ⚠️ Acceso restringido a configuraciones avanzadas

Distribución de Margins:

• 40% del margen total del proyecto Fixed Price
• Configuración automática en la creación del Business Deal

Rol EXPERT (Experto Técnico)

Permisos Especializados:

• ✅ Generar Billing Items para proyectos Fixed Price
• ⚠️ Permisos limitados según configuración del proyecto
• ❌ NO puede gestionar royalties o comisiones
• ❌ NO puede eliminar Billing Items

Distribución de Margins:

• 20% del margen total del proyecto Fixed Price
• Configuración automática en la creación del Business Deal

Verificación de Permisos

Permisos Globales Requeridos:

• ALTER_BI: Editar Billing Items
• ALTER_ROYALTY: Gestionar royalties
• BI_ADMIN: Administración completa de Billing Items
• FORCE_GENERATE_BI: Forzar generación de Billing Items

Diferencias en la Interfaz:

• Brokers: Ven todos los botones y controles habilitados
• Vendors: Ven controles limitados y botones deshabilitados
• Experts: Acceso según configuración específica del proyecto

Resolución de Problemas Comunes

Error: “No se pueden generar Billing Items”

• Causa: No hay asignaciones válidas para el proyecto
• Solución: Verifica que el proyecto tenga asignaciones activas

Error: “Fechas inválidas”

• Causa: El rango de fechas está fuera del período del proyecto
• Solución: Ajusta las fechas para que estén dentro del período del proyecto

Error: “No hay entradas de tiempo aprobadas”

• Causa: Las entradas de tiempo no han sido aprobadas por desarrollo
• Solución: Espera a que las entradas sean aprobadas o contacta al administrador

Error: “Permisos insuficientes”

• Causa: Tu rol no tiene permisos para realizar la acción
• Solución: Contacta al administrador para obtener los permisos necesarios

Mejores Prácticas

Para Brokers

1. Configura correctamente los parámetros de generación antes de calcular
2. Revisa cuidadosamente los montos antes de generar los items
3. Mantén un registro de los items personalizados creados
4. Comunica con el equipo sobre cambios en la configuración

Para Vendors

1. Verifica las asignaciones antes de generar Billing Items
2. Revisa los montos generados automáticamente
3. Contacta al Broker si necesitas cambios en la configuración
4. Mantén un registro de los items generados

Para Todos los Roles

1. Genera Billing Items regularmente para mantener el flujo de facturación
2. Revisa los estados de los items generados
3. Mantén la comunicación con el equipo sobre el progreso
4. Documenta cualquier problema o excepción encontrada

Diferencias Clave Destacadas

BROKER (Intermediario):

• Acceso completo a todas las funcionalidades
• Puede editar, crear y eliminar Billing Items
• Gestiona royalties y comisiones
• 40% del margen del proyecto

VENDOR (Proveedor):

• Acceso limitado a la interfaz
• Solo puede generar Billing Items (no editar)
• No puede gestionar royalties
• 40% del margen del proyecto

EXPERT (Experto Técnico):

• Permisos especializados según configuración
• 20% del margen del proyecto

Cierre del Proyecto

1. Marcar hitos como completados:
   • Cambia el estado de todos los hitos a “Billed”
   • Verifica que todos los montos estén correctos
2. Finalizar asignaciones:
   • Cierra todas las asignaciones de personal activas
   • Asegúrate de que no haya trabajo pendiente
3. Cambiar estado del proyecto:
   • El proyecto se marcará automáticamente como completado cuando:
     • Todos los hitos estén marcados como “Billed”
     • No haya asignaciones activas
     • Se haya alcanzado la fecha de finalización

Después del Cierre

1. Generación de reportes:
   • Accede a la sección de “Finance” → “Billing”
   • Genera reportes de facturación del proyecto
   • Exporta datos para análisis financiero
2. Archivo del proyecto:
   • El proyecto permanece visible en el sistema para consultas históricas
   • Puedes acceder a toda la información del proyecto en cualquier momento
   • Los datos se mantienen para auditoría y reportes

Notas Importantes

• Permisos: Asegúrate de tener los permisos necesarios para crear y gestionar proyectos Fixed Price
• Validaciones: El sistema validará que no haya conflictos de fechas en las asignaciones
• Backup: Todos los cambios se guardan automáticamente en el sistema
• Soporte: Si encuentras problemas, contacta al administrador del sistema